Liquidazioni ai distributori
Liquidazione dei premi ai distributori di gelati: calcola i rimborsi promozionali durante la stagione
Immagine generata con l’AILa stagione dei gelati si è chiusa a settembre. Adesso è ottobre e il tuo team sta chiudendo i conti con ogni distributore e grossista che ha venduto i tuoi prodotti: premi a volume, rimborsi promozionali, merce in omaggio. Con un distributore la tua cifra è più bassa di quella che ti chiede. I file Excel fanno la spola tra le due parti, e ci vogliono settimane.
In Asseco Platform lavoro con i produttori del largo consumo sui dati dei distributori. Prima della stagione le due parti hanno firmato le stesse condizioni, poi ciascuna ha fatto i calcoli con i propri dati: sulle condizioni sono d’accordo, sulle cifre no. I rimborsi promozionali puoi calcolarli durante la stagione, mentre i prodotti si vendono, sul sell-out dei distributori, cioè il dettaglio di quello che il distributore ha rivenduto a negozi, chioschi e bar. Questo dettaglio te lo manda il distributore stesso. Così a ottobre entrambe le parti lavorano sugli stessi dati, a parte le ultime fatture del periodo di liquidazione, cioè l’intervallo di tempo per cui si calcolano i rimborsi.
Stesse condizioni, cifre diverse
Le condizioni per la stagione dei gelati sono semplici da scrivere. Un distributore matura un premio a volume quando raggiunge un obiettivo di volume concordato. Durante una promozione, tu rimborsi al distributore lo sconto che pratica ai suoi clienti su quei prodotti: è il rimborso promozionale. Un ordine promozionale può dare diritto a merce in omaggio.
Le tue fatture al distributore sono il tuo sell-in. Le sue fatture a negozi, chioschi e bar sono il sell-out del distributore, e il rimborso promozionale dipende da queste, quindi da dati che stanno nel gestionale del distributore. Senza quei dati usi il tuo sell-in, oppure report del distributore che non mostrano tutte le righe di fattura.
Quattro cause di scostamento, del tutto normali, pesano sulla liquidazione:
- Le note di credito emesse in un secondo momento: una nota di credito cambia il volume su cui si calcola il rimborso.
- I prodotti con i codici articolo interni del distributore: un codice non abbinato al tuo prodotto resta fuori dal calcolo.
- I prezzi che includono già uno sconto fisso: se una parte calcola lo sconto promozionale sul prezzo di listino e l’altra sul prezzo già scontato, i due rimborsi non coincidono.
- Le fatture di settembre che compaiono nei dati solo a ottobre: cambiano il volume quando una delle due parti ha già chiuso il suo calcolo.
Gli obiettivi di volume nascono da una previsione, e il meteo cambia le vendite
The Magnum Ice Cream Company, nel suo documento di registrazione depositato presso la SEC statunitense, definisce il periodo da maggio a settembre “la stagione di picco delle vendite nell’emisfero settentrionale” e scrive che il meteo di quei mesi “può avere un impatto sproporzionato” sui suoi risultati. Gli obiettivi di volume si fissano con largo anticipo sulla stagione, in base a una previsione, e un giugno caldo o un agosto piovoso scostano le vendite reali dal budget.
Così a settembre alcuni distributori sono appena sotto il loro obiettivo di volume e altri lo superano di molto. Per chi è vicino all’obiettivo, una piccola differenza nel conteggio decide se il premio spetta o no, e a quel punto note di credito, codici articolo e fatture in ritardo cominciano a pesare sull’importo.
Nelle settimane di punta possono essere attivi insieme un taglio prezzo nazionale, un’offerta a volantino e una promozione locale. Se prima della stagione nessuno ha messo per iscritto quale vale per una riga di fattura che rientra in due di esse, la questione si decide a ottobre.
Calcola i rimborsi promozionali durante la stagione
Puoi aggiornare il calcolo dei rimborsi ogni giorno della stagione. In Asseco Platform se ne occupano due prodotti. Trade Data Hub raccoglie i dati che i distributori inviano e li unisce al tuo sell-in. Trade Terms & Settlement calcola i rimborsi su quei dati con il suo modulo Distributor Promotional Settlement. Il modulo riceve ogni giorno il sell-out dei distributori e ogni notte ricalcola i rimborsi promozionali per il periodo di liquidazione fissato nelle condizioni. Conosci il costo di una promozione prima che il periodo si chiuda.
Refunds by distributor
| Distributor | Main promotion type | Distributor sell-out value | Refund value | Refund % of sell-out |
|---|---|---|---|---|
| Distributor A | National price promotion | 1,840,000 | 58,900 | 3.2% |
| Distributor B | Leaflet offer | 1,210,000 | 41,200 | 3.4% |
| Distributor C | National price promotion | 960,000 | 30,700 | 3.2% |
| Distributor D | Local promotion | 720,000 | 19,400 | 2.7% |
| 10 more distributors | Various | 1,280,000 | 36,200 | 2.8% |
| Total | 6,010,000 | 186,400 | 3.1% |
Il modulo legge le fatture insieme alle relative note di credito e abbina i codici articolo interni del distributore al tuo prodotto, così lo stesso prodotto si conta una volta sola. Poi depura il prezzo dagli sconti fissi e confronta lo sconto effettivo con la soglia di sconto prevista dalle condizioni commerciali, cioè il livello di sconto che decide quanto rimborsa la promozione. Che cosa succede quando uno sconto supera quella soglia dipende dalle tue condizioni: in base a come è configurato, il modulo può limitare il rimborso, bloccarlo o segnalare la riga per una verifica. Dopo la chiusura del periodo, un periodo di tolleranza lascia il tempo di includere le ultime fatture nel calcolo finale.
Quando una riga di fattura rientra in più promozioni, il modulo applica quella con lo sconto più alto, e a parità di sconto decide un ordine di priorità stabilito in anticipo. Il modulo applica questa regola a ogni riga di fattura, quindi spiegala ai tuoi distributori e concorda con loro quell’ordine prima che la stagione cominci.
Ogni importo è tracciabile, dal documento di pagamento fino alla riga di fattura da cui nasce. Il tuo team controlla e approva la liquidazione nel modulo. Poi il modulo prepara i file per il tuo gestionale contabile, che emette le note di credito al distributore sui suoi acquisti da te. Il rimborso si paga con le note di credito.
I premi a volume funzionano in un altro modo. Sono le condizioni a stabilire se l’obiettivo di volume si misura sugli acquisti del distributore presso di te (il tuo sell-in) o sulle sue rivendite ai punti vendita (il sell-out del distributore). In Trade Data Hub ci sono entrambi i dati, quindi puoi seguire ogni distributore rispetto al suo obiettivo di volume mentre la stagione è in corso. Controlla quali distributori si stanno avvicinando all’obiettivo. Se le tue condizioni non dicono come si contano le note di credito e le fatture in ritardo, concordalo con quei distributori prima che siano questi dettagli a decidere un premio. Prima che la stagione finisca, tu e ogni distributore potete concordare il premio atteso, e dopo la stagione liquidi il premio effettivo secondo le condizioni firmate.
I controlli prima di ogni pagamento
Prima del pagamento il modulo esegue quattro controlli. Uno mostra gli ordini promozionali che superano la quantità prevista dalla promozione. Un altro segnala gli errori nei dati di origine prima che entrino nel calcolo, per esempio un codice articolo del distributore non abbinato al tuo prodotto o una promozione impostata male.
Il terzo controllo confronta quello che ogni distributore ha rivenduto con quello che ha comprato da te, e segnala i casi in cui le rivendite superano gli acquisti, prima che il rimborso venga approvato. Per esempio, un distributore dichiara di aver rivenduto a luglio 12.000 pezzi in promozione, ma tra giugno e luglio te ne ha comprati 9.000. Il tuo team vede la differenza e può verificarla con il distributore, perché la merce comprata prima di giugno può spiegarla. Per questo controllo servono il sell-in e il sell-out del distributore nella stessa base dati, e Trade Data Hub li contiene entrambi.
| Distributor | Promoted product | Bought from you (sell-in) | Resold (distributor sell-out) | Resold minus bought | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor C | Cone Classic 120 ml | 9,000 | 12,000 | +3,000 | To check |
| Distributor F | Stick Almond 90 ml | 4,200 | 5,000 | +800 | To check |
| Distributor A | Cone Classic 120 ml | 15,500 | 13,900 | −1,600 | OK |
| Distributor B | Tub Vanilla 1L | 6,800 | 6,100 | −700 | OK |
Il quarto controllo stima il valore di una probabile richiesta di rimborso prima che il distributore la presenti, e mostra le transazioni con uno sconto insolitamente alto e nessuna promozione associata, per esempio righe di fattura a prezzo promozionale nella settimana successiva alla fine di una promozione. Se la richiesta è giustificata, puoi preparare il pagamento prima ancora di riceverla. Se non lo è, puoi prima discuterne con il distributore.
Nei nostri progetti con produttori del largo consumo, i rimborsi promozionali liquidati in modo errato sono scesi dal 6,5% allo 0,1% e gli sconti attivati per errore dall’1,5% allo 0,05%. I tuoi numeri dipenderanno dai tuoi dati e dalle tue condizioni.
Prima e dopo una promozione
Prima che una promozione cominci, Asseco Platform controlla le giacenze dei distributori che partecipano sui dati di Trade Data Hub e segnala quelli con poca merce, così puoi mandare una consegna in più o rivedere il perimetro della promozione. Quando la promozione è finita, la liquidazione mostra i volumi venduti dai distributori e i rimborsi che spettano, e Trade Terms & Settlement confronta la merce in omaggio dovuta con quella effettivamente consegnata.
Concorda le condizioni prima della stagione
Le condizioni con i tuoi distributori le discuterai comunque prima che parta la prima consegna della stagione, quando entrambe le parti possono ancora cambiarle. Concorda con loro questi punti:
- gli obiettivi di volume
- la soglia di sconto prevista dalle condizioni commerciali e il trattamento degli sconti che la superano
- il trattamento delle note di credito
- l’abbinamento dei codici articolo interni del distributore ai tuoi prodotti
- i prodotti coperti da ogni promozione
- la priorità tra promozioni che si sovrappongono
- la data di chiusura di ogni periodo e la durata del periodo di tolleranza per le fatture in ritardo
Per i rimborsi promozionali, a fine stagione resta soprattutto da controllare l’ultimo periodo e approvare il pagamento.
Andrzej Masłowski
Vicedirettore delle Vendite e delle Implementazioni
Asseco Business Solutions
Andrzej guida le vendite e i progetti di Trade Data Hub e di Trade Terms & Settlement. Il suo lavoro è far confluire i dati che i distributori inviano nella liquidazione di quanto previsto dalle condizioni commerciali: dalle regole concordate ai dati di ogni giorno, fino ai controlli che precedono il pagamento di ogni rimborso.
Se chiudere i conti con i distributori ti porta ancora via settimane dopo la stagione, parla con lui.
Domande frequenti
Che cos’è la liquidazione dei premi ai distributori?
È il calcolo dei premi, dei rimborsi promozionali e della merce in omaggio che un produttore deve ai suoi distributori in base alle condizioni commerciali concordate. I rimborsi promozionali dipendono da quello che i distributori hanno rivenduto, quindi per il calcolo serve il sell-out dei distributori, ricavato dalle fatture che i distributori stessi emettono ai punti vendita.
Come chiudere i conti di promozioni e premi con i distributori di gelati a fine stagione?
Per i rimborsi promozionali controlli l’ultimo periodo di liquidazione, aspetti la fine del periodo di tolleranza per le fatture in ritardo e approvi il pagamento. Funziona meglio se durante la stagione i rimborsi sono stati ricalcolati sul sell-out dei distributori, perché così entrambe le parti partono dalle stesse cifre. I premi a volume si liquidano dopo la stagione, secondo le condizioni firmate, sulle cifre con cui durante la stagione hai seguito ogni distributore rispetto al suo obiettivo di volume.
Perché, nel gelato, chiudere i conti con i distributori porta a discussioni sulle cifre?
Gli obiettivi di volume si fissano con largo anticipo sulla stagione, in base a una previsione, e il meteo cambia le vendite. Alcuni distributori finiscono la stagione vicino al loro obiettivo, e per loro piccole differenze di conteggio decidono il premio. Dopo la stagione ogni parte fa i calcoli con i propri dati. Note di credito, codici articolo, prezzi con sconti fissi e fatture in ritardo possono dare alle due parti cifre diverse.
Come può un produttore calcolare i rimborsi promozionali ai distributori durante la stagione?
Il produttore riceve ogni giorno il sell-out dei distributori e ricalcola i rimborsi mentre la stagione è in corso. In Asseco Platform, Trade Terms & Settlement ricalcola ogni notte i rimborsi promozionali sui dati di Trade Data Hub, sceglie per ogni riga di fattura lo sconto applicabile più alto, con una priorità concordata a parità di sconto, ed esegue quattro controlli prima del pagamento. Per i premi a volume, Trade Data Hub contiene sia gli acquisti del distributore sia le sue rivendite, così il produttore può seguire ogni distributore rispetto al suo obiettivo di volume durante la stagione e concordare il premio atteso prima che la stagione finisca. La liquidazione finale dei rimborsi promozionali si fa dopo il periodo di tolleranza per le fatture in ritardo.
Prepara la liquidazione della prossima stagione
Parti dai distributori con il volume promozionale più alto e dai dati che già ti mandano. Trade Data Hub accetta i formati che i distributori usano oggi, come Excel, CSV, report PDF, EDI o API.
Trade Data Hub integra più di 1.600 distributori in 27 paesi. Oltre 85 produttori del largo consumo lo usano per avere visibilità sul sell-out dei distributori verso 900.000 punti vendita.
Se chiudere i conti con i distributori ti porta via settimane dopo la stagione dei gelati, contatta il mio team dalla pagina di Trade Terms & Settlement o dalla pagina di Trade Data Hub. Dicci con quanti distributori fai la liquidazione e quali dati ti mandano oggi, e insieme ripercorriamo una promozione della scorsa stagione e i punti in cui i tuoi numeri e i loro non coincidevano.
