Abrechnung mit Distributoren
Bonusabrechnung mit Distributoren im Speiseeisgeschäft: die Aktionsrückvergütung schon während der Saison berechnen
Mit KI erzeugtes BildDie Eissaison ist im September zu Ende gegangen. Jetzt, im Oktober, rechnet Ihr Team Mengenboni, Aktionsrückvergütungen und Naturalrabatte mit jedem Distributor und Großhändler ab, der Ihre Produkte verkauft hat. Ein Distributor fordert mehr, als Sie errechnet haben. Tabellen werden hin- und hergeschickt, und die Abrechnung zieht sich über Wochen hin.
Ich arbeite bei Asseco mit FMCG-Herstellern und den Daten ihrer Distributoren. Hersteller und Distributor haben vor der Saison denselben Handelsvertrag unterschrieben und ihn danach jeweils mit den eigenen Daten durchgerechnet. Über den Vertrag sind sie sich einig, über die Zahlen nicht. Diese Berechnung können Sie schon während der Saison machen. Berechnen Sie die Aktionsrückvergütungen laufend auf Basis des Distributor-Sell-outs, also der Daten darüber, was der Distributor an Geschäfte, Kioske und Cafés weiterverkauft hat. Diese Daten schickt Ihnen der Distributor. Im Oktober arbeiten dann beide mit denselben Daten, bis auf die letzten Rechnungen des Abrechnungszeitraums.
Gleicher Vertrag, unterschiedliche Zahlen
Die Handelsverträge für eine Eissaison lassen sich in wenigen Sätzen beschreiben. Ein Distributor erhält einen Mengenbonus, wenn er ein vereinbartes Mengenziel erreicht. Bei einer Aktion erstatten Sie dem Distributor den Rabatt, den er seinen Kunden auf die Aktionsartikel gewährt. Das ist die Aktionsrückvergütung. Auf eine Aktionsbestellung kann es außerdem Naturalrabatt geben.
Ihre Rechnungen an den Distributor sind Ihr Sell-in. Seine Rechnungen an Geschäfte, Kioske und Cafés sind der Distributor-Sell-out. Nach diesen Rechnungen des Distributors richtet sich die Aktionsrückvergütung, also nach Daten, die in seinem System liegen. Ohne diese Daten rechnet ein Hersteller mit seinem eigenen Sell-in oder mit Berichten des Distributors, in denen nicht jede Rechnungszeile steht.
Vier alltägliche Ursachen führen in der Abrechnung zu Abweichungen:
- Nachträgliche Rechnungskorrekturen: Eine Korrektur ändert die Menge, nach der sich die Aktionsrückvergütung berechnet.
- Artikel unter den eigenen Nummern des Distributors: Ist eine Artikelnummer des Distributors keinem Ihrer Produkte zugeordnet, fällt sie aus der Berechnung heraus.
- Preise, in denen schon ein Festrabatt steckt: Rechnet eine Seite den Aktionsrabatt vom Listenpreis und die andere vom bereits rabattierten Preis, kommen beide auf unterschiedliche Aktionsrückvergütungen.
- Rechnungen aus dem September, die erst im Oktober eingehen: Diese Rechnungen ändern die Menge, nachdem eine Seite ihre Berechnung schon abgeschlossen hat.
Mengenziele beruhen auf einer Prognose, der Absatz hängt vom Wetter ab
Der Eishersteller The Magnum Ice Cream Company bezeichnet in seinen bei der US-Börsenaufsicht SEC eingereichten Registrierungsunterlagen die Monate Mai bis September als „die Hauptverkaufssaison auf der Nordhalbkugel“. Das Wetter in diesen Monaten kann nach Angaben des Unternehmens „unverhältnismäßig starke Auswirkungen“ auf seine Ergebnisse haben. Mengenziele werden lange vor der Saison auf Basis einer Prognose festgelegt, und ein heißer Juni oder ein kalter August lässt den tatsächlichen Absatz vom Plan abweichen.
Im September liegen deshalb manche Distributoren knapp unter ihrem Mengenziel und andere weit darüber. Bei denen, die nah am Ziel sind, entscheidet schon ein kleiner Unterschied in der Mengenberechnung darüber, ob ein Bonus fällig wird. Der Betrag hängt dann auch davon ab, wie Korrekturen, Artikelnummern und verspätete Rechnungen behandelt werden.
In den umsatzstärksten Wochen können eine landesweite Preisaktion, eine Handzettelaktion und eine lokale Aktion gleichzeitig laufen. Passt eine Rechnungszeile zu zwei davon und hat vor der Saison niemand festgehalten, welche dann gilt, wird das erst im Oktober entschieden.
Aktionsrückvergütungen schon während der Saison berechnen
Sie können die Abrechnung an jedem Tag der Saison aktualisieren. Auf Asseco Platform sind daran zwei Produkte beteiligt. Trade Data Hub sammelt die Daten, die Distributoren schicken, und führt sie mit Ihrem Sell-in zusammen. Trade Terms & Settlement berechnet daraus die Aktionsrückvergütungen, genauer das Modul Distributor Promotional Settlement, das zu Trade Terms & Settlement gehört. Das Modul erhält jeden Tag die Daten zum Distributor-Sell-out und rechnet jede Nacht neu, für den Abrechnungszeitraum, den der Vertrag vorgibt. So kennen Sie die Kosten einer Aktion, bevor der Zeitraum abgeschlossen ist.
Refunds by distributor
| Distributor | Main promotion type | Distributor sell-out value | Refund value | Refund % of sell-out |
|---|---|---|---|---|
| Distributor A | National price promotion | 1,840,000 | 58,900 | 3.2% |
| Distributor B | Leaflet offer | 1,210,000 | 41,200 | 3.4% |
| Distributor C | National price promotion | 960,000 | 30,700 | 3.2% |
| Distributor D | Local promotion | 720,000 | 19,400 | 2.7% |
| 10 more distributors | Various | 1,280,000 | 36,200 | 2.8% |
| Total | 6,010,000 | 186,400 | 3.1% |
Das Modul liest die Rechnungen zusammen mit ihren Korrekturen ein. Es ordnet die eigenen Artikelnummern des Distributors Ihren Produkten zu, damit derselbe Artikel nur einmal gezählt wird. Den Preis bereinigt es um Festrabatte, bevor es den tatsächlichen Rabatt mit der Rabattschwelle aus dem Handelsvertrag vergleicht, also mit der Rabatthöhe, nach der sich richtet, was die Aktion erstattet. Was passiert, wenn ein Rabatt diese Schwelle überschreitet, legt Ihr Vertrag fest. Je nach Einstellung kann das Modul die Aktionsrückvergütung deckeln, sperren oder die Rechnungszeile zur Prüfung markieren. Nach dem Ende des Zeitraums gibt es eine Nachlauffrist für verspätete Rechnungen. Erst danach läuft die endgültige Berechnung.
Passen mehrere Aktionen zu einer Rechnungszeile, nimmt das Modul die mit dem höchsten Rabatt. Bei gleich hohen Rabatten entscheidet eine vorab festgelegte Rangfolge. Das Modul wendet diese Regel auf jede Rechnungszeile an. Erklären Sie Ihren Distributoren die Regel deshalb vor Saisonbeginn und vereinbaren Sie diese Rangfolge mit ihnen.
Jeder Betrag lässt sich vom Zahlungsbeleg bis zu der Rechnungszeile zurückverfolgen, aus der er stammt. Ihr Team prüft die Abrechnung im Modul und gibt sie frei. Danach erzeugt das Modul Dateien für Ihr Finanzsystem, das dem Distributor Gutschriften zu seinen Einkäufen bei Ihnen ausstellt. Über diese Gutschriften erhält der Distributor die Aktionsrückvergütung.
Bei Mengenboni entscheidet das Mengenziel, und der Handelsvertrag legt fest, was dafür zählt: die Einkäufe des Distributors bei Ihnen (Ihr Sell-in) oder seine Weiterverkäufe an Geschäfte (der Distributor-Sell-out). In Trade Data Hub liegen beide Zahlen vor. So können Sie während der laufenden Saison verfolgen, wo jeder Distributor im Verhältnis zu seinem Mengenziel steht. Achten Sie darauf, welche Distributoren sich ihrem Ziel nähern. Lässt Ihr Vertrag offen, wie Korrekturen und verspätete Rechnungen zählen, klären Sie das mit diesen Distributoren, solange davon noch kein Bonus abhängt. Noch vor Saisonende können Sie sich mit jedem Distributor auf den voraussichtlichen Bonus verständigen. Nach der Saison rechnen Sie den Bonus dann nach dem unterschriebenen Handelsvertrag ab.
Vier Prüfungen vor der Auszahlung
Vor der Auszahlung führt das Modul vier Prüfungen durch. Die erste zeigt Aktionsbestellungen, die die zulässige Aktionsmenge überschreiten. Die zweite meldet Fehler in den Quelldaten, bevor sie in die Berechnung eingehen, etwa eine Artikelnummer des Distributors, die keinem Ihrer Produkte zugeordnet ist, oder eine fehlerhaft angelegte Aktion.
Die dritte vergleicht, was jeder Distributor weiterverkauft hat, mit dem, was er bei Ihnen gekauft hat. Diese Prüfung zeigt, wo die Weiterverkäufe die Einkäufe übersteigen, bevor die Aktionsrückvergütung freigegeben wird. Angenommen, ein Distributor meldet für Juli 12.000 Stück Aktionsware als weiterverkauft, hat bei Ihnen im Juni und Juli aber 9.000 Stück gekauft. Ihr Team sieht die Differenz und kann sie mit dem Distributor klären. Die Differenz kann auch von Ware kommen, die er schon vor Juni gekauft hat. Für diese Prüfung sind Sell-in und Distributor-Sell-out an einer Stelle nötig. Trade Data Hub führt beides zusammen.
| Distributor | Promoted product | Bought from you (sell-in) | Resold (distributor sell-out) | Resold minus bought | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor C | Cone Classic 120 ml | 9,000 | 12,000 | +3,000 | To check |
| Distributor F | Stick Almond 90 ml | 4,200 | 5,000 | +800 | To check |
| Distributor A | Cone Classic 120 ml | 15,500 | 13,900 | −1,600 | OK |
| Distributor B | Tub Vanilla 1L | 6,800 | 6,100 | −700 | OK |
Die vierte schätzt, wie viel der Distributor voraussichtlich einfordern wird, bevor er seinen Anspruch stellt. Außerdem zeigt sie Rechnungszeilen mit ungewöhnlich hohem Rabatt, denen keine Aktion zugeordnet ist, etwa Zeilen zum Aktionspreis in der Woche nach dem Ende einer Aktion. Ist eine Forderung berechtigt, können Sie die Zahlung schon vorbereiten, bevor die Forderung eingeht. Ist sie es nicht, können Sie zuerst mit dem Distributor darüber sprechen.
Bei unseren Implementierungen bei FMCG-Herstellern sank der Anteil falsch abgerechneter Aktionsrückvergütungen von 6,5 % auf 0,1 % und der Anteil irrtümlich gewährter Rabatte von 1,5 % auf 0,05 %. Ihre eigenen Werte hängen von Ihren Daten und Ihren Verträgen ab.
Vor und nach einer Aktion
Die Daten der Distributoren helfen auch vor dem Start einer Aktion und nach ihrem Ende. Bevor eine Aktion startet, prüft Asseco Platform mit den Bestandsdaten aus Trade Data Hub, wie viel Ware die teilnehmenden Distributoren haben, und markiert Distributoren mit zu geringem Bestand. So können Sie nachliefern oder den Umfang der Aktion ändern. Nach dem Ende der Aktion zeigt die Abrechnung, welche Mengen die Distributoren verkauft haben und welche Aktionsrückvergütungen fällig sind. Trade Terms & Settlement vergleicht außerdem den fälligen Naturalrabatt mit dem tatsächlich gewährten.
Die Handelsverträge vor der Saison abstimmen
Über die Verträge sprechen Sie mit Ihren Distributoren weiterhin vor der ersten Lieferung der Saison, solange beide Seiten noch etwas ändern können. Vereinbaren Sie dabei folgende Punkte:
- die Mengenziele
- die Rabattschwelle und die Regel, die greift, wenn ein Rabatt sie überschreitet
- den Umgang mit Rechnungskorrekturen
- die Zuordnung der eigenen Artikelnummern des Distributors zu Ihren Produkten
- die Artikel, für die eine Aktion gilt
- die Rangfolge zwischen Aktionen, die sich überschneiden
- den Tag, an dem ein Zeitraum abgeschlossen wird, und die Länge der Nachlauffrist für verspätete Rechnungen
Bei den Aktionsrückvergütungen besteht die Arbeit am Saisonende dann vor allem darin, den letzten Zeitraum zu prüfen und die Zahlung freizugeben.
Andrzej Masłowski
Stellvertretender Leiter Vertrieb und Implementierung
Asseco Business Solutions
Andrzej Masłowski verantwortet Vertrieb und Implementierung von Trade Data Hub und Trade Terms & Settlement. Sein Schwerpunkt liegt darauf, die Daten, die Distributoren schicken, in die Abrechnung nach den Handelsverträgen einzubinden.
Wenn sich die Abrechnung mit Ihren Distributoren nach der Saison noch über Wochen hinzieht, lohnt sich ein Gespräch mit ihm.
Häufige Fragen
Was ist eine Bonusabrechnung mit Distributoren?
Das ist die Berechnung der Boni, Aktionsrückvergütungen und Naturalrabatte, die ein Hersteller seinen Distributoren laut den vereinbarten Handelsverträgen schuldet. Aktionsrückvergütungen richten sich danach, was die Distributoren weiterverkauft haben. Für die Berechnung ist deshalb der Distributor-Sell-out nötig, also Daten aus den Rechnungen der Distributoren an die Geschäfte.
Wie rechnet ein Eishersteller Rabatte und Aktionen mit Distributoren und Großhändlern am Saisonende ab?
Bei den Aktionsrückvergütungen prüft der Hersteller den letzten Abrechnungszeitraum, wartet die Nachlauffrist für verspätete Rechnungen ab und gibt die Zahlung frei. Am besten funktioniert das, wenn die Aktionsrückvergütungen schon während der Saison auf Basis des Distributor-Sell-outs neu berechnet wurden. Dann gehen Hersteller und Distributor von denselben Zahlen aus. Mengenboni werden nach der Saison gemäß dem unterschriebenen Handelsvertrag abgerechnet. Grundlage sind die Zahlen, mit denen der Hersteller während der Saison verfolgt hat, wo jeder Distributor im Verhältnis zu seinem Mengenziel steht.
Warum führt die Abrechnung mit Distributoren bei Speiseeisherstellern zu Streit um die Zahlen?
Mengenziele werden lange vor der Saison auf Basis einer Prognose festgelegt, und das Wetter verändert den Absatz. Manche Distributoren beenden die Saison nah an ihrem Ziel, und dort entscheiden kleine Unterschiede in der Mengenberechnung über den Bonus. Nach der Saison rechnet jede Seite mit ihren eigenen Daten. Rechnungskorrekturen, Artikelnummern, Preise mit Festrabatt und verspätete Rechnungen können dazu führen, dass beide Seiten auf unterschiedliche Zahlen kommen.
Wie kann ein Hersteller die Aktionsrückvergütung für Distributoren schon während der Saison berechnen?
Der Hersteller erhält den Distributor-Sell-out jeden Tag und rechnet die Aktionsrückvergütungen laufend neu, solange die Saison läuft. Auf Asseco Platform übernimmt das Trade Terms & Settlement jede Nacht auf Basis der Daten aus Trade Data Hub. Dabei wird für jede Rechnungszeile der höchste anwendbare Rabatt gewählt, bei gleich hohen Rabatten nach einer vereinbarten Rangfolge. Vor der Auszahlung laufen vier Prüfungen. Bei Mengenboni enthält Trade Data Hub sowohl die Einkäufe des Distributors als auch seine Weiterverkäufe. So kann der Hersteller während der Saison verfolgen, wo jeder Distributor im Verhältnis zu seinem Mengenziel steht, und sich noch vor Saisonende mit ihm auf den voraussichtlichen Bonus verständigen. Die endgültige Abrechnung der Aktionsrückvergütungen folgt nach der Nachlauffrist für verspätete Rechnungen.
Die Abrechnung der nächsten Saison vorbereiten
Beginnen Sie bei den Distributoren mit dem größten Aktionsvolumen und mit den Daten, die sie bereits schicken. Trade Data Hub verarbeitet die Formate, die Distributoren heute nutzen, etwa Excel, CSV, PDF-Berichte sowie EDI- oder API-Datenlieferungen.
Trade Data Hub hat mehr als 1.600 Distributoren in 27 Ländern angebunden. Über 85 Hersteller sehen damit, was diese Distributoren an über 900.000 Verkaufsstellen verkauft haben.
Wenn sich die Abrechnung mit Ihren Distributoren nach der Eissaison über Wochen hinzieht, nehmen Sie über die Seite zu Trade Terms & Settlement oder die Seite zu Trade Data Hub Kontakt mit meinem Team auf. Schreiben Sie uns, mit wie vielen Distributoren Sie abrechnen und welche Daten diese heute schicken. Dann gehen wir gemeinsam eine Aktion aus der vergangenen Saison durch und sehen uns an, wo Ihre Zahlen und die der Distributoren auseinanderlagen.
