Chains Directory: die Liste der Geschäfte, auf der jede Abrechnung mit Handelsketten beruht
Handelsketten schicken die Listen ihrer Geschäfte, wann sie es für richtig halten, und Geschäfte wechseln immer wieder die Kette. Für jede Handelskette, mit der Sie abrechnen, führt Chains Directory die Liste ihrer Geschäfte, aktuell und mit allen früheren Ständen. Mit Handelsketten meinen wir hier Franchiseketten, Genossenschaften und Einkaufsverbünde selbstständiger Händler. Die Liste kommt von der Kette oder von Ihnen, und wir ordnen jedes Geschäft darauf Ihren Kundenstammdaten zu, also den Daten der Geschäfte, an die Sie verkaufen, aus Ihrem eigenen System. Chains Directory ist ein Modul von Trade Data Hub, dem Teil von Asseco Platform, der die Daten von Distributoren und die Listen der Handelsketten sammelt.
Ihre Verträge mit den Ketten rechnen Sie auf Basis dieser Liste ab. So berechnen Sie den Bonus für genau die Geschäfte, die im jeweiligen Zeitraum zur Kette gehörten.
Definition
Was ist Chains Directory?
Chains Directory ist ein Modul von Trade Data Hub, das für jeden Zeitraum zeigt, welche Geschäfte zu den einzelnen Handelsketten gehörten, mit denen Sie einen Vertrag haben.
Trade Data Hub liest jede Liste ein und ordnet die Geschäfte darauf Ihren Kundenstammdaten zu. Sie erhalten fertige Zuordnungen: jedes Geschäft, seine Kette und den Zeitraum, in dem es zu dieser Kette gehörte.
| Liste der Geschäfte heute | Liste der Geschäfte mit Chains Directory | |
|---|---|---|
| Woher sie kommt | Per E-Mail, unregelmäßig, manchmal als PDF | Von der Kette nach Vereinbarung oder von Ihnen weitergeleitet |
| Prüfung und Zuordnung | Ihr Team, von Hand in Excel | Trade Data Hub und das Asseco-Team |
| Wann ein Problem auffällt | Bei der Abrechnung, nach Abschluss des Zeitraums | Das System prüft die Zuordnungen an jedem Arbeitstag, und eine wöchentliche Meldung listet Geschäfte ohne eindeutige Kette auf |
| Worauf die Abrechnung beruht | Die neueste Liste, die Ihnen vorliegt | Die Liste, die im jeweiligen Zeitraum galt |
Das Problem
Der Kettenbonus stimmt nur, wenn die Liste der Geschäfte stimmt
Verträge mit Handelsketten werden auf Ebene der einzelnen Geschäfte abgerechnet. Üblicherweise ist der Bonus ein Prozentsatz Ihres Umsatzes mit den Geschäften der Kette, und die Listungsvorgaben werden in diesen Geschäften geprüft. Ist ein Geschäft der falschen Kette oder gar keiner Kette zugeordnet, ist die Auszahlung zu hoch oder zu niedrig.
Die Ketten schicken ihre Listen unregelmäßig und in unterschiedlichen Formaten, manchmal sogar direkt im Text einer E-Mail, und Geschäfte wechseln zwischen den Ketten. Manche Geschäfte gehören mehreren Ketten zugleich an, weil jede Kette für das Geschäft bessere Einkaufskonditionen in einer anderen Warengruppe aushandelt: Lebensmittel über die eine Kette, alkoholische Getränke über eine andere. Wechselt ein Geschäft die Kette, können sich die Listen beider Ketten eine Zeit lang überschneiden.
Heute führt Ihr Team die Listen von Hand in Excel mit den Verkaufsberichten zusammen. Wo es keine Liste gibt, werden manche Verträge auf Basis des Umsatzes abgerechnet, den die Kette selbst meldet. Dieses Zusammenführen von Hand kostet Zeit. Deshalb wird oft einmal im Quartal abgerechnet, eine Zwischenabrechnung gibt es nur für ausgewählte Ketten, und Fehler fallen erst auf, wenn das Geld bereits ausgezahlt ist. Kaum möglich ist auch der Vergleich derselben Geschäfte von einem Zeitraum zum nächsten, bereinigt um Geschäfte, die hinzugekommen oder weggefallen sind (Like-for-like-Analyse).
Viele Ketten, eine Zuordnungsliste
Die Listen aller Ketten erhalten Sie in einheitlicher Form
Jede Kette schickt ihre Liste in ihrem eigenen Format. Mit Chains Directory erhalten Sie die Geschäfte aller Ketten, mit denen Sie abrechnen, als eine einheitliche Zuordnungsliste, zugeordnet zu Ihren Kundenstammdaten. Auch die Kette hat weniger Aufwand: Statt einer eigenen Liste für Sie erstellt sie eine einzige Datei für alle Hersteller, die Chains Directory nutzen.
So funktioniert es
Von der Datei der Kette bis zu Ihren Abrechnungsberichten
Das Asseco-Team prüft, ob jede Datei eingeht. Es fordert fehlende Dateien an und korrigiert Zuordnungen, die Sie als falsch melden.
Die Datei
Die Liste der Geschäfte geht ein
Jede Kette schickt ihre Datei wie vereinbart, oder Sie schicken uns die Liste, die Sie selbst erhalten. Sie sehen, wann jede Kette ihre Datei zuletzt geschickt hat.
Die Zuordnung
Jedes Geschäft wird Ihren Kundenstammdaten zugeordnet
Trade Data Hub prüft die Datei und ordnet die Geschäfte Ihren Kundenstammdaten und ihrer Kette zu. Eine Unterkette besteht aus zwei oder mehr Geschäften desselben Unternehmens innerhalb einer Kette. Erkannt wird sie an der Steuernummer des Unternehmens. Chains Directory kann diese Geschäfte automatisch unter einem gemeinsamen Namen zusammenfassen.
Die Historie
Zu welcher Kette jedes Geschäft wann gehörte
Für jedes Geschäft ist festgehalten, ab wann und bis wann es zu welcher Kette gehörte. Wechselt ein Geschäft die Kette, bleibt für frühere Zeiträume die bisherige Kette hinterlegt, und abgerechnet wird nach der Liste, die damals galt.
Die Berichte
Zuordnungen in Ihren Abrechnungsberichten
Liegen die Daten Ihrer Distributoren in Trade Data Hub vor, wird jede Rechnung, die ein Distributor an ein Geschäft einer Kette stellt, der Kette dieses Geschäfts zugeordnet. Die Zuordnungen fließen außerdem in die Abrechnungsberichte in OneView, unserem Reporting auf Basis von Power BI: nach Kette und Region und, wo Unterketten aktiviert sind, nach Unterkette.
Wenn ein Geschäft zu zwei Ketten zugleich gehört
Zeigen die Listen ein Geschäft für denselben Zeitraum in zwei Ketten, muss für diesen Zeitraum eine maßgebliche Kette feststehen, also die Kette, mit der Sie für dieses Geschäft abrechnen. Die einfachen Fälle klärt das System an jedem Arbeitstag nach festen Regeln, zum Beispiel: Steht ein Geschäft in zwei Ketten und ist nur einer seiner Kundendatensätze aktiv, gilt der aktive. Eine wöchentliche Meldung listet die Geschäfte ohne eindeutige Kette auf. Auf einer Zeitachse, die zeigt, zu welchen Ketten das Geschäft gehörte, klärt Ihr Team diese Fälle. Es ordnet einen Zeitraum einer Kette zu, legt das Datum des Wechsels fest oder nimmt einen Zeitraum von der Abrechnung aus. Das geht auch für zurückliegende Zeiträume. Entscheidet niemand, ordnet das System den Zeitraum nach einer vorab festgelegten Reihenfolge der Ketten zu, die nicht unbedingt Ihren Verträgen entspricht.
Beispieldaten. Geschäfte und Ketten sind fiktiv.
Membership of each store, by period
| Store | Chain | From | To | Status |
|---|---|---|---|---|
| Corner Shop, Riverside | Chain A | 1 Jan 2024 | 30 Jun 2025 | earlier chain |
| Corner Shop, Riverside | Chain B | 1 Jul 2025 | present | current chain |
| Green Grocer, Hilltop | Chain A | 1 Mar 2023 | present | lead chain for this period |
| Green Grocer, Hilltop | Chain C | 1 Mar 2023 | present | also listed |
| Village Store 3, Oakfield | Chain B | 1 Feb 2024 | present | sub-chain: Oakfield Stores Ltd |
| Village Store 7, Oakfield | Chain B | 1 Feb 2024 | present | sub-chain: Oakfield Stores Ltd |
Ihr Umsatz mit jeder Kette, bis zur einzelnen Rechnung
Jede Rechnung eines Distributors ist der Nummer zugeordnet, unter der die Kette das jeweilige Geschäft führt. Der Bericht zu den Verkäufen Ihrer Distributoren an die Geschäfte der Ketten zeigt Ihren Umsatz nach Geschäft, Artikel, Kette und Distributor, bis zur einzelnen Rechnung. Ist Mobile Touch, unsere App für den Außendienst, bei Ihnen im Einsatz, zeigt dort jeder Kundendatensatz seine Kette. Die maßgebliche Kette lässt sich außerdem an Ihr ERP-System oder ein anderes SFA-System übergeben.
Beispieldaten für einen Monat. Ketten, Distributoren und Werte sind fiktiv.
Your sales to each chain, from distributor invoices
| Chain | Distributor | Quantity | Value |
|---|---|---|---|
| Chain A | Distributor 1 | 2 155 | 12 310 |
| Chain A | Distributor 2 | 380 | 2 090 |
| Chain B | Distributor 1 | 2 060 | 11 330 |
| Chain B | Distributor 3 | 1 475 | 4 720 |
| Chain C | Distributor 2 | 640 | 3 840 |
Ketten anbinden
Zwei Wege, eine Kette anzubinden
Die Kette schickt ihre Liste
Die Kette vereinbart Format, Turnus und Übertragungsweg einmal mit dem Asseco-Team und schickt ihre Datei danach regelmäßig. Das eignet sich für größere Ketten und für Ketten, mit denen Sie eng zusammenarbeiten.
Sie schicken uns die Liste, die Sie bereits erhalten
Wir erstellen die Zuordnungen aus der Liste der Geschäfte, die Ihnen eine Kette ohnehin schickt. Die Kette arbeitet weiter wie bisher, und die Liste geht so regelmäßig ein, wie die Kette sie Ihnen schickt.
Schickt eine Kette ihre Liste bereits für einen anderen Hersteller an Chains Directory, kann sie dieselbe Datei auch mit Ihnen teilen und ist schneller angebunden.
Was sich ändert
Was sich bei der Abrechnung mit Ketten ändert
Die Konditionen Ihrer Verträge mit den Ketten bleiben gleich. Chains Directory ändert, wie Sie die Daten zu den Geschäften erhalten, auf deren Basis Sie abrechnen.
Zwischenabrechnung jeden Monat
Gehen die Listen im vereinbarten Turnus ein, kann jeden Monat eine Zwischenabrechnung für alle Ketten laufen, nicht nur für ausgewählte. Ein Fehler in der Liste fällt dann nach einem Monat auf, vor der Auszahlung.
Umsatz mit jeder Kette noch im laufenden Zeitraum
Mit den Daten Ihrer Distributoren sehen Sie den Umsatz mit den Geschäften jeder Kette in OneView, bevor der Zeitraum abgeschlossen ist.
Der Bonus für die richtigen Geschäfte
Sie korrigieren seltener und diskutieren weniger mit der Kette über die Liste.
Like-for-like-Analyse für das nächste Jahresgespräch
Eine Like-for-like-Analyse derselben Geschäfte ab dem ersten Zeitraum, für den die Listen Ihrer Ketten vorliegen, gibt Ihnen eine Grundlage für das nächste Jahresgespräch.
Listen nicht mehr von Hand zusammenführen
Liegen die Daten Ihrer Distributoren in Trade Data Hub vor, muss Ihr Team die Listen der Geschäfte nicht mehr vor jeder Abrechnung von Hand mit den Verkaufsberichten zusammenführen.
Eine Plattform
Eine Plattform. Für jeden Schritt der Umsetzung in der FMCG-Branche.
Chains Directory gehört zu Trade Data Hub und damit zu Asseco Platform. Auf der Plattform greifen Datenerfassung, Planung, Ausführung und Abrechnung auf dieselben Zahlen zu.
Trade
Data Hub
Chains Directory führt die Liste der Geschäfte jeder Handelskette. Mit den Daten der Distributoren ist jede Rechnung der Kette des Geschäfts zugeordnet.
Mehr zu Trade Data HubRoute-to-Market
Optimization
Entscheiden Sie, wo sich Vertriebsaufwand lohnt und wo Wachstum möglich ist.
- Erkennen Sie, wo das größte Wachstumspotenzial liegt, im Handel und in der Gastronomie, und steuern Sie Ihren Außendienst dorthin
- Route-to-Market Optimization zeigt Ihnen die Geschäfte und Gebiete, die Sie noch nicht erreichen
- Planen Sie Aktionen dort, wo sie sich rechnen, bevor Sie starten
Sales & Retail
Execution
Mehr Verkauf pro Besuch, weniger Verwaltung für Ihren Außendienst.
- Planen Sie Besuche und optimieren Sie Routen: mehr Verkauf, weniger Fahrzeit
- Erfassen Sie Bestellungen und arbeiten Sie alle Aufgaben im Geschäft ab
- Erreichen Sie Ihre Regalstandards mit Perfect Store, live bewertet bei jedem Besuch
- Führen Sie jeden Außendienstmitarbeiter zur nächstbesten Aktion (RAO)
- Mit integrierten Funktionen für Motivation und Coaching bleiben Ihre Teams in Form
- Starten Sie Promotions und kontrollieren Sie die Umsetzung im Geschäft
Retail
Image Recognition
Automatisierter Regal-Audit per Foto.
- Das Foto zeigt, was im Regal steht: Facings, Share of Shelf, Out-of-Stock
- Prüfen Sie Planogrammtreue und Preise sofort
- Kontrollieren Sie, ob Aktionen und Displays wie vereinbart stehen
- Der Außendienstmitarbeiter bekommt die Korrekturen, solange er noch im Laden ist
Trade Terms
& Settlement
Vereinbaren Sie Handelsverträge und rechnen Sie sie anschließend mit den tatsächlichen Zahlen ab.
- Verwalten Sie alle Handelsverträge an einer Stelle: Ziele, Boni, Aktionskonditionen
- Verfolgen Sie, ob Partner pünktlich und vollständig liefern (OTIF)
- Aktionen und Boni werden automatisch auf Basis der tatsächlichen Verkaufsdaten abgerechnet
Fragen
Chains Directory: Fragen von Herstellern
Zu Chains Directory
Was ist Chains Directory?
Chains Directory ist ein Modul von Trade Data Hub in Asseco Platform. Es führt für einen FMCG-Hersteller die Liste der Geschäfte jeder Handelskette, mit der er abrechnet, aktuell und mit allen früheren Ständen. So werden Verträge mit Ketten auf Basis der richtigen Geschäfte abgerechnet.
Warum kann ein Geschäft zu mehreren Handelsketten gehören?
Jede Kette handelt für das Geschäft bessere Einkaufskonditionen in einer anderen Warengruppe aus: Lebensmittel bei der einen Kette, alkoholische Getränke bei einer anderen.
Über welche Kette wird ein Geschäft abgerechnet, das zu zwei Ketten gehört?
Chains Directory erkennt Geschäfte, die für denselben Zeitraum auf den Listen zweier Ketten stehen. Jeder Zeitraum erhält eine maßgebliche Kette, nämlich die, mit der Sie für dieses Geschäft abrechnen. Die einfachen Fälle klärt das System nach festen Regeln. Bei den übrigen wählt Ihr Team die maßgebliche Kette, auch für zurückliegende Zeiträume.
Kann ich ohne die Daten meiner Distributoren starten?
Ja. Sie können mit Chains Directory starten, ohne die Daten Ihrer Distributoren anzubinden. Mit diesen Daten wird der Umsatz mit jeder Kette aus Rechnungen der Distributoren berechnet, die bereits der Kette zugeordnet sind. Ohne diese Daten erhalten Sie die Listen der Geschäfte und die Zuordnungen und führen sie mit Ihren eigenen Verkaufsdaten zusammen. Die Abrechnung erstellen Sie dann selbst auf Basis der Berichte in OneView oder in Trade Terms & Settlement.
Ihre Handelsketten anbinden
Was muss eine Handelskette bereitstellen, und machen die Ketten mit?
Die Kette stellt nur die Liste ihrer Geschäfte bereit, keine Verkaufsdaten. Format und Turnus vereinbart sie einmal mit dem Asseco-Team. Es ist keine Hardware zu kaufen und nichts zu installieren: Die Kette erstellt die Datei aus ihrem eigenen System. Über die Teilnahme entscheidet die Kette. Der Vorteil für die Kette: eine einzige Datei für alle Hersteller, die Chains Directory nutzen.
Wer kann die Liste der Geschäfte einer Kette sehen?
Außer dem Asseco-Team, das Chains Directory betreibt, nur die Hersteller, denen die Kette ihre Liste freigegeben hat. Jeder Hersteller sieht nur seine eigenen Zuordnungen. Asseco Business Solutions ist für sein Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Der Geltungsbereich umfasst IT-Dienstleistungen und Lösungen für die FMCG-Branche. Die IT- und die Rechtsabteilung der Kette können das Zertifikat einsehen.
Und wenn eine Kette ihre Liste nicht schicken will?
Schicken Sie uns die Liste, die Sie von dieser Kette bereits erhalten. Wir erstellen daraus die Zuordnungen.
Was brauchen Sie, bevor Sie Ihre ersten Ketten anbinden?
Zuerst sprechen Sie mit den Ketten. Danach vereinbart das Asseco-Team die technischen Details und bindet die Ketten nacheinander an, jeweils sobald eine Kette bereit ist. Von Ihrer Seite sind nötig: eine Klausel in Ihren Verträgen mit den Ketten, die die Weitergabe der Liste erlaubt, Ihre Kundenstammdaten und eine Person, die die wöchentliche Meldung zu Geschäften ohne eindeutige Kette prüft. Ohne diese Klausel ist der Service nicht möglich.
Prüfen wir gemeinsam die Handelsketten, mit denen Sie abrechnen
In einem kurzen Gespräch gehen wir durch, wie Sie die Liste jeder Kette heute erhalten und wie sich jede Kette anbinden lässt.
Gespräch vereinbaren