Chains Directory: lista sklepów, na której opierasz każde rozliczenie z siecią handlową
Sieci handlowe przysyłają listy sklepów wtedy, kiedy same zdecydują, a sklepy przechodzą z sieci do sieci. Chains Directory, usługa znana także jako Sieciowaczka, prowadzi aktualną i historyczną listę sklepów sieci handlowych, z którymi się rozliczasz: sieci franczyzowych, spółdzielni i grup zakupowych sklepów niezależnych. Listę przysyła sieć albo Ty, a my dopasowujemy jej sklepy do Twojej kartoteki klientów, czyli do sklepów, którym sprzedajesz, zapisanych w Twoim własnym systemie. Chains Directory to moduł Trade Data Hub, części Asseco Platform, która zbiera dane od dystrybutorów i listy sklepów sieci handlowych.
Na tej liście opierasz rozliczenie umów z sieciami, więc bonus jest liczony dla właściwej grupy sklepów.
Definicja
Czym jest Chains Directory?
Chains Directory to moduł Trade Data Hub, który pokazuje, które sklepy należały w każdym okresie do poszczególnych sieci handlowych, z którymi masz umowę.
Trade Data Hub importuje każdą listę i dopasowuje ją do Twojej kartoteki klientów. Dostajesz gotowe przypisania: sklep, jego sieć i okres, w którym do niej należał.
| Lista sklepów dziś | Lista sklepów z Chains Directory | |
|---|---|---|
| Skąd przychodzi | Mailem, kiedy sieć zdecyduje, czasem w pliku PDF | Od sieci, na zasadach uzgodnionych przez sieć z zespołem Asseco, albo od Ciebie |
| Kto ją sprawdza i dopasowuje | Twój zespół, w arkuszach kalkulacyjnych | Trade Data Hub i zespół Asseco |
| Kiedy widzisz problem | Przy rozliczeniu, po zamknięciu okresu | System sprawdza przypisania w każdy dzień roboczy, a raz w tygodniu dostajesz alert o sklepach z niejednoznacznym przypisaniem do sieci |
| Podstawa rozliczenia | Najnowsza lista, którą masz | Lista ważna w danym okresie |
Problem
Bonus dla sieci zależy od listy sklepów, na podstawie której go liczysz
Umowy z sieciami rozlicza się na poziomie sklepu. Zwykle bonus to określony procent Twojego obrotu ze sklepami sieci, a warunki listingu sprawdza się w tych sklepach. Jeśli sklep jest przypisany do niewłaściwej sieci albo do żadnej, wypłacasz za dużo albo za mało.
Sieci przysyłają listy nieregularnie i w różnych formatach, czasem nawet w treści maila. Sklepy przechodzą między sieciami. Niektóre należą jednocześnie do kilku sieci, bo każda z nich negocjuje dla sklepu lepsze warunki zakupu w innej grupie produktów: artykuły spożywcze sklep kupuje przez jedną sieć, a alkohol przez drugą. Gdy sklep przechodzi do innej sieci, listy obu sieci mogą się przez jakiś czas pokrywać.
Dziś Twój zespół ręcznie łączy listy z raportami sprzedaży w arkuszach kalkulacyjnych. Tam, gdzie listy nie ma, część umów rozlicza się na podstawie obrotu, który deklaruje sama sieć. To wymaga czasu. Dlatego rozliczenie często odbywa się raz na kwartał, a rozliczenie wstępne tylko dla wybranych sieci. Błędy wychodzą na jaw dopiero po wypłacie pieniędzy. Prawie niemożliwa jest też analiza like-for-like, czyli porównanie tych samych sklepów z okresu na okres bez wpływu sklepów, które w tym czasie dołączyły do sieci albo z niej odeszły.
Wiele sieci, jeden zestaw przypisań
Listy sklepów wszystkich sieci dostajesz w jednym formacie
Każda sieć przysyła listę w swoim formacie. Dzięki Chains Directory sklepy wszystkich sieci, z którymi się rozliczasz, dostajesz jako jeden zestaw przypisań, dopasowany do Twojej kartoteki klientów. Sieć ma też mniej pracy: zamiast osobnej listy dla Ciebie przygotowuje jeden plik dla wszystkich producentów, którzy korzystają z Chains Directory.
Jak to działa
Od pliku sieci do Twoich raportów rozliczeniowych
Zespół Asseco sprawdza, czy dotarł każdy plik. Upomina się o brakujące pliki i poprawia dopasowania sklepów, które oznaczysz jako błędne.
Plik
Przychodzi lista sklepów
Każda sieć przysyła plik zgodnie z ustaleniami albo Ty przesyłasz nam listę, którą od niej dostajesz. Widzisz, kiedy która sieć ostatnio przysłała plik.
Dopasowanie
Każdy sklep dopasowany do Twojej kartoteki klientów
Trade Data Hub sprawdza plik, dopasowuje sklepy do Twojej kartoteki klientów i przypisuje je do ich sieci. Podsieć to co najmniej dwa sklepy jednej firmy w obrębie sieci. Sklepy tej firmy rozpoznaje się po jej numerze podatkowym. Chains Directory może automatycznie zebrać takie sklepy pod jedną czytelną nazwą.
Historia
Do której sieci należał sklep i kiedy
W historii przynależności widać, do której sieci i kiedy należał każdy sklep. Gdy sklep zmienia sieć, wcześniejsze okresy zostają przy poprzedniej sieci i rozlicza się je według listy, która obowiązywała w tamtym czasie.
Raporty
Przypisania w Twoich raportach rozliczeniowych
Gdy dane od Twoich dystrybutorów są w Trade Data Hub, każda faktura dystrybutora do sklepu sieciowego jest w danych przypisana do sieci tego sklepu. Przypisania trafiają też do raportów rozliczeniowych w OneView, z podziałem na sieci i regiony, a jeśli korzystasz z podsieci, także na podsieci. OneView to nasze raporty w Power BI.
Gdy sklep należy jednocześnie do dwóch sieci
Gdy z list wynika, że w tym samym okresie sklep należy do dwóch sieci, dla tego okresu trzeba wskazać jedną sieć wiodącą, czyli tę, z którą rozliczasz się za ten sklep. Typowe przypadki system rozstrzyga w każdy dzień roboczy według stałych reguł. Na przykład gdy sklep jest w dwóch sieciach, a tylko jedna jego pozycja w kartotece jest aktywna, wygrywa aktywna. Sklepy z niejednoznacznym przypisaniem do sieci trafiają do cotygodniowego alertu. Twój zespół rozstrzyga je na osi czasu z historią przynależności sklepu: przypisuje okres do jednej sieci, wskazuje datę przejścia sklepu do innej sieci albo wyłącza okres z rozliczenia. Można to zrobić także dla wcześniejszych okresów. Jeśli nikt nie rozstrzygnie okresu, system przypisze go według ustalonej z góry kolejności sieci, która może nie odpowiadać Twoim umowom.
Przykład poglądowy. Sklepy i sieci są fikcyjne.
Membership of each store, by period
| Store | Chain | From | To | Status |
|---|---|---|---|---|
| Corner Shop, Riverside | Chain A | 1 Jan 2024 | 30 Jun 2025 | earlier chain |
| Corner Shop, Riverside | Chain B | 1 Jul 2025 | present | current chain |
| Green Grocer, Hilltop | Chain A | 1 Mar 2023 | present | lead chain for this period |
| Green Grocer, Hilltop | Chain C | 1 Mar 2023 | present | also listed |
| Village Store 3, Oakfield | Chain B | 1 Feb 2024 | present | sub-chain: Oakfield Stores Ltd |
| Village Store 7, Oakfield | Chain B | 1 Feb 2024 | present | sub-chain: Oakfield Stores Ltd |
Twoja sprzedaż do każdej sieci, z dokładnością do faktury
Przy każdej fakturze jest też identyfikator sklepu nadany przez sieć. W raporcie odsprzedaży do sklepów sieci widzisz sprzedaż swoich produktów w podziale na sklepy, produkty, sieci i dystrybutorów, aż do pojedynczej faktury. Jeśli Twoi przedstawiciele w terenie korzystają z Mobile Touch, mobilnej części naszej platformy, przy każdym sklepie widzą jego sieć. Sieć wiodąca może też trafiać do Twojego systemu ERP albo systemu dla przedstawicieli (SFA).
Przykład poglądowy, jeden miesiąc. Sieci, dystrybutorzy i wartości są fikcyjne.
Your sales to each chain, from distributor invoices
| Chain | Distributor | Quantity | Value |
|---|---|---|---|
| Chain A | Distributor 1 | 2 155 | 12 310 |
| Chain A | Distributor 2 | 380 | 2 090 |
| Chain B | Distributor 1 | 2 060 | 11 330 |
| Chain B | Distributor 3 | 1 475 | 4 720 |
| Chain C | Distributor 2 | 640 | 3 840 |
Podłączanie sieci
Sieć możesz podłączyć na dwa sposoby
Sieć przysyła swoją listę
Sieć raz ustala z zespołem Asseco format, harmonogram i kanał przesyłania, a potem regularnie przysyła plik. Ten sposób sprawdza się przy większych sieciach i tych, z którymi ściśle współpracujesz.
Przesyłasz nam listę, którą już dostajesz
Przygotowujemy przypisania na podstawie listy sklepów, którą sieć już Ci przysyła. Sieć nic nie zmienia, a lista trafia do nas tak często, jak ją dostajesz.
Sieć, która przekazuje już listę przez Chains Directory innemu producentowi, może udostępnić ten sam plik także Tobie. Takie sieci podłączamy szybciej.
Efekt
Co się zmienia w rozliczeniach z sieciami
Warunki Twoich umów z sieciami zostają takie same. Chains Directory zmienia sposób, w jaki dostajesz dane o sklepach, na podstawie których rozliczasz się z sieciami.
Rozliczenie wstępne co miesiąc
Gdy listy przychodzą w uzgodnionym rytmie, rozliczenie wstępne może odbywać się co miesiąc dla wszystkich sieci, a nie tylko dla wybranych. Błąd na liście widać wtedy po miesiącu, jeszcze przed wypłatą.
Sprzedaż do każdej sieci jeszcze w trakcie okresu
Mając dane od swoich dystrybutorów, widzisz w OneView sprzedaż do sklepów każdej sieci jeszcze przed zamknięciem okresu.
Bonus liczony dla właściwych sklepów
Masz mniej poprawek i sporów z siecią o listę sklepów.
Analiza like-for-like przed kolejnymi negocjacjami
Od pierwszego okresu objętego listami Twoich sieci możesz porównywać te same sklepy (analiza like-for-like). To daje Ci podstawę do negocjacji kolejnej umowy.
Koniec z ręcznym łączeniem list
Gdy w Trade Data Hub są dane od Twoich dystrybutorów, zespół nie musi już przed każdym rozliczeniem ręcznie łączyć list sklepów z raportami sprzedaży.
Jedna platforma
Jedna platforma. Każdy etap egzekucji w FMCG.
Chains Directory to moduł Trade Data Hub, części Asseco Platform, w której dane, planowanie, egzekucja i rozliczenia opierają się na tych samych liczbach.
Trade
Data Hub
Chains Directory prowadzi listę sklepów każdej sieci handlowej, a gdy są dane od dystrybutorów, przypisuje każdą fakturę dystrybutora do sieci, do której należy sklep.
Poznaj Trade Data HubRoute-to-Market
Optimization
Zdecyduj, gdzie kierować przedstawicieli i gdzie szukać wzrostu.
- Skieruj przedstawicieli tam, gdzie potencjał wzrostu jest największy: do sklepów, barów i restauracji
- Znajdź sklepy i terytoria, do których jeszcze nie docierasz
- Zaplanuj promocję w sklepach, w których ma szansę się zwrócić, jeszcze przed jej startem
Sales & Retail
Execution
Pomóż przedstawicielom w terenie sprzedawać więcej w każdym odwiedzanym sklepie i tracić mniej czasu na formalności.
- Planuj wizyty i układaj trasy, żeby przedstawiciele spędzali więcej czasu w sklepach niż w aucie
- Zbieraj zamówienia i prowadź przedstawiciela przez wszystkie zadania w sklepie
- Oceniaj wykonanie standardów półki z Perfect Store na żywo przy każdej wizycie
- Podpowiadaj przedstawicielowi, co zrobić w sklepie w pierwszej kolejności (RAO)
- Dbaj o motywację i rozwój zespołu dzięki wbudowanym funkcjom Motivation i Coaching
- Uruchamiaj promocje i sprawdzaj, czy działają w sklepie
Retail
Image Recognition
Zrób audyt półki ze zdjęcia.
- Zobacz, co jest na półce: facingi, udział w półce, braki na półce
- Sprawdź od razu zgodność z planogramem i cennikiem
- Zweryfikuj, czy ekspozycje i materiały promocyjne stanęły zgodnie z ustaleniami
- Wyślij zadania naprawcze, zanim przedstawiciel wyjdzie ze sklepu
Trade Terms
& Settlement
Ustal warunki handlowe i rozlicz je na podstawie faktycznych wyników.
- Trzymaj wszystkie ustalenia w jednym miejscu: cele sprzedażowe, bonusy, warunki promocji
- Sprawdzaj, czy partnerzy dostarczają na czas i w całości (OTIF)
- Rozliczaj promocje i bonusy automatycznie, na podstawie rzeczywistych danych sprzedażowych
Pytania
Chains Directory: pytania producentów
O Chains Directory
Czym jest Chains Directory?
Chains Directory, usługa znana także jako Sieciowaczka, to moduł Trade Data Hub w Asseco Platform. Prowadzi aktualną i historyczną listę sklepów sieci handlowych, z którymi rozlicza się producent FMCG, dzięki czemu umowy z sieciami rozlicza się dla właściwych sklepów.
Dlaczego jeden sklep może należeć do kilku sieci handlowych?
Każda z tych sieci negocjuje dla sklepu lepsze warunki zakupu w innej grupie produktów: artykuły spożywcze sklep kupuje przez jedną sieć, a alkohol przez drugą.
Jak rozliczyć sklep, który należy do dwóch sieci?
Chains Directory wyszukuje sklepy, które dwie sieci wykazały na swoich listach w tym samym okresie. Każdy okres ma jedną sieć wiodącą, czyli tę, z którą rozliczasz się za ten sklep. Typowe przypadki system rozstrzyga według stałych reguł, a w pozostałych sieć wiodącą wybiera Twój zespół, także dla wcześniejszych okresów.
Czy mogę zacząć bez danych od moich dystrybutorów?
Tak. Możesz uruchomić Chains Directory bez podłączania danych od dystrybutorów. Gdy te dane są podłączone, sprzedaż do każdej sieci jest liczona na podstawie faktur dystrybutorów, które są już przypisane do sieci. Bez nich dostajesz listy sklepów i przypisania, a z własnymi danymi sprzedażowymi łączysz je we własnym zakresie. Rozliczenie prowadzisz wtedy samodzielnie, w raportach OneView albo w Trade Terms & Settlement.
Podłączanie sieci handlowych
Co sieć handlowa musi udostępnić i czy sieci się na to zgodzą?
Tylko listę sklepów, nigdy danych o sprzedaży. Sieć przesyła ją regularnie na zasadach, które raz uzgadnia z zespołem Asseco. Nie musi kupować sprzętu ani niczego instalować: plik przygotowuje z własnego systemu. Udział w Chains Directory to decyzja sieci. Zamiast osobnych list dla każdego producenta sieć przygotowuje jeden plik dla wszystkich producentów, którzy korzystają z Chains Directory.
Kto widzi listę sklepów sieci?
Poza zespołem Asseco, który obsługuje Chains Directory, tylko producenci, którym sieć zgodziła się udostępnić swoją listę. Każdy producent widzi wyłącznie własne przypisania. Asseco Business Solutions ma certyfikat ISO/IEC 27001:2022 dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Certyfikat obejmuje usługi i rozwiązania IT dla sektora FMCG. Dział IT i dział prawny sieci mogą go zweryfikować.
Co, jeśli sieć nie zgodzi się przysyłać listy sklepów?
Prześlij nam listę, którą już dostajesz od tej sieci, a my przygotujemy na jej podstawie przypisania.
Czego potrzebujesz, zanim podłączysz pierwsze sieci?
Najpierw kontaktujesz się z każdą siecią. Potem zespół Asseco uzgadnia szczegóły techniczne i podłącza sieci jedną po drugiej, każdą wtedy, gdy jest gotowa. Po Twojej stronie potrzebne są: klauzula w umowach z sieciami o udostępnianiu listy sklepów (to warunek korzystania z Chains Directory), Twoja kartoteka klientów oraz osoba, która przegląda cotygodniowy alert o sklepach z niejednoznacznym przypisaniem do sieci.
Przejrzyjmy razem sieci handlowe, z którymi się rozliczasz
W krótkiej rozmowie omówimy, jak dziś docierają do Ciebie listy sklepów od poszczególnych sieci i jak te sieci podłączyć.
Umów rozmowę