Vendor managed inventory dla producentów, którzy sprzedają przez dystrybutorów
W modelu vendor managed inventory (VMI) to Ty planujesz uzupełnianie zapasu u swoich dystrybutorów.
Moduł VMI w Trade Data Hub, części Asseco Platform, codziennie pobiera sprzedaż i stany każdego oddziału dystrybutora, czyli jego magazynu centralnego albo regionalnego. Na tej podstawie wylicza zamówienie sugerowane: ile każdego produktu dostarczyć do tego oddziału. Dystrybutor może zmienić ilości i zatwierdza każde zamówienie.
Moduł planuje mniejsze, ale częstsze dostawy w stałym rytmie, więc dni z zerowym stanem zdarzają się rzadziej. Gdy Twój produkt jest częściej dostępny u dystrybutora, mniej zamówień z aptek i sklepów trafia do konkurencji.
Definicja
Czym jest vendor managed inventory?
Vendor managed inventory, czyli zarządzanie zapasami przez dostawcę, to model, w którym dostawca planuje zapas w magazynie swojego odbiorcy. Odbiorca udostępnia dane o sprzedaży i stanach, a dostawca wylicza, co trzeba dostarczyć.
Jeśli jesteś producentem FMCG albo produktów farmaceutycznych, w tym modelu to Ty planujesz dostawy do każdego oddziału dystrybutora. Moduł VMI wylicza dla każdego z nich zamówienie sugerowane na podstawie jego sprzedaży i stanów.
| Standardowe zamówienie dystrybutora | Vendor managed inventory w Asseco Platform | |
|---|---|---|
| Kto wylicza zamówienie | Dział zakupów dystrybutora | Producent: zamówienie sugerowane dla każdego oddziału |
| Na czym się opiera | Dystrybutor sam ocenia swoje stany | Codzienna sprzedaż i stany każdego oddziału oraz Twoja prognoza popytu |
| Kto je zatwierdza | Dystrybutor | Dystrybutor |
| Rytm dostaw | Duże zamówienia w długich odstępach | Mniejsze dostawy w stałym rytmie |
Problem
Twojego produktu jest u dystrybutora za dużo albo nie ma go wcale
Kiedy dystrybutor zamawia rzadko i dużo, jego zapas zmienia się skokowo. Zaraz po dostawie oddział ma znacznie więcej towaru, niż potrzebuje. Potem zapas spada do zera i nie rośnie aż do następnej dużej dostawy.
W takie dni apteka albo sklep, które szukają Twojego produktu, często biorą zamiennik i często jest to produkt konkurencji. To sprzedaż utracona: zamówienia, które Cię ominęły, bo Twojego produktu zabrakło. W Twoich raportach nie widać, dlaczego ta sprzedaż przepadła.
Twoja prognoza opiera się na tym, co zamawiali u Ciebie dystrybutorzy, więc powtarza rytm ich zakupów. Nie ma w niej sell-outu dystrybutorów, czyli tego, co apteki i sklepy faktycznie od nich kupiły.
Ten sam popyt
Ten sam popyt, dwa sposoby dostaw
W obu wariantach w tym samym okresie do oddziału trafia ta sama łączna ilość towaru. Przy VMI dni z zerowym stanem są rzadsze, a linia średniego zapasu leży niżej.
Jak to działa
Od codziennych danych dystrybutora do zatwierdzonego zamówienia
Moduł VMI działa w czterech krokach, a wyliczenie jest dopasowane do sposobu planowania w Twojej firmie.
Dane
Sprzedaż i stany każdego oddziału, codziennie
Dystrybutor codziennie przesyła dane o sprzedaży i stanach w sposób, którego już używa, a dane trafiają do Trade Data Hub. Ty dodajesz dane o produktach, prognozę popytu, maksymalny zapas u dystrybutora i stany własnego magazynu.
Zamówienie sugerowane
Czego potrzebuje każdy oddział
Moduł VMI wylicza zamówienie sugerowane dla każdego oddziału i produktu. Możesz je poprawić, zanim wyślesz je do dystrybutora, albo ustawić szablon z harmonogramem: nowe zamówienia sugerowane będą wtedy wyliczane automatycznie w wybranym dniu i o wybranej godzinie.
Zatwierdzenie
Decyzja należy do dystrybutora
Dystrybutor może zmienić ilości i zatwierdza zamówienie. Do realizacji u Ciebie trafia tylko zamówienie zatwierdzone.
Wynik
Te same dokumenty i wskaźniki po obu stronach
Ty i dystrybutor wymieniacie potwierdzenia i faktury elektronicznie. Obie strony widzą te same wskaźniki: dni zapasu, czyli na ile dni wystarczy zapas przy obecnym tempie sprzedaży, oraz dni z zerowym stanem, czyli jak często oddział zgłaszał brak towaru.
Przykład poglądowy. Moduł wyliczył zamówienie na podstawie sprzedaży i stanów, które oddział zgłosił do wczoraj, i zaokrąglił je do pełnych kartonów. Dystrybutor zmienił jedną pozycję i zatwierdził zamówienie.
Suggested order against the distributor’s approval
| Product | Stock | Days of stock | Suggested | Approved | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Cold and flu sachets, 10 pcs | 96 | 3 | 336 | 336 | as suggested |
| Pain relief tablets, 24 pcs | 210 | 6 | 252 | 252 | as suggested |
| Throat lozenges, 36 pcs | 40 | 2 | 288 | 240 | changed by distributor |
| Vitamin C effervescent, 20 pcs | 330 | 12 | 0 | 0 | no order needed |
| Baby shampoo, 300 ml | 120 | 5 | 144 | 144 | as suggested |
| Hand cream, 75 ml | 64 | 4 | 96 | 96 | as suggested |
Ilości w sztukach, w wielokrotnościach pełnego kartonu. Zatwierdzone zamówienie trafia do realizacji, a potwierdzenie i faktura przychodzą elektronicznie.
Zasady planowania
Co uwzględnia wyliczenie zamówienia
Dzięki tym zasadom zamówienie sugerowane jest realistyczne dla każdego oddziału i produktu.
Sezonowość i promocje
Ustawiasz je dla oddziału, grupy produktów, marki albo pojedynczego produktu. Jeśli ustawisz zasady na kilku poziomach, na przykład dla marki i osobno dla jednego z jej produktów, dla tego produktu obowiązuje zasada ustawiona dla produktu. Promocja może obejmować tylko wybrane oddziały.
Pełne kartony i palety
Moduł zaokrągla każde zamówienie sugerowane do pełnych kartonów albo palet.
Gdy towaru brakuje w Twoim magazynie
Moduł można ustawić tak, żeby nie sugerował zamówienia na produkt, którego nie masz w magazynie. Gdy produkt znów jest dostępny, moduł może jednym zamówieniem odbudować zapas dystrybutora, nawet jeśli z powodu braku historia sprzedaży pokazuje zero.
Przesunięcia między magazynami
Moduł może też zaproponować przesunięcie towaru między oddziałami dystrybutora, na przykład z magazynu centralnego do regionalnego, w którym produkt się sprzedaje.
Limit zamówienia uzgodniony z dystrybutorem
Jeśli tak uzgodnisz z dystrybutorem, może on zmniejszyć ilość sugerowaną, ale nie może jej zwiększyć, więc Twój zespół nie musi ręcznie poprawiać zbyt dużych zamówień.
Nietypowe dane poza wyliczeniem
Moduł może pominąć w wyliczeniu wartości skrajne z historii sprzedaży, żeby jednorazowy skok nie zniekształcił zamówienia sugerowanego.
Co zyskuje każda strona
Korzyści z vendor managed inventory dla obu stron
Dla Ciebie, producenta
- Mniej dni z zerowym stanem w każdym oddziale, a więc mniej sprzedaży utraconej
- Codzienny sell-out dystrybutorów z każdego oddziału, więc Twoja prognoza może uwzględniać to, co kupiły apteki i sklepy
- Na rynkach, na których kilku dużych dystrybutorów obsługuje wielu producentów, stajesz się dla dystrybutora ważniejszym partnerem, bo przejmujesz część planowania jego zapasu
Co możesz zaoferować dystrybutorowi
- Mniejszy zapas przy tej samej sprzedaży, więc mniej kapitału zamrożonego w magazynie
- Niższe koszty magazynowania, finansowania i ubezpieczenia zapasu
- Lepsza obsługa aptek i sklepów, które zaopatruje
Dla obu stron
- Mniej błędów, bo zamówienia, potwierdzenia i faktury są wymieniane elektronicznie
- Mniej zwrotów, bo gromadzi się mniej nadmiaru zapasu
- Stały rytm dostaw
Ty bierzesz na siebie planowanie poziomu zapasu, a decyzja o zakupie zostaje u dystrybutora.
W praktyce
Wdrożenia w farmacji i w branży napojów
Vendor managed inventory wdrożyliśmy u producentów farmaceutycznych w Polsce i u producenta napojów. Każde wdrożenie ma własny sposób wyliczania, dopasowany do sposobu planowania w danej firmie.
Na VMI przychodzi czas, gdy codzienna wymiana danych o sprzedaży i stanach już działa, a dystrybutor ufa tym danym i zgadza się pracować z zamówieniami sugerowanymi.
Jedna platforma
Jedna platforma. Każdy etap egzekucji w FMCG.
Vendor managed inventory to moduł w Trade Data Hub, części Asseco Platform, w której dane, planowanie, egzekucja i rozliczenia opierają się na tych samych liczbach.
Trade
Data Hub
Z codziennych danych o sprzedaży i stanach, które zbiera Trade Data Hub, VMI wylicza zamówienie sugerowane dla każdego oddziału. Wskaźnik OTIF (dostawy na czas i w komplecie) pokazuje potem, jak dystrybutor realizuje dostawy.
Poznaj Trade Data HubRoute-to-Market
Optimization
Zdecyduj, gdzie kierować przedstawicieli i gdzie szukać wzrostu.
- Skieruj przedstawicieli tam, gdzie potencjał wzrostu jest największy: do sklepów, barów i restauracji
- Znajdź sklepy i terytoria, do których jeszcze nie docierasz
- Zaplanuj promocję w sklepach, w których ma szansę się zwrócić, jeszcze przed jej startem
Sales & Retail
Execution
Pomóż przedstawicielom w terenie sprzedawać więcej w każdym odwiedzanym sklepie i tracić mniej czasu na formalności.
- Planuj wizyty i układaj trasy, żeby przedstawiciele spędzali więcej czasu w sklepach niż w aucie
- Zbieraj zamówienia i prowadź przedstawiciela przez wszystkie zadania w sklepie
- Oceniaj wykonanie standardów półki z Perfect Store na żywo przy każdej wizycie
- Podpowiadaj przedstawicielowi, co zrobić w sklepie w pierwszej kolejności (RAO)
- Dbaj o motywację i rozwój zespołu dzięki wbudowanym funkcjom Motivation i Coaching
- Uruchamiaj promocje i sprawdzaj, czy działają w sklepie
Retail
Image Recognition
Zrób audyt półki ze zdjęcia.
- Zobacz, co jest na półce: facingi, udział w półce, braki na półce
- Sprawdź od razu zgodność z planogramem i cennikiem
- Zweryfikuj, czy ekspozycje i materiały promocyjne stanęły zgodnie z ustaleniami
- Wyślij zadania naprawcze, zanim przedstawiciel wyjdzie ze sklepu
Trade Terms
& Settlement
Ustal warunki handlowe i rozlicz je na podstawie faktycznych wyników.
- Trzymaj wszystkie ustalenia w jednym miejscu: cele sprzedażowe, bonusy, warunki promocji
- Sprawdzaj, czy partnerzy dostarczają na czas i w całości (OTIF)
- Rozliczaj promocje i bonusy automatycznie, na podstawie rzeczywistych danych sprzedażowych
Pytania
Vendor managed inventory między producentami a dystrybutorami
Co to jest vendor managed inventory?
Vendor managed inventory (VMI) to model, w którym producent planuje uzupełnianie zapasu w magazynach swoich dystrybutorów na podstawie codziennej sprzedaży i stanów każdego oddziału. Dystrybutor dostaje mniejsze dostawy w stałym rytmie. W Asseco Platform dystrybutor zatwierdza każde zamówienie.
Kto w VMI decyduje o zamówieniu: producent czy dystrybutor?
Dystrybutor. Producent przygotowuje zamówienie sugerowane, a dystrybutor może zmienić ilości i zatwierdza zamówienie, zanim trafi ono do realizacji. Jeśli obie strony uzgodniły limit zamówienia, dystrybutor może zmniejszyć ilość, ale nie może jej zwiększyć ponad zamówienie sugerowane.
Jakie dane musi udostępnić dystrybutor?
Sprzedaż i stany każdego oddziału, przesyłane codziennie w sposób, którego dystrybutor już używa. Moduł vendor managed inventory potrzebuje też od producenta danych o produktach, prognozy popytu, maksymalnego zapasu u dystrybutora i stanów własnego magazynu producenta.
Jakie korzyści daje vendor managed inventory dystrybutorowi?
Dystrybutor trzyma mniejszy zapas przy tej samej sprzedaży, więc ma mniej kapitału zamrożonego w magazynie i niższe koszty magazynowania, finansowania i ubezpieczenia. Ma też mniej zwrotów, bo gromadzi się mniej nadmiaru zapasu, i rzadziej dostaje nieplanowane dostawy.
Czy VMI uwzględnia promocje i sezonowość popytu?
Tak. Sezonowość i promocje można ustawić dla oddziału, grupy produktów, marki albo pojedynczego produktu. Jeśli ustawisz zasady na kilku poziomach, na przykład dla marki i osobno dla jednego z jej produktów, dla tego produktu obowiązuje zasada ustawiona dla produktu.
Co musi być gotowe, zanim wprowadzisz VMI?
Codzienne dane o sprzedaży i stanach od dystrybutora, z każdego oddziału, oraz dystrybutor, który zgadza się pracować z zamówieniami sugerowanymi. Ta zgoda to decyzja handlowa. Zwykle zapada wtedy, gdy wymiana danych działa na tyle długo, że dystrybutor ufa liczbom.
Sprawdź, czy dane od Twoich dystrybutorów wystarczą na start
Napisz, przez których dystrybutorów sprzedajesz i jakie dane o sprzedaży i stanach w każdym oddziale już od nich dostajesz. Przejrzymy je razem z Tobą i pokażemy, czego brakuje, żeby można było zacząć VMI.
Umów rozmowę