Twój przedstawiciel zebrał zamówienie. Czy dystrybutor je dowiózł?
Widzisz zamówienia zebrane przez przedstawicieli i widzisz, co zafakturował dystrybutor. Różnica między jednym a drugim to wszystko, czego sklep nigdy nie dostał.
OTIF, czyli dostawy na czas i w komplecie, porównuje jedno z drugim: zamówienie po zamówieniu i pozycja po pozycji. O spóźnionej dostawie albo o takiej, w której przyjechało mniej, niż sklep zamówił, dowiadujesz się z danych, a nie z telefonu od przedstawiciela. Pomiar opiera się na zamówieniach od przedstawicieli w terenie i na dokumentach sprzedaży, które wystawiają dystrybutorzy.
Między zamówieniem a fakturą
Zamówienie trafia do dystrybutora, a Ty widzisz potem tylko wynik sprzedaży
Przedstawiciel jest w sklepie, zbiera zamówienie i przekazuje je dystrybutorowi, który ten sklep obsługuje. Od tej chwili o zamówieniu decyduje ktoś inny. Dystrybutor kompletuje wysyłkę, rozstrzyga, co jedzie teraz, a co czeka na kolejny cykl dostaw, i wysyła towar.
Dzieją się potem trzy rzeczy i żadnej z nich nie widać w Twoich raportach.
Dostawa niekompletna wygląda dokładnie tak samo jak słaby popyt. Sklep zamówił 12 kartonów, dystrybutor wysłał 7. Tych 5 kartonów nikt nie kupi. W danych sell-out dystrybutora produkt schodzi wolno, a kolejne zamówienie jest mniejsze. Produkt nie schodził z półki, bo go na niej nie było.
Dostawa spóźniona nie zostawia śladu w miesięcznej sumie. Zamówienie, które szło 9 dni zamiast 2,5, wciąż mieści się w tym samym miesiącu, więc miesiąc wygląda normalnie. Sklep sprzedał resztę towaru w dwa dni, a potem przez tydzień półka była pusta, w trakcie promocji opłaconej z Twojego budżetu.
Do tego nikt nie potrafi wskazać, gdzie dokładnie jest problem. Zapytaj, który dystrybutor się spóźnia albo w którym z jego magazynów brakuje danej kategorii, a odpowiedź będzie zależała od tego, kto najgłośniej narzekał. W dziale handlowym wiedzą, że z dostawami jest problem. Nie potrafią pokazać, u którego dystrybutora, w którym sklepie i w którym tygodniu.
Jak to działa
Każde zamówienie porównane z tym, co dystrybutor naprawdę zafakturował
On-Time In-Full (OTIF) opiera się na dwóch zestawach dokumentów, które już masz. Na zamówieniach od przedstawicieli i na dokumentach sprzedaży, najczęściej fakturach, które dystrybutor wystawia przy wydaniu towaru z magazynu. Pomiar zależy od powiązania jednych z drugimi, a to powiązanie ustawiamy przy wdrożeniu, razem z połączeniem z systemem każdego dystrybutora.
Zamówienie
Zapisane od razu w sklepie
Przedstawiciel zbiera zamówienie w sklepie, w rozmowie z właścicielem albo kierownikiem. Produkty, ilości, data. Zamówienie może pochodzić z Mobile Touch, naszego rozwiązania do egzekucji w terenie, albo z systemu, z którego Twoje zespoły już korzystają. Do pomiaru potrzebne są dane o zamówieniach, niezależnie od tego, gdzie są zapisane.
Dostawa
Dokumenty sprzedaży samego dystrybutora
Trade Data Hub łączy się z systemami dystrybutorów, przez których sprzedajesz, i pobiera ich dokumenty sprzedaży, opisane Twoimi kodami produktów i klientów. Każdy dokument jest powiązany z zamówieniem, którego dotyczy.
Porównanie
Zamówione i dowiezione, na dwóch poziomach
Zamówione i dowiezione: które pozycje przyjechały w komplecie, w których zabrakło towaru, ile dni minęło do zamknięcia zamówienia. To Ty decydujesz, czy jedna niekompletna pozycja przekreśla całe zamówienie, czy tylko tę jedną pozycję. Oba poziomy dostajesz jako osobne raporty na tych samych danych. Trzeci raport nie sprawdza kompletności w ogóle i pokazuje po prostu, ile z zamówienia dowieziono.
Wynik
Wraca do osoby, która zebrała zamówienie
Przedstawiciel widzi, w których z jego zamówień zabrakło towaru i w którym sklepie. W Mobile Touch ten widok jest wbudowany.
Co mierzymy
Komplet, termin i to, gdzie jest problem
Kompletność dostawy
Sprawdzenie, czy zamówienie dowieziono w komplecie. Można to liczyć dla całych zamówień, gdzie jedna niekompletna pozycja przekreśla całe zamówienie, albo pozycja po pozycji, gdzie przepada tylko ta jedna. Ta sama dostawa daje dwa różne procenty, więc warto trzymać oba, a każdy z nich można policzyć w ilościach albo w wartości. Trzeci sposób liczenia nie sprawdza kompletności: dzieli dowiezione przez zamówione, więc 80 kartonów ze 100 liczy się jako 80%, a nie jako zero.
Terminowość dostawy
Ile dni mija od zamówienia do kompletnej dostawy i jak te dni się rozkładają. Średnia trzech dni, przy której połowa dostaw jedzie tego samego dnia, a połowa idzie tydzień, to inny problem niż średnia trzech dni, gdzie każda dostawa zajmuje trzy dni.
Gdzie jest problem
Rankingi, które pokazują, gdzie brakuje towaru: dystrybutorzy bez ani jednego kompletnego zamówienia, produkty, które nigdy nie przyjeżdżają w całości, i przedstawiciele, w których zamówieniach brakuje najwięcej. Każda lista jest ułożona tak, że największe braki są na górze.
Kompletność dostawy i terminowość dostawy dają się rozłożyć tak samo: według dystrybutora, aż do poziomu oddziału, według Twojej struktury sprzedaży, aż do przedstawiciela, który zebrał zamówienie, i według kategorii, aż do pojedynczego produktu. Trzeci raport, z rankingami, jest zbudowany inaczej.
Kompletność dostaw dla wszystkich zamówień wynosi 83,4%. Trzy z pięciu oddziałów wypadają poniżej tej wartości, a tabela pokazuje, które.
Orders delivered in full, last 12 months
15,406 delivered in full
3,066 short on at least one line
In-Full trend, last six months
By distributor, down to the branch
| Distributor | Branch | Orders | In full | In-Full rate | vs prev. |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor A | North | 3,180 | 3,021 | 95.0% +1.4 | |
| Distributor A | Central | 2,940 | 2,675 | 91.0% +0.6 | |
| Distributor B | South | 2,610 | 2,166 | 83.0% −0.9 | |
| Distributor C | East | 2,105 | 1,494 | 71.0% −3.2 | |
| Distributor C | West | 1,870 | 1,421 | 76.0% −1.1 |
Połowa zamówień zamyka się w dwa dni. Średnią podnoszą zamówienia, które idą dłużej niż tydzień.
Orders closed on day
Average days by distributor
| Distributor | Avg days | |
|---|---|---|
| Distributor A | 1.8 | |
| Distributor D | 2.1 | |
| Distributor B | 2.6 | |
| Distributor E | 3.4 | |
| Distributor C | 5.9 |
Dystrybutor C ma 5,9 dnia przy średniej 2,8 dnia dla wszystkich dystrybutorów, więc niemal wszystkie zamówienia dłuższe niż tydzień to jeden partner.
Rankingi, które pokazują, gdzie kumulują się braki, największe na górze.
Distributors with no complete order
Products with no order delivered in full
Reps whose orders suffer most
Largest gaps between ordered and delivered
| Product | Category | Ordered | Delivered | Short | Delivered vs ordered |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | Soft drinks | 8,400 | 6,460 | 1,940 | 76.9% |
| 0.25 L energy, 24-pack | Energy | 5,200 | 4,080 | 1,120 | 78.5% |
| Promotional multipack | Soft drinks | 3,600 | 2,730 | 870 | 75.8% |
| 0.5 L still water, 12-pack | Water | 6,900 | 6,540 | 360 | 94.8% |
Multipaka promocyjnego brakuje w dostawach dokładnie w tym miesiącu, w którym trwa promocja. Bez tej listy wygląda to potem na promocję, która nie zadziałała.
Kto to czyta
Jeden pomiar, cztery odczyty
Zamówione i dowiezione czyta się pod innym pytaniem, zależnie od tego, kto patrzy: dyrektor sprzedaży, opiekun dystrybutora, dział łańcucha dostaw i kierownik regionu. Trzy pierwsze pozycje z tej listy czytają wynik w OneView, kierownik regionu w telefonie, w terenie.
Wszyscy dystrybutorzy na jednej liście, najsłabsza kompletność na górze.
Distributors ranked by In-Full, weakest first
| Distributor | Markets | In-Full | Avg days | Agreed level | |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor C | 2 | 73.5% | 5.9 | below | |
| Distributor G | 1 | 78.0% | 4.2 | below | |
| Distributor B | 3 | 83.0% | 2.6 | below | |
| Distributor D | 2 | 92.4% | 2.1 | met | |
| Distributor A | 4 | 95.0% | 1.8 | met |
W ostatniej kolumnie widać, czy partner osiągnął poziom kompletności dostaw wymagany w umowie.
Jeden dystrybutor, rozbity na oddziały i kategorie.
By category
| Category | In-Full | |
|---|---|---|
| Soft drinks | 64% | |
| Energy | 71% | |
| Water | 88% | |
| Juices | 94% |
Lines that keep coming short
| Product | Months short | Avg shortfall |
|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | 6 of 6 | 23% |
| 0.25 L energy, 24-pack | 5 of 6 | 21% |
| Promotional multipack | 4 of 6 | 24% |
| 1 L juice, 8-pack | 3 of 6 | 11% |
Jedna pozycja przyjechała niekompletna w każdym z ostatnich sześciu miesięcy, trzy inne w co najmniej połowie tych miesięcy.
Kiedy tej samej pozycji brakuje u kilku partnerów, zwykle zabrakło jej po Twojej stronie.
Same line, several distributors
| Product | Distributors short | Share of network | Likely cause |
|---|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | 7 of 9 | our supply | |
| 0.25 L energy, 24-pack | 6 of 9 | our supply | |
| Promotional multipack | 4 of 9 | mixed | |
| 0.5 L still water, 12-pack | 1 of 9 | this partner |
Pozycja, której brakuje u siedmiu partnerów naraz, wskazuje na Twój magazyn. Brak u jednego partnera wskazuje na tego partnera.
Region aż do przedstawiciela, który obsługuje sklepy z wciąż niekompletnymi dostawami.
By territory
| Territory | Orders | In-Full | |
|---|---|---|---|
| Territory 14 | 640 | 72% | |
| Territory 9 | 580 | 79% | |
| Territory 22 | 510 | 84% | |
| Territory 5 | 690 | 93% |
Sklep, który raz po raz dostaje część zamówienia, przestaje zamawiać. Najpierw tracisz punkt sprzedaży, potem przychód.
Od pomiaru do umowy
Standard dostaw, który możesz wpisać do umowy
Kiedy obie strony przyjmują ten sam wynik kompletności dostaw, umowa z dystrybutorem może obejmować więcej niż cele wolumenowe. Gdy kompletność jest liczona co miesiąc tak samo, z dokumentów samego dystrybutora, umowa może ustalić dla niej wymagany poziom i przewidzieć bonus za jego osiągnięcie.
Ustalony poziom jest w umowie obok celów wolumenowych i warunków promocyjnych, a Trade Terms & Settlement rozlicza wszystkie trzy w ten sam sposób. Kompletność dostaw w OneView pokazuje, czy wymagany poziom został osiągnięty, a Trade Terms & Settlement wylicza należny bonus.
Partner, który nie osiąga ustalonego poziomu, otwiera ten sam widok i widzi, pozycja po pozycji, w których zamówieniach zabrakło towaru.
Ustalony poziom, kompletność wynikająca z dokumentów i należny bonus. Dane za zamknięty kwartał.
Agreed level against what the documents showed
| Distributor | Agreed level | In-Full measured | Avg days | Outcome | |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor A | 90% | 95.0% | 1.8 | bonus due | |
| Distributor D | 90% | 92.4% | 2.1 | bonus due | |
| Distributor F | 85% | 88.1% | 2.4 | bonus due | |
| Distributor B | 90% | 83.0% | 2.6 | below level | |
| Distributor C | 90% | 73.5% | 5.9 | below level |
Każdy wiersz jest policzony na podstawie dokumentów sprzedaży samego dystrybutora, więc żadna ze stron nie musi brać na wiarę arkusza drugiej strony.
What one agreement looks like
Measured In-Full against the agreed level
Skąd te liczby
Zmierzone u dwóch globalnych producentów, w napojach i w consumer health
Obaj sprzedają przez dystrybutorów i hurtowników na kilku rynkach i obaj mieli przed pomiarem tę samą lukę. Zamówienia były już zapisywane cyfrowo przez przedstawicieli w terenie, towar wyjeżdżał z magazynu dystrybutora, a nikt nie potrafił powiedzieć, ile z zamówionego naprawdę dowieziono.
Najpierw zmieniła się rozmowa z partnerem. Comiesięczny przegląd, który wcześniej był wymianą wrażeń, zaczął się opierać na liczbach z dokumentów wystawionych przez dystrybutora, tych samych po obu stronach. Kompletność dostaw sięgnęła nawet 95%. Liczba dni do kompletnej dostawy spadła o połowę, z pięciu do dwóch i pół.
Pytania
OTIF w dystrybucji FMCG
Co to jest OTIF?
OTIF to skrót od On-Time In-Full, czyli dostawy na czas i w komplecie. Mierzy, czy zamówienie zostało dowiezione w ustalonym terminie i w pełnej zamówionej ilości. W dystrybucji FMCG liczy się go na podstawie zamówień, które przedstawiciele producenta składają u dystrybutorów i hurtowników, i porównuje się je z dokumentami sprzedaży wystawianymi przez tych dystrybutorów przy wydaniu towaru. Zamówienie, które przyjeżdża w komplecie, ale po terminie, nie zalicza się do OTIF. Tak samo zamówienie dowiezione w terminie, ale o dwa kartony za mało.
Jak liczy się OTIF?
Liczbę zamówień dowiezionych w terminie i w komplecie dzielisz przez wszystkie zamówienia z danego okresu. Na wynik mocniej niż sam wzór wpływają dwie decyzje. Pierwsza to poziom liczenia: całe zamówienie, gdzie jedna niekompletna pozycja przekreśla całość, albo pojedyncza pozycja, gdzie przepada tylko ona. Pozycja dowieziona częściowo nie liczy się na tym poziomie w ogóle, więc 90% ilości waży tyle samo co zero. Ta sama dostawa daje więc dwa różne procenty i warto trzymać oba. Druga decyzja to moment, w którym zaczynasz i kończysz liczyć dni. Ten sposób liczenia dni musi być jeden dla wszystkich dystrybutorów, inaczej porównanie między nimi nic nie znaczy.
Jaki poziom OTIF jest dobry?
Zależy od kanału i od tego, co mówi umowa, więc najlepszym punktem odniesienia jest Twój własny trend. W naszych wdrożeniach u producentów FMCG kompletność dostaw sięgała nawet 95%, gdy pomiar już działał, a wyniki były omawiane z dystrybutorami co miesiąc. Ważniejsze od samego poziomu jest to, którzy partnerzy, które oddziały i które produkty są poniżej średniej.
Czym różni się OTIF od fill rate?
Fill rate, czyli udział dowiezionej ilości w zamówionej, czyta się zwykle proporcjonalnie: 80 dowiezionych kartonów ze 100 zamówionych to 80%. Kompletność dostawy jest zerojedynkowa, więc dostawa, w której czegoś brakuje, nie liczy się wcale i na tych samych danych kompletność nigdy nie jest wyższa niż fill rate. Każdy brakujący karton powiększa różnicę między tymi dwiema wartościami. OTIF dodaje do tego termin, więc dostawa kompletna, ale dowieziona po terminie, też się nie liczy. Gdy czytasz oba wskaźniki, rozdzielasz dwie przyczyny: przy braku towaru spada fill rate, a przy spóźnionej dostawie fill rate zostaje bez zmian i przepada OTIF.
Co musisz mieć, żeby zmierzyć OTIF?
Dwie rzeczy: zamówienia zapisywane w chwili, gdy przedstawiciel je uzgadnia, i dokumenty sprzedaży, które wracają od dystrybutora. Powiązanie jednych z drugimi ustawiamy przy wdrożeniu, żeby każdy dokument sprzedaży można było zestawić z zamówieniem, którego dotyczy. U producentów, którzy korzystają już z Trade Data Hub, dokumenty przychodzą, więc do ustawienia zostają tylko zamówienia.
Współpraca
Zacznij od dystrybutorów, z którymi już się spierasz
Nikt nie mierzy wszystkich partnerów od pierwszego dnia. Pierwszy zakres jest celowo wąski: chodzi o sprawdzenie, czy ta liczba pokaże Ci coś, czego jeszcze nie wiesz.
Pilotaż
Jeden dystrybutor, jeden region
Partnera wybierasz Ty. Łączymy jego dokumenty sprzedaży z Twoimi zamówieniami i liczymy kwartał wstecz, więc pierwszy wynik czytasz pierwszego dnia, a nie po trzech miesiącach.
Pierwsze wdrożenie
Partnerzy, przez których idzie wolumen
Dystrybutorzy z największym wolumenem i kategorie, w których tydzień bez towaru dużo kosztuje. Tu zwykle po raz pierwszy do umowy trafia cel dotyczący dostaw.
Pełne wdrożenie
Cała sieć dystrybucji
Wszystkich partnerów liczymy według tej samej definicji kompletności i tego samego sposobu liczenia dni, więc kwartalny przegląd opiera się na rankingu, a nie na pojedynczych sporach.
To, jak mocno kompletność dostaw się ruszy, zależy od tego, co dzieje się po comiesięcznym przeglądzie. Producenci, którzy osiągnęli 95% kompletności dostaw, wpisali ten wynik do agendy każdego spotkania z dystrybutorem i już go z niej nie zdjęli.
Zobacz to na swoich zamówieniach
Napisz, z którymi dystrybutorami pracujesz i w jaki sposób przekazujesz im zamówienia. Pokażemy, co daje pomiar OTIF w takim modelu dystrybucji jak Twój.
Umów demo