Il tuo agente ha raccolto l’ordine. Il distributore l’ha consegnato?
Vedi gli ordini raccolti dalla tua forza vendita e vedi che cosa ha fatturato il distributore. La differenza tra le due cose è tutto quello che il punto vendita non ha mai ricevuto.
OTIF mette le due cose a confronto, ordine per ordine e riga per riga. Una consegna in ritardo, o con meno merce di quella ordinata, non te la segnala più una telefonata: la misuri. Il confronto poggia sugli ordini che raccoglie la forza vendita e sui documenti di vendita, cioè le fatture che emettono i tuoi distributori.
Tra l’ordine e la fattura
Dopo che l’ordine passa al distributore, quello che ti torna indietro è un dato di vendita
Il tuo agente visita un punto vendita, raccoglie l’ordine e lo invia al distributore che lo serve. Da quel momento a decidere è qualcun altro. Il distributore prepara la spedizione: decide che cosa parte subito e che cosa aspetta il giro di consegna successivo.
Ne derivano tre conseguenze, e nessuna delle tre compare nei tuoi report.
Una consegna incompleta è indistinguibile da una domanda debole. Il punto vendita ha ordinato dodici cartoni, il distributore ne ha spediti sette. Quei cinque cartoni non si vendono mai. Il sell-out del distributore mostra un prodotto che ruota poco, e l’ordine successivo è più piccolo. Il punto vendita non ha scelto un concorrente. Non aveva niente da vendere a scaffale.
Una consegna in ritardo non lascia traccia in un totale mensile. Un ordine che ha richiesto nove giorni invece di due e mezzo rientra comunque nello stesso mese, e il mese sembra normale. Il punto vendita ha venduto in due giorni le scorte che gli restavano, poi è rimasto senza prodotto per una settimana, nel pieno di una promozione che hai pagato tu.
E nessuno sa indicare dove sia il problema. Chiedi quale distributore è in ritardo, o quale dei suoi depositi è in rottura di stock su una certa categoria, e la risposta te la dà chi si è lamentato più forte. Il tuo team commerciale sa che le consegne sono un problema, ma non sa dire quale distributore, quale punto vendita, quale settimana.
Come funziona
Ogni ordine confrontato con quello che il distributore ha davvero fatturato
On-Time In-Full (OTIF), cioè consegne puntuali e complete, lavora su due tipi di documenti che hai già: gli ordini che raccoglie la tua forza vendita e i documenti di vendita che il distributore emette quando la merce esce dal suo magazzino. L’abbinamento tra ordine e documento di vendita è la base della misura, e si configura in fase di implementazione, insieme alla connessione con ogni distributore.
L’ordine
Registrato quando viene concordato
Il tuo agente raccoglie l’ordine nel punto vendita, con il cliente davanti. Prodotti, quantità, data. L’ordine può venire da Mobile Touch, la nostra soluzione per l’esecuzione sul campo, oppure da quello che la tua forza vendita usa già. A OTIF servono i dati degli ordini, dovunque siano registrati.
La consegna
I documenti di vendita del distributore
Trade Data Hub collega i sistemi dei tuoi distributori e ne fa confluire i documenti di vendita, già mappati sui tuoi codici prodotto e cliente. Ogni documento viene abbinato all’ordine che ha evaso.
Il confronto
Ordinato e consegnato a confronto, due livelli
Ordinato e consegnato a confronto: quali righe sono arrivate complete, quali incomplete, quanti giorni sono passati prima che l’ordine fosse consegnato per intero. Decidi tu se una riga incompleta rende incompleto tutto l’ordine, oppure se conta solo quella riga. I due livelli sono due report distinti sugli stessi dati, e una terza lettura rinuncia al test di completezza e mostra semplicemente quanta parte dell’ordine è stata consegnata.
Il risultato
Torna a chi ha raccolto l’ordine
Il tuo agente vede quali dei suoi ordini sono arrivati incompleti, e in quale punto vendita. In Mobile Touch quella vista è già integrata.
Che cosa si misura
Completezza, puntualità e i punti dove salta
Completezza della consegna
Se l’ordine è arrivato completo. Il conteggio può stare a livello di ordine intero, dove una riga incompleta rende incompleto tutto l’ordine, oppure a livello di singola riga, dove salta solo quella riga. La stessa consegna dà due percentuali diverse, quindi vale la pena tenere entrambe, e ognuna delle due può essere calcolata sulle quantità o sul valore. Una terza lettura rinuncia al test di completezza: divide semplicemente il consegnato per l’ordinato, e così 80 cartoni su 100 valgono l’80% invece di zero.
Puntualità della consegna
Quanti giorni passano dall’ordine a una consegna completa, e come si distribuiscono quei giorni. Una media di tre giorni composta per metà da consegne in giornata e per metà da consegne che arrivano dopo una settimana è un problema diverso da una media di tre giorni in cui ogni consegna ne richiede tre.
Dove salta
Classifiche che mostrano dove si trova il divario tra ordinato e consegnato: distributori senza nemmeno un ordine completo, prodotti che non arrivano mai interi, agenti con la quota più alta di ordini incompleti. Ogni classifica parte dal divario più grande.
Completezza e puntualità si scompongono allo stesso modo: per distributore fino alla filiale, per struttura commerciale fino all’agente che ha raccolto l’ordine, per categoria fino al singolo prodotto. «Dove salta» è impostata in modo diverso, come classifiche.
Il tasso di completezza su tutti gli ordini è dell’83,4%: tre delle cinque filiali sono sotto quel valore e la tabella mostra quali.
Orders delivered in full, last 12 months
15,406 delivered in full
3,066 short on at least one line
In-Full trend, last six months
By distributor, down to the branch
| Distributor | Branch | Orders | In full | In-Full rate | vs prev. |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor A | North | 3,180 | 3,021 | 95.0% +1.4 | |
| Distributor A | Central | 2,940 | 2,675 | 91.0% +0.6 | |
| Distributor B | South | 2,610 | 2,166 | 83.0% −0.9 | |
| Distributor C | East | 2,105 | 1,494 | 71.0% −3.2 | |
| Distributor C | West | 1,870 | 1,421 | 76.0% −1.1 |
Metà degli ordini si chiude entro due giorni. È la coda dopo il settimo giorno che tira su la media.
Orders closed on day
Average days by distributor
| Distributor | Avg days | |
|---|---|---|
| Distributor A | 1.8 | |
| Distributor D | 2.1 | |
| Distributor B | 2.6 | |
| Distributor E | 3.4 | |
| Distributor C | 5.9 |
Il distributore C sta a 5,9 giorni mentre la rete è in media a 2,8: quasi tutta la coda dopo il settimo giorno viene da un solo partner.
Classifiche che mostrano dove si concentra il divario, dal più grande.
Distributors with no complete order
Products with no order delivered in full
Reps whose orders suffer most
Largest gaps between ordered and delivered
| Product | Category | Ordered | Delivered | Short | Delivered vs ordered |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | Soft drinks | 8,400 | 6,460 | 1,940 | 76.9% |
| 0.25 L energy, 24-pack | Energy | 5,200 | 4,080 | 1,120 | 78.5% |
| Promotional multipack | Soft drinks | 3,600 | 2,730 | 870 | 75.8% |
| 0.5 L still water, 12-pack | Water | 6,900 | 6,540 | 360 | 94.8% |
Il multipack promozionale arriva incompleto proprio nel mese della promozione. Senza questa classifica, a posteriori sembra una promozione che non ha funzionato.
Chi legge il dato
Una misura, quattro letture
Il confronto tra ordinato e consegnato risponde a una domanda diversa per il direttore commerciale, per chi gestisce i distributori, per la supply chain e per il responsabile di area. I primi tre lo leggono in OneView, il responsabile di area dal telefono sul campo.
Tutti i distributori in un’unica lista, con la completezza più bassa in alto.
Distributors ranked by In-Full, weakest first
| Distributor | Markets | In-Full | Avg days | Agreed level | |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor C | 2 | 73.5% | 5.9 | below | |
| Distributor G | 1 | 78.0% | 4.2 | below | |
| Distributor B | 3 | 83.0% | 2.6 | below | |
| Distributor D | 2 | 92.4% | 2.1 | met | |
| Distributor A | 4 | 95.0% | 1.8 | met |
L’ultima colonna indica se il partner ha raggiunto il livello di completezza previsto dal contratto.
Un singolo distributore, aperto fino alla filiale e alla categoria.
By category
| Category | In-Full | |
|---|---|---|
| Soft drinks | 64% | |
| Energy | 71% | |
| Water | 88% | |
| Juices | 94% |
Lines that keep coming short
| Product | Months short | Avg shortfall |
|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | 6 of 6 | 23% |
| 0.25 L energy, 24-pack | 5 of 6 | 21% |
| Promotional multipack | 4 of 6 | 24% |
| 1 L juice, 8-pack | 3 of 6 | 11% |
Una riga d’ordine è arrivata incompleta in ognuno degli ultimi sei mesi, altre tre in almeno la metà di quei mesi.
Quando la stessa riga arriva incompleta presso più partner, di solito è il nostro stock a mancare.
Same line, several distributors
| Product | Distributors short | Share of network | Likely cause |
|---|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | 7 of 9 | our supply | |
| 0.25 L energy, 24-pack | 6 of 9 | our supply | |
| Promotional multipack | 4 of 9 | mixed | |
| 0.5 L still water, 12-pack | 1 of 9 | this partner |
Una riga incompleta presso sette partner insieme dice che il problema è il nostro stock; se riguarda un partner solo, il problema è quel partner.
L’area, fino all’agente i cui punti vendita continuano a ricevere consegne incomplete.
By territory
| Territory | Orders | In-Full | |
|---|---|---|---|
| Territory 14 | 640 | 72% | |
| Territory 9 | 580 | 79% | |
| Territory 22 | 510 | 84% | |
| Territory 5 | 690 | 93% |
Un punto vendita che riceve regolarmente solo una parte dell’ordine smette di ordinare. Prima perdi il punto vendita, poi il fatturato.
Dalla misura all’accordo
Uno standard di consegna che puoi scrivere nel contratto
Quando le due parti accettano lo stesso dato di completezza, un accordo di distribuzione può andare oltre i target di volume. Una volta che la completezza si misura ogni mese allo stesso modo, sui documenti emessi dal distributore, l’accordo può fissare un livello di completezza e prevedere un premio quando viene raggiunto.
Il livello concordato sta nel contratto accanto ai target di volume e alle condizioni promozionali, e Trade Terms & Settlement rendiconta tutti e tre allo stesso modo. Il dato di completezza in OneView mostra se il livello è stato raggiunto, e il motore di rendicontazione calcola il premio che ne deriva.
Un partner sotto il livello apre la stessa vista e vede, riga per riga, quali ordini sono arrivati incompleti.
Il livello concordato, la completezza che i documenti hanno mostrato e il premio che ne deriva. Dati del trimestre chiuso.
Agreed level against what the documents showed
| Distributor | Agreed level | In-Full measured | Avg days | Outcome | |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor A | 90% | 95.0% | 1.8 | bonus due | |
| Distributor D | 90% | 92.4% | 2.1 | bonus due | |
| Distributor F | 85% | 88.1% | 2.4 | bonus due | |
| Distributor B | 90% | 83.0% | 2.6 | below level | |
| Distributor C | 90% | 73.5% | 5.9 | below level |
Ogni riga è calcolata sui documenti di vendita emessi dal distributore, così nessuna delle due parti deve accettare il foglio di calcolo dell’altra.
What one agreement looks like
Measured In-Full against the agreed level
Da dove vengono i numeri
Misurato presso due produttori globali, nel beverage e nel consumer health
Entrambi i produttori vendono tramite distributori e grossisti in più mercati e avevano lo stesso divario tra ordinato e consegnato prima che partisse la misurazione. Gli ordini erano già registrati in digitale dagli agenti, la merce usciva dal magazzino del distributore e nessuno sapeva dire quanta parte dell’ordinato fosse davvero arrivata.
La prima cosa che è cambiata è stata la conversazione con il partner. Una riunione mensile che era uno scambio di impressioni è diventata un confronto sugli stessi numeri, letti da entrambe le parti e presi dai documenti emessi dal distributore. Le consegne complete sono salite fino al 95%. I giorni fino a una consegna completa si sono dimezzati, da cinque a due e mezzo.
Domande
OTIF nella distribuzione FMCG
Che cos’è l’OTIF?
OTIF sta per On-Time In-Full, cioè consegne puntuali e complete. Misura se un ordine è stato consegnato entro la data concordata e nella quantità ordinata per intero. Nella distribuzione FMCG l’ordine lo raccoglie la forza vendita del produttore nel punto vendita e lo trasmette al distributore o al grossista che deve consegnarlo. Il confronto è tra quell’ordine e il documento di vendita che il distributore emette quando la merce parte. Un ordine che arriva completo ma in ritardo non conta come OTIF. Non conta come OTIF nemmeno un ordine che arriva nel giorno giusto ma con due cartoni in meno.
Come si calcola l’OTIF?
Dividi il numero di ordini consegnati puntuali e completi per il totale degli ordini del periodo. Due decisioni cambiano il risultato più della formula. La prima è il livello a cui fai il conteggio: l’ordine intero, dove una riga incompleta rende incompleto tutto l’ordine, oppure la singola riga, dove salta solo quella riga. Una riga consegnata in parte, a quel livello, non vale niente: il 90% della quantità conta come zero. La stessa consegna dà così due percentuali diverse, e vale la pena tenere entrambe. La seconda decisione è dove parte e dove si ferma il cronometro. La convenzione sulle date deve essere una sola per tutti i distributori, altrimenti il confronto tra loro non significa niente.
Qual è un buon livello di OTIF?
Dipende dal canale e da quello che dice l’accordo, quindi il riferimento che vale la pena guardare è il tuo stesso andamento. Nelle nostre implementazioni con produttori FMCG la completezza delle consegne è salita fino al 95%, una volta attivata la misura, con i risultati discussi ogni mese con i distributori. Conta meno il livello e più sapere quale partner, quale filiale e quale prodotto stanno sotto la media.
Che differenza c’è tra OTIF e fill rate?
Il fill rate, cioè la quota consegnata su quella ordinata, si legge di solito in proporzione: 80 cartoni consegnati su 100 ordinati fanno l’80%. La completezza della consegna è binaria, quindi una consegna a cui manca qualcosa non viene contata affatto e, a parità di dati, la completezza non risulta mai superiore al fill rate. Ogni cartone che manca allarga la distanza tra i due valori. L’OTIF aggiunge la data di consegna, quindi anche una consegna completa, se arriva in ritardo, non viene contata. Se leggi entrambi gli indicatori, distingui le due cause: quando manca lo stock scende il fill rate, quando il camion arriva in ritardo il fill rate resta intatto e l’OTIF salta.
Che cosa serve avere prima di poter misurare l’OTIF?
Servono due cose: gli ordini registrati nel momento in cui vengono concordati e i documenti di vendita del distributore che ti tornano indietro. L’abbinamento tra ordine e documento si configura in fase di implementazione, così ogni documento di vendita si legge insieme all’ordine che ha evaso. Chi usa già Trade Data Hub ha i documenti che confluiscono, quindi resta da collegare solo la parte degli ordini.
Come lavoriamo insieme
Parti dai distributori con cui già ti confronti
Nessuno misura tutti i partner dal primo giorno. Il primo perimetro è volutamente stretto, perché serve a capire se il numero ti dice qualcosa che non sapevi già.
Proof of concept
Un distributore, un’area
Il partner lo scegli tu. Colleghiamo i suoi documenti di vendita ai tuoi ordini e misuriamo a ritroso un trimestre, così il primo risultato lo leggi il primo giorno invece di aspettarlo tre mesi.
Prima implementazione
I partner che fanno i volumi
I distributori che muovono più volume e le categorie in cui una settimana di rottura di stock costa caro. Di solito è qui che un livello di consegna entra per la prima volta in un accordo.
Rollout completo
Tutta la rete distributiva
Tutti i partner sulla stessa definizione di consegna completa e sulla stessa convenzione sulle date, così la riunione trimestrale parte da una classifica invece che da contestazioni singole.
Quanto si muove il numero dipende da quello che accade dopo la riunione mensile. I produttori che hanno raggiunto il 95% di completezza hanno messo il risultato all’ordine del giorno di ogni incontro con i distributori, e ce l’hanno lasciato.
Guardalo sui tuoi ordini
Dicci con quali distributori lavori e come ricevono i tuoi ordini. Ti mostriamo che risultato dà una misura OTIF in una situazione come la tua.
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