Ihr Außendienst hat die Bestellung aufgenommen. Hat der Distributor sie geliefert?
Sie sehen die Bestellungen, die Ihr Außendienst aufgenommen hat, und Sie sehen, was der Distributor abgerechnet hat. Was zwischen beiden fehlt, ist die Ware, die im Laden nie angekommen ist.
Die OTIF-Messung vergleicht beides, Bestellung für Bestellung und Position für Position. Eine Lieferung, die zu spät kam oder weniger enthielt, als der Laden bestellt hatte, erreicht Sie nicht erst als Anruf. Grundlage sind die Bestellungen aus Ihrem Außendienst und die Rechnungen, die Ihre Distributoren ausstellen.
Zwischen Bestellung und Rechnung
Sobald die Bestellung beim Distributor liegt, sehen Sie als Nächstes eine Umsatzzahl
Ihr Außendienstmitarbeiter besucht ein Geschäft, nimmt die Bestellung auf und schickt sie an den Distributor, der dieses Geschäft beliefert. Ab diesem Moment entscheidet jemand anderes darüber. Der Distributor stellt die Sendung zusammen, legt fest, was jetzt hinausgeht und was auf die nächste Lieferrunde wartet, und liefert die Ware aus.
Daraus folgen drei Effekte, und keiner davon steht in Ihren Berichten.
Eine unvollständige Lieferung sieht genauso aus wie schwache Nachfrage. Der Laden hat zwölf Kartons bestellt, der Distributor hat sieben geschickt. Die fünf fehlenden Kartons verkauft niemand. Im Distributor-Sell-out steht dann ein Produkt, das sich langsam dreht, und die nächste Bestellung fällt kleiner aus. Der Laden hat sich nicht für den Wettbewerb entschieden. Er hatte einfach nichts im Regal, was er verkaufen konnte.
Eine verspätete Lieferung hinterlässt im Monatsergebnis keine Spur. Eine Bestellung, die neun Tage gebraucht hat statt zweieinhalb, fällt immer noch in denselben Monat, und der Monat sieht damit normal aus. Der Laden hat seinen Restbestand in zwei Tagen verkauft, danach blieb das Regal eine Woche leer, mitten in einer Aktion, die Sie bezahlt haben.
Und niemand kann sagen, wo das Problem sitzt. Fragen Sie, welcher Distributor zu spät liefert oder welche seiner Niederlassungen in einer Kategorie zu wenig ausliefert, dann kommt die Antwort von dem, der sich am lautesten beschwert hat. Ihr Vertrieb weiß, dass die Lieferungen ein Problem sind. Zeigen kann er nicht, welcher Distributor, welches Geschäft oder welche Woche.
So funktioniert es
Jede Bestellung gegen das, was der Distributor tatsächlich abgerechnet hat
On Time In Full (OTIF), also termingerecht und vollständig geliefert, beruht auf zwei Datenquellen, die Sie schon haben. Das sind die Bestellungen aus Ihrem Außendienst und die Rechnungen, die der Distributor ausstellt, wenn die Ware sein Lager verlässt. Die Messung hängt davon ab, dass beide einander zugeordnet werden, und diese Zuordnung entsteht während der Implementierung, zusammen mit der Anbindung jedes Distributors.
Die Bestellung
Erfasst, sobald sie vereinbart ist
Ihr Außendienstmitarbeiter erfasst die Bestellung im Laden, mit dem Kunden vor sich. Artikel, Mengen, Datum. Die Bestellung kann aus Mobile Touchkommen, unserer eigenen Lösung für den Außendienst, oder aus dem, was Ihre Teams schon nutzen. Für die Messung sind die Bestelldaten nötig, unabhängig davon, wo sie liegen.
Die Lieferung
Die eigenen Rechnungen des Distributors
Trade Data Hub verbindet die Systeme der Distributoren, über die Sie verkaufen, und übersetzt deren Rechnungen in Ihre eigenen Artikel- und Kundennummern. Jede Rechnung wird der Bestellung zugeordnet, die sie abdeckt.
Der Vergleich
Bestellt gegen geliefert, auf zwei Ebenen
Welche Positionen kamen vollständig, welche unvollständig, wie viele Tage vergingen bis zum Abschluss der Bestellung. Sie entscheiden, ob eine unvollständige Position die ganze Bestellung unvollständig macht oder nur für diese Position zählt. Für beide Ebenen gibt es getrennte Berichte auf denselben Daten, und ein dritter verzichtet auf die Vollständigkeitsprüfung und zeigt einfach, wie viel von der Bestellung angekommen ist.
Das Ergebnis
Zurück zu dem, der die Bestellung aufgenommen hat
Ihr Außendienstmitarbeiter sieht, welche seiner eigenen Bestellungen unvollständig angekommen sind und in welchem Geschäft. In Mobile Touch ist diese Ansicht bereits enthalten.
Was gemessen wird
Vollständigkeit, Liefertermin und die Frage, wo es hakt
Vollständigkeit der Lieferung
Ob die Bestellung vollständig angekommen ist. Gezählt wird entweder über die ganze Bestellung, bei der eine unvollständige Position alles unvollständig macht, oder Position für Position, sodass nur diese eine Position ausfällt. Dieselbe Lieferung ergibt damit zwei verschiedene Prozentwerte. Es lohnt sich, beide zu führen, und jeder von beiden lässt sich nach Menge oder nach Wert berechnen. Eine dritte Lesart verzichtet auf die Vollständigkeitsprüfung und teilt geliefert durch bestellt, sodass 80 von 100 Kartons als 80 % zählen und nicht als null.
Liefertermintreue
Wie viele Tage von der Bestellung bis zur vollständigen Lieferung vergehen und wie sich diese Tage verteilen. Ein Durchschnitt von drei Tagen, der zur Hälfte aus Lieferungen am selben Tag und zur Hälfte aus Lieferungen nach einer Woche entsteht, ist ein anderes Problem als ein Durchschnitt von drei Tagen, bei dem alles drei Tage braucht.
Wo es hakt
Ranglisten, die zeigen, wo die Fehlmengen sitzen: Distributoren ohne eine einzige vollständige Bestellung, Artikel, die nie vollständig ankommen, und die Außendienstmitarbeiter, deren Bestellungen am stärksten betroffen sind. Jede Liste ist so sortiert, dass die größten Fehlmengen oben stehen.
Vollständigkeit und Liefertermintreue lassen sich auf dieselbe Weise aufschlüsseln, nach Distributor bis zur Niederlassung, nach Ihrer eigenen Vertriebsstruktur bis zu dem Außendienstmitarbeiter, der die Bestellung aufgenommen hat, und nach Kategorie bis zum einzelnen Artikel. Die dritte Ansicht besteht aus Ranglisten.
Über alle Bestellungen beträgt der Anteil vollständiger Lieferungen 83,4 %. Drei der fünf Niederlassungen liegen darunter, und die Tabelle zeigt, welche.
Orders delivered in full, last 12 months
15,406 delivered in full
3,066 short on at least one line
In-Full trend, last six months
By distributor, down to the branch
| Distributor | Branch | Orders | In full | In-Full rate | vs prev. |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor A | North | 3,180 | 3,021 | 95.0% +1.4 | |
| Distributor A | Central | 2,940 | 2,675 | 91.0% +0.6 | |
| Distributor B | South | 2,610 | 2,166 | 83.0% −0.9 | |
| Distributor C | East | 2,105 | 1,494 | 71.0% −3.2 | |
| Distributor C | West | 1,870 | 1,421 | 76.0% −1.1 |
Die Hälfte der Bestellungen ist innerhalb von zwei Tagen abgeschlossen. Was den Durchschnitt nach oben zieht, ist der Ausläufer ab Tag sieben.
Orders closed on day
Average days by distributor
| Distributor | Avg days | |
|---|---|---|
| Distributor A | 1.8 | |
| Distributor D | 2.1 | |
| Distributor B | 2.6 | |
| Distributor E | 3.4 | |
| Distributor C | 5.9 |
Distributor C liegt bei 5,9 Tagen, das Netz im Schnitt bei 2,8. Der Ausläufer ab Tag sieben geht damit fast vollständig auf einen Partner zurück.
Ranglisten, die zeigen, wo sich die Fehlmengen ballen, die größten oben.
Distributors with no complete order
Products with no order delivered in full
Reps whose orders suffer most
Largest gaps between ordered and delivered
| Product | Category | Ordered | Delivered | Short | Delivered vs ordered |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | Soft drinks | 8,400 | 6,460 | 1,940 | 76.9% |
| 0.25 L energy, 24-pack | Energy | 5,200 | 4,080 | 1,120 | 78.5% |
| Promotional multipack | Soft drinks | 3,600 | 2,730 | 870 | 75.8% |
| 0.5 L still water, 12-pack | Water | 6,900 | 6,540 | 360 | 94.8% |
Die Aktionspackung wurde in dem Monat unvollständig geliefert, in dem die Aktion lief. Ohne diese Liste liest sich das später wie eine Aktion, die nicht funktioniert hat.
Wer die Zahlen liest
Eine Messung, vier Lesarten
Der Vergleich von Bestellung und Lieferung beantwortet für den Vertriebsleiter, den Distributor Manager, den Supply-Chain-Verantwortlichen und den Regionalleiter jeweils eine andere Frage. Die ersten drei lesen die Zahlen in OneView, der vierte auf dem Smartphone im Außendienst.
Alle Distributoren in einer Liste, der niedrigste Anteil vollständiger Lieferungen oben.
Distributors ranked by In-Full, weakest first
| Distributor | Markets | In-Full | Avg days | Agreed level | |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor C | 2 | 73.5% | 5.9 | below | |
| Distributor G | 1 | 78.0% | 4.2 | below | |
| Distributor B | 3 | 83.0% | 2.6 | below | |
| Distributor D | 2 | 92.4% | 2.1 | met | |
| Distributor A | 4 | 95.0% | 1.8 | met |
Die letzte Spalte zeigt, ob der Partner den im Vertrag festgelegten Zielwert erreicht hat.
Ein einzelner Distributor, aufgeschlüsselt bis zur Niederlassung und zur Kategorie.
By category
| Category | In-Full | |
|---|---|---|
| Soft drinks | 64% | |
| Energy | 71% | |
| Water | 88% | |
| Juices | 94% |
Lines that keep coming short
| Product | Months short | Avg shortfall |
|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | 6 of 6 | 23% |
| 0.25 L energy, 24-pack | 5 of 6 | 21% |
| Promotional multipack | 4 of 6 | 24% |
| 1 L juice, 8-pack | 3 of 6 | 11% |
Eine Position kam in jedem der letzten sechs Monate unvollständig an, drei weitere in mindestens der Hälfte dieser Monate.
Wenn dieselbe Position bei mehreren Partnern unvollständig ankommt, fehlt der Bestand meist bei Ihnen.
Same line, several distributors
| Product | Distributors short | Share of network | Likely cause |
|---|---|---|---|
| 1.5 L carbonated, 6-pack | 7 of 9 | our supply | |
| 0.25 L energy, 24-pack | 6 of 9 | our supply | |
| Promotional multipack | 4 of 9 | mixed | |
| 0.5 L still water, 12-pack | 1 of 9 | this partner |
Eine Position, die bei sieben Partnern gleichzeitig unvollständig ankommt, deutet auf Ihren eigenen Bestand hin. Kommt dieselbe Position nur bei einem Partner unvollständig an, liegt es an diesem Partner.
Die Region, bis zu dem Außendienstmitarbeiter, dessen Geschäfte immer wieder unvollständig beliefert werden.
By territory
| Territory | Orders | In-Full | |
|---|---|---|---|
| Territory 14 | 640 | 72% | |
| Territory 9 | 580 | 79% | |
| Territory 22 | 510 | 84% | |
| Territory 5 | 690 | 93% |
Ein Laden, der immer nur einen Teil seiner Bestellung bekommt, bestellt irgendwann nicht mehr. Zuerst verlieren Sie den Laden, den Umsatz danach.
Von der Messung zum Vertrag
Ein Lieferstandard, den Sie in die Handelsverträge schreiben
Wenn sich beide Seiten auf dieselbe Zahl für vollständig gelieferte Bestellungen verständigen, kann ein Vertrag mit dem Distributor mehr enthalten als Mengenziele. Sobald der Anteil vollständiger Lieferungen jeden Monat gleich gemessen wird, aus den eigenen Rechnungen des Distributors, kann der Vertrag dafür einen Zielwert festlegen und einen Bonus vorsehen, wenn der Zielwert erreicht ist.
Der vereinbarte Zielwert steht im Vertrag neben den Mengenzielen und den Aktionskonditionen, und Trade Terms & Settlement rechnet alle drei nach demselben Verfahren ab. Der Anteil vollständiger Lieferungen in OneView zeigt, ob der Zielwert erreicht wurde, und die Abrechnung ermittelt den Bonus, der daraus folgt.
Ein Partner unter dem Zielwert öffnet dieselbe Ansicht und sieht Position für Position, welche Bestellungen unvollständig ankamen.
Der vereinbarte Zielwert, der Anteil vollständiger Lieferungen aus den Rechnungen und der Bonus, der daraus folgt. Zahlen für das abgeschlossene Quartal.
Agreed level against what the documents showed
| Distributor | Agreed level | In-Full measured | Avg days | Outcome | |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor A | 90% | 95.0% | 1.8 | bonus due | |
| Distributor D | 90% | 92.4% | 2.1 | bonus due | |
| Distributor F | 85% | 88.1% | 2.4 | bonus due | |
| Distributor B | 90% | 83.0% | 2.6 | below level | |
| Distributor C | 90% | 73.5% | 5.9 | below level |
Jede Zeile ist aus den eigenen Rechnungen des Distributors berechnet, sodass keine Seite die Tabelle der anderen akzeptieren muss.
What one agreement looks like
Measured In-Full against the agreed level
Woher die Zahlen kommen
Gemessen bei zwei internationalen Herstellern, im Getränkesegment und im Consumer-Health-Segment
Beide verkaufen in mehreren Märkten über Distributoren und Großhändler, und beide hatten vor der Messung dieselbe Lücke. Die Bestellungen waren beim Außendienst bereits digital erfasst, die Ware verließ das Lager des Distributors, und niemand konnte sagen, wie viel vom Bestellten tatsächlich ankam.
Zuerst änderte sich das Gespräch mit dem Partner. Das Monatsgespräch war vorher ein Austausch von Eindrücken. Heute lesen beide Seiten dieselben Zahlen, berechnet aus den Rechnungen, die der Distributor selbst ausgestellt hat. Der Anteil der vollständigen Lieferungen erreichte bis zu 95 %. Die Zeit bis zur vollständigen Lieferung halbierte sich, von fünf auf zweieinhalb Tage.
Fragen
OTIF in der FMCG-Distribution
Was ist OTIF?
OTIF steht für On Time In Full, also termingerecht und vollständig geliefert. Die Kennzahl misst, ob eine Bestellung zum vereinbarten Termin und vollständig in der bestellten Menge geliefert wurde. In der FMCG-Distribution wird sie auf den Bestellungen gelesen, die der Außendienst eines Herstellers bei Distributoren und Großhändlern aufnimmt, und gegen die Rechnungen, die diese Distributoren beim Warenausgang ausstellen. Eine Bestellung, die vollständig, aber zu spät ankommt, zählt nicht als OTIF. Und eine, die am Termin ankommt und zwei Kartons zu wenig enthält, zählt genauso wenig.
Wie wird OTIF berechnet?
Teilen Sie die Zahl der Bestellungen, die termingerecht und vollständig geliefert wurden, durch die Gesamtzahl der Bestellungen im Zeitraum. Zwei Entscheidungen verändern das Ergebnis stärker als die Formel. Die erste betrifft die Ebene, auf der Sie zählen, also die ganze Bestellung, bei der eine unvollständige Position alles unvollständig macht, oder die einzelne Position, bei der nur diese Position ausfällt. Eine teilweise gelieferte Position zählt auf dieser Ebene wie null, sodass 90 % der Menge so viel wert sind wie nichts. Zwei verschiedene Prozentwerte auf derselben Lieferung sind deshalb normal, und beide sollten Sie führen. Die zweite Entscheidung ist, wann die Frist beginnt und wann sie endet. Für alle Distributoren braucht es dieselbe Regel dafür, welches Datum zählt, sonst sagt der Vergleich zwischen ihnen nichts aus.
Was ist ein guter OTIF-Wert?
Das hängt vom Kanal ab und davon, was im Vertrag steht, deshalb ist der Vergleich mit den eigenen Vormonaten der Wert, der sich lohnt. In unseren Implementierungen bei FMCG-Herstellern erreichte der Anteil der vollständigen Lieferungen bis zu 95 %, sobald die Messung lief und die Ergebnisse jeden Monat mit den Distributoren besprochen wurden. Wichtiger als die Höhe des Werts ist zu wissen, welcher Partner, welche Niederlassung und welcher Artikel unter dem Durchschnitt liegt.
Was ist der Unterschied zwischen OTIF und Fill Rate?
Die Fill Rate, also die anteilige Erfüllungsquote, wird in der Regel als Verhältnis gelesen: 80 von 100 bestellten Kartons sind 80 %. Die Vollständigkeit der Lieferung wird dagegen binär bewertet. Eine unvollständige Lieferung zählt gar nicht, und bei denselben Zahlen fällt der Anteil vollständiger Lieferungen nie höher aus als die Fill Rate. Jeder fehlende Karton treibt die beiden Werte weiter auseinander. Bei OTIF kommt der Termin hinzu, und eine vollständige Lieferung, die zu spät kommt, zählt ebenfalls nicht. Wer beide Werte liest, kann die beiden Ursachen unterscheiden: Fehlender Bestand drückt die Fill Rate, ein verspäteter Lkw lässt sie unberührt und fällt bei OTIF durch.
Was muss vorhanden sein, damit OTIF gemessen werden kann?
Dafür braucht es zwei Voraussetzungen. Bestellungen, die in dem Moment erfasst werden, in dem sie vereinbart werden, und die Rechnungen des Distributors, die bei Ihnen eingehen. Die Zuordnung der beiden wird während der Implementierung eingerichtet, damit jede Rechnung gegen die Bestellung gelesen werden kann, die sie abdeckt. Bei Herstellern, die Trade Data Hub schon nutzen, gehen die Rechnungen bereits ein, dann fehlt nur noch die Anbindung der Bestellungen.
So arbeiten wir zusammen
Fangen Sie bei den Distributoren an, mit denen Sie ohnehin streiten
Niemand misst vom ersten Tag an jeden Partner. Der erste Zuschnitt ist absichtlich eng, denn es geht darum, zu sehen, ob die Zahl etwas zeigt, was Sie noch nicht wussten.
Proof of Concept
Ein Distributor, eine Region
Sie wählen den Partner. Wir ordnen seine Rechnungen Ihren Bestellungen zu und messen ein Quartal rückblickend, damit Sie das erste Ergebnis am ersten Tag lesen.
Erste Ausbaustufe
Die Partner, die das Volumen tragen
Jetzt kommen die Distributoren mit dem größten Volumen dazu, und die Kategorien, in denen eine Woche ohne Ware im Regal teuer ist. Hier wird ein Zielwert für die Lieferungen meist zuerst in den Vertrag aufgenommen.
Vollständiger Rollout
Das gesamte Distributionsnetz
Alle Partner auf Basis derselben Definition, was vollständig heißt, und derselben Regel dafür, welches Datum zählt, sodass das Quartalsgespräch von einer Rangliste ausgeht.
Wie weit sich die Zahl bewegt, hängt davon ab, was nach dem Monatsgespräch passiert. Die Hersteller, die bei den vollständigen Lieferungen 95 % erreicht haben, haben das Ergebnis auf die Agenda jedes Gesprächs mit dem Distributor gesetzt und dort belassen.
Prüfen Sie OTIF an Ihren eigenen Bestellungen
Sagen Sie uns, mit welchen Distributoren Sie arbeiten und wie Ihre Bestellungen dorthin kommen. Wir zeigen Ihnen, was eine OTIF-Messung bei einer Distributionsstruktur wie Ihrer ergibt.
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