On-Time In-Full
OTIF co to jest: co mierzy wskaźnik dostaw na czas i w komplecie i jak go policzyć
OTIF to jeden z tych wskaźników, co do których wszyscy w handlu są zgodni, dopóki ktoś nie musi go policzyć. Dwie osoby mogą wziąć ten sam tydzień dostaw i podać 71% i 94%, obie poprawnie, bo policzyły co innego. Poniżej: co ten wskaźnik pokazuje, jak się go liczy i gdzie ta liczba się psuje.
Co znaczy skrót OTIF
OTIF to On-Time In-Full, czyli dostawy na czas i w komplecie. Dostawa liczy się wtedy, gdy zostanie dowieziona w uzgodnionym terminie i w zamówionej ilości. Oba warunki naraz, w tej samej dostawie.
Na słowie „oba” opiera się cały wskaźnik. Dostawa dowieziona w obiecanym dniu, ale bez dwóch kartonów, nie liczy się. Dostawa dowieziona w komplecie, cztery dni po terminie, też nie. OTIF nie uśrednia terminowości i kompletności. To odsetek zamówień, przy których nie zawiódł ani termin, ani kompletność.
Dlatego OTIF nigdy nie wychodzi wyżej niż terminowość i kompletność, które podaje się, zanim ktokolwiek zacznie mierzyć, a zwykle wypada wyraźnie niżej od obu. Dostawy bywają albo spóźnione, albo niekompletne, rzadko jedno i drugie naraz, więc każdy z tych wskaźników osobno wygląda przyzwoicie, a połączony już nie.
Jak liczy się OTIF
Liczbę zamówień dowiezionych na czas i w komplecie dzielisz przez liczbę wszystkich zamówień z danego okresu. Wzór mieści się w jednej linijce. Cała reszta to decyzje, które podejmujesz, zanim zaczniesz liczyć.
Co liczysz: całe zamówienia czy pojedyncze pozycje
Zamówienie ma pozycje. Jeśli na jednej z dwunastu pozycji zabrakło towaru, zawiodło całe zamówienie czy tylko ta pozycja? Oba sposoby liczenia są uprawnione. Liczenie dla całych zamówień odpowiada na pytanie, jak często odbiorca dostał wszystko, o co prosił. Liczenie dla pozycji odpowiada na pytanie, ile z obiecanego towaru naprawdę dowieziono. Z tego samego tygodnia wychodzą dwa różne procenty i oba warto zachować, bo opisują różne części tego samego problemu.
Co liczy się jako dowiezione
Kompletność dostawy jest zerojedynkowa na obu poziomach: dowiezione 90% ilości na pozycji nie daje 90% wyniku, tylko zero. Zespoły przyzwyczajone do fill rate, czyli do wskaźnika liczonego proporcjonalnie, uznają to na początku za bezlitosne i właśnie na tym polega przydatność OTIF. Dla sklepu z pustą półką dostawa niekompletna nie jest częściowym sukcesem.
Fill rate, czyli trzecia liczba w tej rozmowie
Wielu producentów prowadzi obok OTIF także fill rate: ilość dowieziona podzielona przez ilość zamówioną, gdzie 80 kartonów ze 100 liczy się jako 80%. Po fill rate widać, ile z zamówienia udało się zrealizować, a po OTIF, czy zamówienie w ogóle się zalicza.
Od kiedy i do kiedy liczy się dni
Terminowość dostawy to ta połowa, o którą toczą się spory, prawie zawsze z tego samego powodu: każda ze stron liczy od innego momentu.
Liczenie może się zaczynać wtedy, gdy przedstawiciel zebrał zamówienie, gdy zamówienie trafiło do dystrybutora albo gdy dystrybutor je potwierdził. Końcem może być data na dokumencie WZ, data przyjęcia towaru na magazyn albo data wystawienia faktury. Zależnie od tego, który koniec przyjmiesz, ta sama dostawa przesuwa się o dwa albo trzy dni.
Którykolwiek sposób liczenia dni wybierzesz, ma obowiązywać każdego partnera tak samo. Gdy dwóch dystrybutorów mierzysz inaczej, ranking w raporcie nic nie znaczy i wszyscy na spotkaniu o tym wiedzą.
Dlatego przeglądy OTIF schodzą na spór o dane, zamiast na rozmowę o dostawach.
OTIF i fill rate to dwie różne liczby
Bywają traktowane, jakby były wymienne, a mierzą co innego. Ta różnica jest przydatna.
| Fill rate | OTIF | |
|---|---|---|
| Co mierzy | ile z zamówionej ilości dowieziono | czy zamówienie dowieziono w komplecie i na czas |
| Jak się liczy | proporcjonalnie: 80 kartonów ze 100 to 80% | zerojedynkowo: dostawa niekompletna nie liczy się wcale |
| Czego nie pokazuje | terminu, w żadnym stopniu | jak duży jest brak, kiedy czegoś zabrakło |
| Do czego się przydaje | do zmierzenia skali braków | do utrzymania standardu dostaw |
Czytane razem rozdzielają dwie przyczyny. Brak towaru w magazynie obniża fill rate i ciągnie w dół także OTIF. Ciężarówka, która wyjechała dwa dni po terminie, nie zmienia fill rate, a OTIF psuje w całości. Z jednej liczby widać, ile towaru brakuje, z drugiej, czy dostawa spełniła oba warunki.
Jaki poziom OTIF jest dobry
Uczciwa odpowiedź brzmi: punktem odniesienia, który warto śledzić, jest własny trend, bo poziom zależy od kanału, od kategorii i od tego, co zapisano w umowie. Produkt chłodzony dowożony codziennie i multipak promocyjny zbudowany pod jedną akcję nie dają się porównać jedną skalą.
Dwie obserwacje powtarzają się u producentów, z którymi pracujemy. Pierwszy pomiar zwykle wypada niżej, niż się tego oczekuje. To cecha samego wskaźnika, a nie ocena partnera. Wynik rusza z miejsca wtedy, gdy omawia się go co miesiąc z dystrybutorami, zamiast raportować wewnątrz firmy. W naszych wdrożeniach kompletność dostawy sięgała nawet 95%, gdy pomiar już działał, a wyniki leżały na stole na każdym spotkaniu z dystrybutorem. Ta liczba dotyczy samej kompletności dostawy. OTIF, w którym liczy się dodatkowo termin, na tych samych danych wychodzi niżej.
Ważniejsze od samego poziomu jest to, co się pod nim kryje: który partner, który oddział, który produkt.
Kiedy dostawa nie jest Twoja
Dotąd zakładaliśmy, że kontrolujesz dostawę. W FMCG sprzedawanym przez dystrybutorów tak nie jest.
Przedstawiciel przyjmuje zamówienie w sklepie. Zamówienie idzie do dystrybutora, który ten sklep obsługuje. Dystrybutor kompletuje zamówienie, wysyła je i wystawia fakturę. Producent widzi zamówienie, które jego przedstawiciel przyjął i przekazał dalej, oraz wynik sprzedaży, który wraca do niego od dystrybutora. Między tymi dwiema liczbami mieści się każdy karton, który nigdy nie trafił na półkę.
Sprzedaż przez dystrybutorów zmienia w pomiarze OTIF trzy rzeczy.
Dane od początku nie są Twoje
Dowód na to, co dowieziono, jest w dokumentach sprzedaży, które dystrybutor wystawia przy wydaniu towaru z magazynu, zarówno w WZ, jak i w fakturach. W Twoich własnych zapisach tego dowodu nie ma. Pomiar zaczyna się od tego, że te dokumenty trafiają do Ciebie w czytelnej formie, powiązane z zamówieniami, których dotyczą, i opisane Twoimi kodami produktów i klientów.
Sposób liczenia dni trzeba uzgodnić z każdym dystrybutorem
Przy własnym transporcie sam ustalasz, od kiedy i do kiedy liczysz dni. Przy dwudziestu dystrybutorach musisz to uzgodnić i wpisać do umowy, inaczej każdy przegląd zaczyna się od sporu o to, która data się liczy.
OTIF przestaje być raportem wewnętrznym i staje się wspólnym standardem
Kiedy obie strony przyjmą tę samą liczbę kompletności dostaw, policzoną na podstawie dokumentów wystawionych przez samego dystrybutora, standard dostaw może trafić do umowy obok celów wolumenowych, z przypisanym do niego bonusem. To już inna rozmowa niż proszenie partnera, żeby się poprawił. Pod ten przypadek powstał moduł OTIF w Trade Terms & Settlement .
Trzy błędy, które psują wynik OTIF
Mieszanie poziomów w jednym raporcie
Całe zamówienia na jednym slajdzie, pozycje na następnym i trend, którego nikt nie potrafi wytłumaczyć. Trzymaj oba sposoby liczenia, przy każdym napisz, czego dotyczy, i nigdy ich nie uśredniaj.
Liczenie od daty faktury
Faktura powstaje wtedy, kiedy dystrybutor jest gotowy ją wystawić, a to nie jest moment, w którym towar dowieziono. Ta data jest najłatwiej dostępna i to przy niej wynik po cichu wychodzi lepszy, niż był.
Usuwanie zamówień po fakcie
Anulowane pozycje, korekty ilości uzgodnione przez telefon, zamówienia awaryjne, które od początku nie miały być kompletne. Każde z tych wyłączeń z osobna da się obronić. Razem zamieniają wskaźnik w opis tych dostaw, które wybierasz do liczenia.
Andrzej Masłowski
Deputy Director of Sales and Implementations
Asseco Business Solutions
Andrzej odpowiada za sprzedaż i wdrożenia Trade Data Hub oraz Trade Terms & Settlement. Pomiar OTIF wtedy, gdy dowozi dystrybutor, to jego codzienna praca: dokumenty, sposób liczenia dni i warunki handlowe między producentem a partnerami, którzy tę dostawę wykonują.
Jeśli właśnie ustawiasz taki pomiar albo spierasz się o tę liczbę z partnerem, to jest rozmowa, którą warto odbyć właśnie z nim.
Najczęstsze pytania
Czy OTIF i DIFOT to ten sam wskaźnik?
W praktyce tak. DIFOT to delivered in full, on time, czyli te same dwa warunki w odwrotnej kolejności. Część firm nazywa DIFOT-em to, co odebrał odbiorca, a OTIF-em to, co wysłał dostawca. Jeśli w jednej organizacji żyją oba określenia, spisz, które z nich liczysz na którym dokumencie.
Kto odpowiada za OTIF w firmie, która sprzedaje przez dystrybutorów?
Odpowiedzialność dzieli się między dwie role i dlatego często nie ma właściciela. Za dostępność towaru odpowiada łańcuch dostaw, za relację z dystrybutorem sprzedaż, a nieudana dostawa jest zwykle mieszanką jednego i drugiego. Pomiar działa wtedy, gdy z jednego raportu korzystają obie strony: w podziale na dystrybutorów do rozmowy handlowej i w podziale na produkty do rozmowy o dostępności.
Czy da się mierzyć OTIF, kiedy dowozi dystrybutor, a nie producent?
Tak. Pomiar opiera się na dokumentach, a nie na tym, jak przebiega sama dostawa. Zamówienia, które przedstawiciele w terenie przyjmują w sklepach i przekazują dystrybutorom, zestawiasz z dokumentami sprzedaży, które dystrybutor wystawia przy wydaniu towaru z magazynu. Porównujesz zamówienie po zamówieniu i pozycja po pozycji. Dlatego wynik nadaje się do zapisania w umowie z dystrybutorem.
Zobacz, jak OTIF wygląda na Twoich zamówieniach
Każde zamówienie od Twoich przedstawicieli, zestawione z dokumentami sprzedaży dystrybutorów, zamówienie po zamówieniu i pozycja po pozycji.
