On Time In Full
OTIF Bedeutung: was die Kennzahl misst und wie sie berechnet wird
OTIF ist eine dieser Kennzahlen, über die im Handel Einigkeit herrscht, bis jemand sie ausrechnen muss. Zwei Personen können dieselbe Lieferwoche auswerten und dabei 71 % beziehungsweise 94 % melden. Beide Zahlen stimmen, weil jede von ihnen etwas anderes gezählt hat. Hier steht, was die Kennzahl aussagt, wie sie berechnet wird und an welchen Stellen die Zahl falsch wird.
Wofür die Buchstaben stehen
OTIF steht für On Time In Full, also termingerecht und vollständig geliefert. Eine Lieferung zählt nur, wenn beides stimmt: der vereinbarte Termin und die bestellte Menge. Beides gleichzeitig, bei ein und derselben Lieferung.
Das Wort „beides“ ist die ganze Kennzahl. Eine Lieferung, die am zugesagten Tag kam und zwei Kartons zu wenig enthielt, zählt nicht. Eine Lieferung, die vollständig kam und vier Tage zu spät, zählt ebenso wenig. Die OTIF-Messung bildet nicht den Durchschnitt aus dem Wert für die Liefertermintreue und dem Wert für die Vollständigkeit der Lieferung. Die Messung gibt den Anteil der Bestellungen an, bei denen weder beim Termin noch bei der Menge etwas schiefgegangen ist.
Vor der ersten Messung stehen meist Einzelwerte für Liefertermintreue und Vollständigkeit der Lieferung im Raum. Der OTIF-Wert fällt nie höher aus als diese beiden Werte, und meist liegt er deutlich darunter. Lieferungen sind in der Regel entweder zu spät oder unvollständig, selten beides. Jeder Einzelwert sieht deshalb ordentlich aus, der zusammengesetzte Wert nicht.
Wie OTIF berechnet wird
Teilen Sie die Zahl der Bestellungen, die termingerecht und vollständig geliefert wurden, durch die Gesamtzahl der Bestellungen im Zeitraum. Die Formel passt in eine Zeile. Die Unterschiede entstehen aus dem, was Sie vor der Berechnung festlegen.
Die Ebene, auf der Sie zählen
Eine Bestellung besteht aus Positionen. Wenn eine von zwölf Positionen unvollständig ankam, gilt dann die ganze Bestellung als nicht erfüllt oder nur diese eine Position? Beide Lesarten sind berechtigt. Wer je Bestellung zählt, beantwortet, wie oft der Laden alles bekommen hat, was er bestellt hat. Wer je Position zählt, beantwortet, wie viel von der Zusage tatsächlich ausgeliefert wurde. Dieselbe Woche ergibt damit zwei verschiedene Prozentwerte, und es lohnt sich, beide zu führen, weil sie verschiedene Teile desselben Problems beschreiben.
Was als geliefert zählt
Die Vollständigkeit der Lieferung wird auf beiden Ebenen binär bewertet. Eine Position, die zu 90 % geliefert wurde, zählt nicht zu 90 %. Diese Position zählt null. Wenn Sie bisher anteilig gerechnet haben, wirkt das zuerst hart, und genau darin liegt der Nutzen der Messung. Für den Laden mit dem leeren Regal ist eine Teillieferung kein Teilerfolg.
Die anteilige Sicht gehört zur Fill Rate
Viele Hersteller führen neben OTIF noch eine anteilige Sicht. Geliefert geteilt durch bestellt, sodass 80 von 100 Kartons als 80 % zählen. Diese Sicht gehört eher zur Fill Rate, der anteiligen Erfüllungsquote, als zu OTIF, und sie beantwortet eine andere Frage: wie viel von der Zusage eingehalten wurde. Ob die Zusage überhaupt eingehalten wurde, bleibt bei der Fill Rate offen.
Wann die Frist beginnt und wann sie endet
Von den beiden Bedingungen sorgt der Termin für Streit, und fast immer aus demselben Grund. Zwei Partner messen ab unterschiedlichen Zeitpunkten.
Der Anfang kann die Aufnahme der Bestellung durch den Außendienst sein, ihr Eingang beim Distributor oder dessen Bestätigung. Beim Ende stehen das Lieferscheindatum, der Wareneingang und das Rechnungsdatum zur Wahl. Je nachdem, welches Enddatum gilt, verschiebt sich dieselbe Lieferung um zwei oder drei Tage.
Welche Regel Sie wählen, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass für jeden Partner dieselbe gilt. Sobald bei zwei Distributoren unterschiedlich gemessen wird, sagt die Rangliste im Bericht nichts mehr aus, und alle im Raum wissen das.
So geht es im Gespräch über OTIF am Ende um die Daten und nicht um die Lieferungen.
OTIF und Fill Rate sind nicht dieselbe Zahl
Beide werden verwendet, als wären sie austauschbar. Die beiden Kennzahlen messen aber Verschiedenes, und die Differenz zeigt, wo das Problem liegt.
| Fill Rate | OTIF | |
|---|---|---|
| Was sie zählt | wie viel von der Menge angekommen ist | ob die Bestellung vollständig und termingerecht angekommen ist |
| Wie sie zählt | anteilig: 80 von 100 Kartons sind 80 % | binär: eine unvollständige Lieferung zählt als null |
| Was sie auslässt | den Liefertermin, und zwar ganz | wie groß die Fehlmenge ist, wenn etwas fehlt |
| Wofür sie gut ist | die Fehlmenge beziffern | an einem Lieferstandard festhalten |
Zusammen gelesen trennen die beiden Werte zwei Ursachen voneinander. Fehlender Bestand drückt den anteiligen Wert und zieht OTIF mit nach unten. Ein Lkw, der zwei Tage zu spät losgefahren ist, lässt den anteiligen Wert unberührt und fällt allein bei OTIF durch. Der eine Wert zeigt, wie viel fehlt, der andere, ob die Zusage eingehalten wurde.
Was ein guter OTIF-Wert ist
Die ehrliche Antwort ist der Vergleich mit den eigenen Vormonaten, denn der Wert hängt vom Kanal ab, von der Kategorie und davon, was im Vertrag steht. Ein gekühltes Produkt, das täglich geliefert wird, und eine Aktionspackung für eine einzelne Kampagne gehören nicht auf dieselbe Skala.
Bei den Herstellern, mit denen wir arbeiten, sehen wir zwei Muster. Die erste Messung fällt meist niedriger aus, als die Beteiligten erwarten, und das ist eine Eigenschaft der Kennzahl und kein Urteil über den Partner. Und der OTIF-Wert kommt in Bewegung, sobald die Ergebnisse jeden Monat mit den Distributoren besprochen werden und nicht nur im internen Bericht stehen. In unseren Implementierungen erreichte der Anteil der vollständigen Lieferungen bis zu 95 %, als die Messung lief und die Ergebnisse in jedem Monatsgespräch auf dem Tisch lagen. Diese Zahl beschreibt nur die eine Hälfte, die Vollständigkeit der Lieferung. Der OTIF-Wert, in dem auch der Termin zählt, liegt bei denselben Daten niedriger.
Wichtiger als die Höhe des Werts ist die Frage, welcher Partner, welche Niederlassung und welcher Artikel ihn nach unten ziehen.
Wenn der Distributor liefert
Alles bisher Gesagte setzt voraus, dass die Lieferung in Ihrer Hand liegt. In der FMCG-Branche, wo der Vertrieb über Distributoren läuft, ist das nicht der Fall.
Der Außendienstmitarbeiter nimmt die Bestellung im Laden auf. Die Bestellung geht an den Distributor, der diesen Laden beliefert. Der Distributor kommissioniert, liefert und stellt die Rechnung aus. Der Hersteller sieht die Bestellung, die sein Außendienst aufgenommen und weitergegeben hat, und die Absatzzahl, die er vom Distributor erhält. Zwischen diesen beiden Zahlen steht jeder Karton, der nie im Regal angekommen ist.
Der Vertrieb über Distributoren ändert drei Punkte an der OTIF-Messung.
Die Daten liegen von Anfang an nicht bei Ihnen
Was tatsächlich geliefert wurde, steht in den Dokumenten, die der Distributor ausstellt, wenn die Ware sein Lager verlässt: in Lieferscheinen ebenso wie in Rechnungen. In Ihren eigenen Unterlagen steht die gelieferte Menge nicht. Die Messung beginnt damit, diese Dokumente in lesbarer Form zu erhalten, den Bestellungen zugeordnet, die sie abdecken, und in Ihren eigenen Artikel- und Kundennummern.
Welches Datum zählt, muss vereinbart sein
Mit dem eigenen Fuhrpark legen Sie die Frist selbst fest. Bei zwanzig Distributoren müssen Sie die Frist vereinbaren und in den Vertrag schreiben, sonst beginnt jedes Gespräch mit einem Streit darüber, welcher Tag zählt.
Aus dem internen OTIF-Bericht wird ein gemeinsamer Standard
Sobald beide Seiten denselben Wert für vollständig gelieferte Bestellungen akzeptieren, berechnet aus den Lieferscheinen und Rechnungen des Distributors selbst, kann ein Lieferstandard im Vertrag neben den Mengenzielen stehen, und daran kann ein Bonus geknüpft sein. Das ist etwas anderes, als einen Partner um Besserung zu bitten. Dafür wurde das OTIF-Modul in Trade Terms & Settlement entwickelt.
Drei Stellen, an denen die Zahl falsch wird
Ebenen in einem Bericht mischen
Auf der einen Folie ganze Bestellungen, auf der nächsten Positionen, und dazwischen ein Verlauf, der sich ohne erkennbaren Grund bewegt. Führen Sie beide Lesarten und beschriften Sie jede davon. Den Durchschnitt bilden Sie nie.
Ab dem Rechnungsdatum zählen
Die Rechnung wird ausgestellt, wenn der Distributor so weit ist, und das ist ein anderer Tag als der, an dem die Ware ankommt. Es ist das Datum, das am leichtesten zu bekommen ist, und es schönt das Ergebnis unauffällig.
Bestellungen nachträglich herausnehmen
Dazu gehören stornierte Positionen, telefonisch abgesprochene Mengenkorrekturen und Eilbestellungen, die nie als vollständige Lieferung geplant waren. Jeder einzelne Fall lässt sich begründen, und zusammen machen sie aus der Kennzahl eine Beschreibung der Lieferungen, die Sie zum Zählen ausgewählt haben.
Andrzej Masłowski
Deputy Director of Sales and Implementations
Asseco Business Solutions
Andrzej verantwortet Vertrieb und Einführung von Trade Data Hub und Trade Terms & Settlement. Die OTIF-Messung über Distributoren ist sein Arbeitsgebiet. Dazu gehören die Lieferscheine und Rechnungen, die Regeln dafür, welches Datum zählt, und die Handelsverträge zwischen einem Hersteller und den Partnern, die für ihn liefern.
Wenn Sie diese Messung gerade aufsetzen oder mit einem Partner über die Zahl streiten, lohnt sich ein Gespräch mit Andrzej.
Häufige Fragen
Ist OTIF dasselbe wie DIFOT?
In der Praxis ja. DIFOT steht für Delivered In Full, On Time und misst dieselben beiden Bedingungen in der umgekehrten Reihenfolge. Manche Unternehmen verwenden DIFOT für das, was der Kunde erhalten hat, und OTIF für das, was der Lieferant versendet hat. Wo beide Begriffe in einem Unternehmen nebeneinander laufen, lohnt es sich festzuhalten, welcher davon auf welchem Dokument gemessen wird.
Wer verantwortet OTIF in einem Unternehmen, das über Distributoren verkauft?
Die Kennzahl liegt zwischen zwei Rollen, und deshalb liegt sie oft bei niemandem. Die Supply Chain verantwortet die Verfügbarkeit, der Vertrieb die Beziehung zum Distributor, und eine gescheiterte Lieferung geht meist auf beides zurück. Die Messung funktioniert, wenn ein Bericht beide Seiten bedient, aufgeschlüsselt nach Distributor für das Gespräch mit dem Partner und nach Artikel für das Gespräch über die Verfügbarkeit.
Lässt sich OTIF messen, wenn der Distributor liefert und nicht der Hersteller?
Ja. Gemessen wird an Dokumenten und nicht daran, wie die Lieferung abläuft. Die Bestellungen, die der Außendienst im Laden aufnimmt und an den Distributor weitergibt, werden mit den Lieferscheinen und Rechnungen abgeglichen, die der Distributor ausstellt, wenn die Ware sein Lager verlässt. Der Abgleich läuft Bestellung für Bestellung und Position für Position, und dadurch ist das Ergebnis belastbar genug für einen Vertrag mit dem Distributor.
Prüfen Sie OTIF an Ihren eigenen Bestellungen
Wir vergleichen jede einzelne Bestellung, die Ihr Außendienst aufnimmt, mit den Lieferscheinen und Rechnungen Ihrer Distributoren, Bestellung für Bestellung und Position für Position.
