On Time In Full
OTIF: significato di On Time In Full e come si calcola
L’OTIF è una di quelle misure su cui in area commerciale sono tutti d’accordo, fino al momento in cui qualcuno deve calcolarla. Due persone possono guardare la stessa settimana di consegne e dare due numeri diversi, il 71% e il 94%, entrambi corretti, perché hanno contato cose diverse. Qui trovi che cosa dice la misura, come si calcola e dove il numero va storto.
Che cosa significa la sigla OTIF
OTIF sta per On Time In Full, cioè consegne puntuali e complete. Una consegna conta quando arriva entro la data concordata e completa nella quantità ordinata. Le due condizioni insieme, sulla stessa consegna.
Tutta la misura sta in quell’«insieme». Una consegna arrivata nel giorno promesso, con due cartoni in meno, non conta. Una consegna arrivata completa, con quattro giorni di ritardo, non conta neanche. L’OTIF non è la media tra un punteggio di puntualità e un punteggio di completezza. È la quota di ordini in cui non è andato storto niente su nessuno dei due fronti.
Per questo l’OTIF non è mai più alto dei valori di puntualità e di completezza che circolano prima che qualcuno cominci a misurare, e di solito è parecchio più basso di entrambi. Le consegne tendono a essere in ritardo oppure incomplete, raramente tutte e due le cose insieme: ogni punteggio preso a sé sembra rispettabile, quello combinato no.
Come si calcola l’OTIF
Dividi il numero di ordini arrivati puntuali e completi per il totale degli ordini del periodo. La formula finisce qui. A fare la differenza sono le decisioni che stanno intorno alla formula.
Il livello a cui fai il conteggio
Un ordine è fatto di righe. Se una riga su dodici è arrivata incompleta, a saltare è l’ordine o è quella riga? Le due letture sono entrambe legittime. Il conteggio a livello di ordine intero dice quante volte il cliente ha ricevuto tutto quello che aveva chiesto. Il conteggio a livello di riga dice quanta parte della merce promessa si è davvero mossa. La stessa settimana dà due percentuali diverse, e vale la pena calcolare tutte e due le letture, perché descrivono due parti diverse dello stesso problema.
Che cosa conta come consegnato
La completezza della consegna è binaria a entrambi i livelli: il 90% della quantità su una riga non vale il 90% di un punto, vale zero. Chi è abituato a misurare in proporzione all’inizio la trova brutale, ed è proprio questa durezza a renderla utile. Per il punto vendita che ha lo scaffale vuoto, una consegna parziale non è un successo parziale.
La lettura proporzionale accanto all’OTIF
Molti produttori affiancano all’OTIF anche una lettura proporzionale: quantità consegnata divisa per quantità ordinata, e 80 cartoni su 100 valgono l’80%. Quella lettura è più vicina al fill rate che all’OTIF, e risponde a un’altra domanda: quanta parte della promessa ha tenuto, più che se ha tenuto.
Dove parte e dove si ferma il cronometro
La puntualità è la parte su cui si discute, e quasi sempre per lo stesso motivo: le due parti misurano a partire da momenti diversi.
Il cronometro può partire quando l’agente ha raccolto l’ordine, quando l’ordine è passato al distributore oppure quando il distributore lo ha confermato. Può fermarsi sulla data del documento di trasporto, sulla data in cui la merce è stata presa in carico o sulla data della fattura. Cambia il punto di arrivo e la stessa consegna si sposta di due o tre giorni.
Conta che la stessa convenzione valga per tutti i partner, qualunque sia. Nel momento in cui due distributori vengono misurati in modo diverso, la classifica che esce dal report non significa niente, e attorno al tavolo lo sanno tutti.
È così che le riunioni sull’OTIF diventano discussioni sui dati invece che confronti sulle consegne.
OTIF e fill rate non sono lo stesso numero
Le due misure vengono usate come se fossero intercambiabili. Sono due numeri diversi, e la differenza è utile.
| Fill rate | OTIF | |
|---|---|---|
| Che cosa misura | quanta parte della quantità è arrivata | se l’ordine è arrivato completo e puntuale |
| Come lo conta | in proporzione: 80 cartoni su 100 fanno l’80% | in modo binario: una consegna incompleta non vale niente |
| Che cosa non vede | i tempi di consegna | la dimensione del divario quando manca qualcosa |
| A che cosa serve | a quantificare il divario | a far rispettare uno standard di consegna |
Letti insieme, i due indicatori separano due cause. Lo stock che non c’era fa scendere il fill rate e si porta dietro anche l’OTIF. Un camion partito con due giorni di ritardo lascia intatto il fill rate e fa saltare l’OTIF da solo. Un indicatore ti dice quanto manca, l’altro ti dice se la promessa ha tenuto.
Qual è un buon livello di OTIF
Il riferimento da guardare è il tuo stesso andamento, perché il livello dipende dal canale, dalla categoria e dagli accordi. Un prodotto fresco consegnato ogni giorno e un multipack promozionale pensato per una sola campagna non si misurano con lo stesso metro.
Due cose si ripetono presso i produttori con cui lavoriamo. Il primo risultato è di solito più basso di quanto ci si aspetti, ed è una proprietà della misura, non un verdetto sul partner. E il dato si muove quando i risultati vengono discussi ogni mese con i distributori, invece di restare in un report interno. Nelle nostre implementazioni la completezza della consegna è salita fino al 95%, una volta attivata la misura e con i risultati sul tavolo a ogni riunione. Quel numero riguarda la sola completezza della consegna. L’OTIF, che conta anche la data, sugli stessi dati risulta più basso.
Più del livello conta sapere quale partner, quale filiale e quale prodotto c’è dietro quel numero.
Quando la consegna non è tua
Fin qui abbiamo dato per scontato che la consegna la controlli tu. Nel FMCG venduto tramite distributori non è così.
L’agente raccoglie l’ordine nel punto vendita. L’ordine va al distributore che serve quel punto vendita. Il distributore prepara l’ordine, lo spedisce e lo fattura. Il produttore vede l’ordine che il suo agente ha raccolto e trasmesso, e il dato di vendita che gli torna indietro, e tra questi due numeri c’è ogni cartone che non ha mai raggiunto lo scaffale.
La vendita tramite distributori cambia tre cose nel modo di misurare l’OTIF.
I dati, tanto per cominciare, non sono tuoi
La prova di quello che è stato consegnato sta nei documenti di vendita che il distributore emette quando la merce esce dal suo magazzino, sia nei documenti di trasporto sia nelle fatture, non nelle tue registrazioni. La misurazione comincia col recuperare quei documenti in una forma leggibile, abbinati agli ordini che hanno evaso e mappati sui tuoi codici prodotto e cliente.
La convenzione sulle date si concorda con il partner
Con una flotta tua il cronometro lo definisci tu. Con venti distributori la convenzione va concordata e scritta nel contratto, altrimenti ogni riunione parte da una contestazione su quale giorno conta.
L’OTIF passa da report interno a standard condiviso
Quando le due parti accettano lo stesso dato di completezza della consegna, calcolato sui documenti che il distributore stesso ha emesso, uno standard di consegna può stare nel contratto accanto ai target di volume, con un premio collegato. È una conversazione diversa dal chiedere a un partner di migliorare, ed è esattamente per questo che è nato il modulo OTIF di Trade Terms & Settlement .
Tre modi in cui il numero va storto
Mescolare i livelli in un unico report
Ordini interi su una slide, righe su quella dopo, e un andamento che si muove senza che nessuno sappia dire perché. Calcola tutte e due le letture, etichettale e non farne mai la media.
Contare dalla data della fattura
La fattura esce quando il distributore è pronto a emetterla, che non è il momento in cui la merce è arrivata. È la data più facile da ottenere ed è anche quella che gonfia il risultato senza farsi notare.
Togliere ordini a posteriori
Righe annullate, correzioni di quantità concordate al telefono, ordini urgenti che non dovevano essere completi. Ogni esclusione presa da sola è difendibile, e tutte insieme trasformano la misura nella descrizione delle consegne che hai scelto di contare.
Andrzej Masłowski
Deputy Director of Sales and Implementations
Asseco Business Solutions
Andrzej guida le vendite e le implementazioni di Trade Data Hub e di Trade Terms & Settlement. Lavora proprio su questo: misurare l’OTIF quando a consegnare è il distributore, con i documenti, le convenzioni sulle date e le condizioni commerciali tra un produttore e i partner che consegnano per lui.
Se metti in piedi questa misurazione, oppure se discuti il numero con un partner, è questa la conversazione da fare.
Domande frequenti
OTIF e DIFOT sono la stessa cosa?
In pratica sono la stessa cosa. DIFOT sta per delivered in full, on time, cioè consegnato completo e puntuale, e misura le stesse due condizioni nell’ordine inverso. Alcune aziende usano DIFOT per quello che il cliente ha ricevuto e OTIF per quello che il fornitore ha spedito. Se in azienda circolano entrambi i termini, vale la pena mettere per iscritto quale dei due si misura su quale documento.
Di chi è l’OTIF in un’azienda che vende tramite distributori?
L’OTIF sta tra due ruoli, ed è per questo che spesso non sta da nessuna parte. La supply chain risponde della disponibilità, il commerciale ha in mano la relazione con il distributore, e una consegna saltata di solito è un misto delle due cose. La misura funziona quando un solo report serve entrambe le parti: scomposto per distributore quando si parla con il commerciale, scomposto per prodotto quando si parla di disponibilità.
Si può misurare l’OTIF quando a consegnare è il distributore e non il produttore?
Sì. La misurazione si basa sui documenti, non su come si svolge la consegna. Gli ordini che la forza vendita raccoglie nei punti vendita e trasmette ai distributori vengono abbinati ai documenti di vendita che il distributore emette quando la merce esce dal suo magazzino. Il confronto si fa ordine per ordine e riga per riga, ed è questo che rende il risultato utilizzabile in un accordo con il distributore.
Guarda come si presenta l’OTIF sui tuoi ordini
Ogni ordine che raccoglie la tua forza vendita viene messo a confronto con i documenti di vendita dei tuoi distributori, riga per riga.
