Chains Directory: i punti vendita di ogni catena, alla base della rendicontazione
Le catene della distribuzione inviano gli elenchi dei loro punti vendita quando decidono loro. Intanto i punti vendita passano da una catena all’altra. Chains Directory tiene l’elenco aggiornato dei punti vendita delle catene con cui hai accordi da rendicontare, e il suo storico. Parliamo di catene in franchising, cooperative e gruppi d’acquisto di dettaglianti indipendenti. L’elenco lo invia la catena oppure tu. Noi abbiniamo i suoi punti vendita alla tua anagrafica clienti, cioè ai punti vendita a cui vendi, così come li hai registrati tu. Chains Directory è un modulo di Trade Data Hub, la parte di Asseco Platform che raccoglie i dati dei distributori e gli elenchi dei punti vendita delle catene.
Gli accordi con le catene si rendicontano su quell’elenco, così il premio si calcola sul gruppo giusto di punti vendita.
La definizione
Che cos’è Chains Directory?
Chains Directory è un modulo di Trade Data Hub che mostra, per ogni periodo, quali punti vendita facevano parte di ciascuna catena con cui hai un accordo.
Trade Data Hub importa ogni elenco e lo abbina alla tua anagrafica clienti. Ricevi assegnazioni già pronte: ogni punto vendita, la sua catena e il periodo in cui ne faceva parte.
| L’elenco dei punti vendita oggi | L’elenco dei punti vendita con Chains Directory | |
|---|---|---|
| Da dove viene | Per e-mail, quando lo decide ogni catena, a volte in PDF | Dalla catena, secondo modalità concordate, oppure lo invii tu |
| Chi lo controlla e lo abbina | Il tuo team, su fogli di calcolo | Trade Data Hub e il team Asseco |
| Quando ti accorgi di un problema | In fase di rendicontazione, a periodo chiuso | Ogni giorno lavorativo, con un avviso settimanale sui punti vendita con catena da verificare |
| Su che cosa si basa la rendicontazione | L’ultimo elenco che hai | L’elenco valido in ciascun periodo |
Il problema
Il premio a una catena dipende dall’elenco dei punti vendita su cui lo calcoli
Gli accordi con le catene si rendicontano a livello di punto vendita. Di solito il premio è una percentuale delle tue vendite ai punti vendita della catena, e le condizioni di referenziazione si verificano in quegli stessi punti vendita. Un punto vendita assegnato alla catena sbagliata, o a nessuna catena, fa sbagliare l’importo pagato, in eccesso o in difetto.
Le catene inviano i loro elenchi in modo irregolare e in formati diversi, a volte persino nel testo di un’e-mail, e i punti vendita passano da una catena all’altra. Alcuni punti vendita fanno parte di più catene contemporaneamente, perché ogni catena negozia per loro condizioni d’acquisto migliori su una categoria diversa: gli alimentari con una catena, gli alcolici con un’altra. Quando un punto vendita passa a un’altra catena, per un certo periodo gli elenchi delle due catene possono sovrapporsi.
Oggi il tuo team incrocia a mano gli elenchi con i report di vendita, su fogli di calcolo. Dove l’elenco manca, alcuni accordi si rendicontano sul fatturato dichiarato dalla catena stessa. Tutto questo richiede tempo: per questo la rendicontazione spesso si fa una volta a trimestre, con un conteggio preliminare solo per alcune catene, e gli errori emergono a pagamento già avvenuto. Il confronto a parità di punti vendita da un periodo all’altro (like-for-like), cioè senza l’effetto dei punti vendita entrati o usciti, è quasi impossibile.
Molte catene, tutte le assegnazioni in un unico formato
L’elenco dei punti vendita di ogni catena lo ricevi in un unico formato
Ogni catena invia il suo elenco nel proprio formato. Con Chains Directory ricevi i punti vendita di ogni catena con cui hai accordi da rendicontare: tutte le assegnazioni in un unico formato, abbinate alla tua anagrafica clienti. Anche la richiesta che fai a una catena diventa più leggera: la catena prepara un solo file per tutti i produttori collegati al servizio, non un elenco a parte per te.
Come funziona
Dal file della catena ai tuoi report di rendicontazione
Il team Asseco controlla che ogni file venga ricevuto. Sollecita i file mancanti e corregge gli abbinamenti dei punti vendita che segnali come errati.
Il file
Riceviamo l’elenco dei punti vendita
Ogni catena invia il suo file secondo modalità concordate, oppure ci inoltri tu l’elenco che ricevi. Puoi vedere quando ogni catena ha inviato il suo file l’ultima volta.
L’abbinamento
Ogni punto vendita viene abbinato alla tua anagrafica clienti
Trade Data Hub controlla il file, abbina i punti vendita alla tua anagrafica clienti e li assegna alla loro catena. Una sottocatena è un gruppo di due o più punti vendita dello stesso titolare all’interno di una catena, riconosciuti dal codice fiscale dell’azienda. Chains Directory può raggrupparli in automatico sotto un unico nome facile da riconoscere.
Lo storico
A quale catena apparteneva ogni punto vendita, e quando
Lo storico dell’appartenenza registra a quale catena apparteneva ogni punto vendita, e in quale periodo. Quando un punto vendita cambia catena, i periodi passati restano legati alla catena di allora e si rendicontano sull’elenco valido in quel momento.
I report
Le assegnazioni nei tuoi report di rendicontazione
Con i dati dei tuoi distributori in Trade Data Hub, ogni fattura del distributore a un punto vendita di una catena viene associata nei dati alla catena di quel punto vendita. Le assegnazioni confluiscono anche nei report di rendicontazione in OneView, la nostra reportistica su Power BI, per catena e per area geografica, e per sottocatena dove le sottocatene sono attive.
Quando un punto vendita è in due catene contemporaneamente
Quando gli elenchi mostrano un punto vendita in due catene nello stesso periodo, per quel periodo serve una sola catena di riferimento. È la catena con cui rendiconti gli accordi per quel punto vendita. Ogni giorno lavorativo, regole fisse risolvono i casi più comuni: per esempio, se il punto vendita compare in due catene ma solo una delle sue schede cliente è attiva, vale quella attiva. Un avviso settimanale elenca i punti vendita con catena da verificare. Il tuo team li verifica su una linea del tempo che mostra a quali catene è appartenuto il punto vendita. Lì può assegnare un periodo a una catena, fissare la data in cui il punto vendita ha cambiato catena oppure escludere un periodo dalla rendicontazione. Si può fare anche per i periodi passati. Se il tuo team non decide, il periodo viene assegnato secondo una priorità tra le catene stabilita in anticipo, che potrebbe non corrispondere ai tuoi accordi.
A titolo illustrativo. Punti vendita e catene di fantasia.
Membership of each store, by period
| Store | Chain | From | To | Status |
|---|---|---|---|---|
| Corner Shop, Riverside | Chain A | 1 Jan 2024 | 30 Jun 2025 | earlier chain |
| Corner Shop, Riverside | Chain B | 1 Jul 2025 | present | current chain |
| Green Grocer, Hilltop | Chain A | 1 Mar 2023 | present | lead chain for this period |
| Green Grocer, Hilltop | Chain C | 1 Mar 2023 | present | also listed |
| Village Store 3, Oakfield | Chain B | 1 Feb 2024 | present | sub-chain: Oakfield Stores Ltd |
| Village Store 7, Oakfield | Chain B | 1 Feb 2024 | present | sub-chain: Oakfield Stores Ltd |
Le tue vendite a ogni catena, fattura per fattura
Ogni fattura viene associata anche al codice interno che la catena usa per quel punto vendita. Il report delle vendite alle catene mostra le tue vendite per punto vendita, prodotto, catena e distributore, fino alla singola fattura. Se la tua forza vendita lavora con Mobile Touch, la nostra soluzione per gli agenti, ogni scheda cliente in Mobile Touch mostra la sua catena. La catena di riferimento può confluire anche nel tuo ERP o in un altro sistema per la forza vendita (SFA).
A titolo illustrativo, un mese. Catene, distributori e valori di fantasia.
Your sales to each chain, from distributor invoices
| Chain | Distributor | Quantity | Value |
|---|---|---|---|
| Chain A | Distributor 1 | 2 155 | 12 310 |
| Chain A | Distributor 2 | 380 | 2 090 |
| Chain B | Distributor 1 | 2 060 | 11 330 |
| Chain B | Distributor 3 | 1 475 | 4 720 |
| Chain C | Distributor 2 | 640 | 3 840 |
Collegare le catene
Due modi per collegare una catena
La catena invia il suo elenco
La catena concorda una volta sola con il team Asseco il formato, il calendario e il canale di invio, poi invia il suo file con regolarità. È la strada adatta alle catene più grandi e a quelle con cui lavori a stretto contatto.
Ci inoltri l’elenco che ricevi già
Ricaviamo le assegnazioni dall’elenco dei punti vendita che una catena ti invia già. La catena continua a lavorare come oggi, e l’elenco si aggiorna con la stessa frequenza con cui la catena te lo invia.
Una catena che invia già il proprio elenco tramite Chains Directory a un altro produttore può condividere lo stesso file con te. Le catene che usano già Chains Directory si collegano più rapidamente.
I risultati
Che cosa cambia nella rendicontazione con le catene
Le condizioni dei tuoi accordi con le catene restano le stesse. Chains Directory cambia il modo in cui ottieni i dati sui punti vendita su cui li rendiconti.
Conteggio preliminare ogni mese
Quando gli elenchi vengono inviati secondo il calendario concordato, il conteggio preliminare si può fare ogni mese per tutte le catene, non solo per alcune. Un errore nell’elenco emerge così dopo un mese, prima del pagamento.
Vendite a ogni catena durante il periodo
Con i dati dei tuoi distributori, vedi in OneView le vendite ai punti vendita di ogni catena prima della chiusura del periodo.
Premio calcolato sui punti vendita giusti
Il premio si calcola sui punti vendita giusti, con meno rettifiche e meno contestazioni sull’elenco.
Confronto a parità di punti vendita per la prossima trattativa
Il confronto a parità di punti vendita (like-for-like), a partire dal primo periodo coperto dagli elenchi delle tue catene, ti dà una base per negoziare il prossimo accordo.
Nessun incrocio manuale degli elenchi
Con i dati dei tuoi distributori in Trade Data Hub, il tuo team non deve più incrociare a mano gli elenchi dei punti vendita con i report di vendita prima di ogni rendicontazione.
Una piattaforma
Una piattaforma. Ogni fase dell’esecuzione commerciale nel largo consumo.
Chains Directory è un modulo di Trade Data Hub, parte di Asseco Platform, dove i dati, la pianificazione, l’esecuzione e la rendicontazione si basano sugli stessi numeri.
Trade
Data Hub
Chains Directory tiene l’elenco dei punti vendita di ogni catena e, con i dati dei distributori, associa ogni fattura alla catena del punto vendita.
Scopri Trade Data HubRoute-to-Market
Optimization
Decidi dove mandare la forza vendita e dove cercare la crescita.
- Concentra le visite dove il potenziale di crescita è più alto: punti vendita, bar e ristoranti
- Individua i punti vendita e le zone che non raggiungi ancora
- Pianifica le promozioni dove rendono, prima di lanciarle
Sales & Retail
Execution
Aiuta la forza vendita a vendere di più in ogni punto vendita che visita e a perdere meno tempo in burocrazia.
- Pianifica le visite e organizza i giri, così gli agenti passano più tempo in negozio che in auto
- Digitalizza la raccolta degli ordini e guida l’agente in tutte le attività in negozio
- Misura il rispetto degli standard a scaffale con Perfect Store, a ogni visita
- Indica all’agente cosa fare per primo nel punto vendita (RAO)
- Sostieni la motivazione e la crescita del team con le funzioni integrate Motivation e Coaching
- Lancia le promozioni e verifica che siano davvero attive in negozio
Retail
Image Recognition
Audit automatico dello scaffale da una foto.
- Vedi che cosa c’è a scaffale: facing, quota di scaffale, rotture di stock
- Verifica subito il rispetto del planogramma e dei prezzi
- Controlla che promozioni ed esposizioni siano allestite come concordato
- Ricevi le azioni correttive mentre l’agente è ancora nel punto vendita
Trade Terms
& Settlement
Definisci le condizioni commerciali e rendicontale sui risultati reali.
- Tieni insieme tutti gli accordi commerciali: i target, i premi, le condizioni promozionali
- Verifica se i partner consegnano puntualmente e per intero (OTIF)
- Rendiconta le promozioni e i premi in automatico, sui dati di vendita reali
Domande
Chains Directory: le domande dei produttori
Informazioni su Chains Directory
Che cos’è Chains Directory?
Chains Directory è un modulo di Trade Data Hub in Asseco Platform. Conserva, per un produttore FMCG, l’elenco aggiornato dei punti vendita delle catene con cui ha accordi da rendicontare, e il suo storico, così che gli accordi con le catene si rendicontino sui punti vendita giusti.
Perché un punto vendita può appartenere a più catene della distribuzione?
Perché ogni catena negozia per quel punto vendita condizioni d’acquisto migliori su una categoria diversa: gli alimentari con una catena, gli alcolici con un’altra.
Come si rendiconta un punto vendita che è in due catene?
Chains Directory individua i punti vendita presenti negli elenchi di due catene nello stesso periodo. Ogni periodo riceve una sola catena di riferimento, quella con cui rendiconti gli accordi per quel punto vendita. Regole fisse risolvono i casi più comuni; per gli altri la catena di riferimento la sceglie il tuo team, anche per i periodi passati.
Posso partire senza i dati dei miei distributori?
Sì. Puoi attivare Chains Directory senza collegare i dati dei tuoi distributori. Con questi dati, le vendite a ogni catena si calcolano dalle fatture dei distributori, già associate alla catena. Senza questi dati, ricevi gli elenchi dei punti vendita e le assegnazioni e li incroci con i tuoi dati di vendita. In questo caso la rendicontazione la fai tu, sui report di OneView oppure in Trade Terms & Settlement.
Collegare le tue catene
Che cosa deve condividere una catena della distribuzione, e le catene accettano di partecipare?
La catena condivide solo l’elenco dei suoi punti vendita, mai dati di vendita, e lo invia con regolarità secondo modalità concordate una volta sola con il team Asseco. Non c’è hardware da acquistare né nulla da installare: la catena prepara il file a partire dai propri dati. Partecipare è una decisione della catena. Il vantaggio per la catena: un solo file per tutti i produttori collegati al servizio.
Chi può vedere l’elenco dei punti vendita di una catena?
Oltre al team Asseco che gestisce il servizio, lo vedono solo i produttori con cui la catena ha accettato di condividerlo. Ogni produttore vede solo le proprie assegnazioni. Asseco Business Solutions è certificata ISO/IEC 27001:2022 per il proprio sistema di gestione della sicurezza delle informazioni, con un campo di applicazione che comprende i servizi e le soluzioni IT per il settore FMCG. L’ufficio IT e l’ufficio legale della catena possono verificare il certificato.
E se una catena non vuole inviare l’elenco dei suoi punti vendita?
Inoltraci l’elenco che ricevi già da quella catena: ricaviamo le assegnazioni da lì.
Che cosa serve a un produttore prima di collegare le prime catene?
Per prima cosa contatti tu ogni catena. Poi il team Asseco concorda i dettagli tecnici e collega le catene una alla volta, man mano che sono pronte. Da parte tua servono: nei tuoi accordi con le catene, una clausola sulla condivisione dell’elenco dei punti vendita, che è una condizione del servizio; la tua anagrafica clienti; una persona che controlli l’avviso settimanale sui punti vendita con catena da verificare.
Fai il punto sulle catene con cui hai accordi da rendicontare
In una breve chiamata vediamo insieme come ricevi oggi l’elenco dei punti vendita di ogni catena e come collegarla.
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