Daten der Distributoren
Verkaufsberichte von Distributoren als PDF und Excel: so wird daraus ein einheitlicher Datenbestand
Mit KI erzeugtes BildWenn Sie bei einem FMCG-Hersteller im Vertrieb, in Sales Operations oder in der Business Intelligence arbeiten, kennen Sie die Situation wahrscheinlich. Dutzende Distributoren schicken Dateien, per E-Mail und über ihre Webportale, jeder in einem anderen Format. Manche davon sind PDFs, die jemand von Hand abtippen muss. Wenn die Zahlen der Geschäftsführung vorliegen, sind sie schon veraltet, und in der Sitzung lautet die erste Frage, ob sie überhaupt stimmen.
Trade Data Hub ist ein Service von Asseco, der Daten von Distributoren sammelt und aufbereitet. Ich führe ihn bei FMCG-Herstellern ein. Wenn es um die Datenkonsolidierung beim Distributor-Sell-out (Sekundärabsatz) geht, besteht der größte Teil der Arbeit darin, die Zahlen jeder Datei Ihren eigenen Artikeln, Kunden und Zeiträumen zuzuordnen.
Das Auslesen der Datei ist der erste Schritt
Es gibt gute Tools, die Daten aus PDF-Dateien auslesen und bereinigen. Wenn Sie nur mit wenigen Distributoren arbeiten, können ein solches Tool und eine sauber aufgebaute Tabelle beides abdecken: das Auslesen ebenso wie die Zuordnung, also die Verknüpfung jeder Artikel- und Kundennummer eines Distributors mit Ihrer eigenen.
Schwierig wird es bei dem, was in den Zeilen steht. Ein Tool liest die Zeile „BRAND X 0.7L“ korrekt aus. Bei Ihnen können hinter dieser Zeile drei SKUs stehen, etwa drei Geschmacksrichtungen in derselben Flaschengröße. „Shop 14, Main St.“ in der einen Datei und „S14 MAIN STREET“ in einer anderen können dieselbe Verkaufsstelle sein, mit einer einzigen Kundennummer in Ihrem System. Um das zuzuordnen, brauchen Sie Ihre eigenen Artikel- und Kundenstammdaten.
Jeder neue Distributor bringt eigene Nummern für Artikel und Verkaufsstellen mit. Deshalb wächst der Aufwand für die Zuordnung mit jedem Partner, während das Auslesen Tools übernehmen können. Erst die Zuordnung und die Prüfung, ob jede Quelle ihre Daten geschickt hat, führen viele Dateien zu einem einheitlichen Datenbestand zusammen.
Ein Distributor kann mehrere Quellen sein
Wenn Hersteller zählen, wie viele Partner ihnen Daten melden, zählen sie meist Distributoren. Die Dateien schickt aber oft jedes Lager und jede Niederlassung eines Distributors einzeln. Jeder Standort exportiert nach eigenem Zeitplan und manchmal in einem eigenen Format.
Welche Größenordnung das annimmt, zeigt unser eigenes Netz. Trade Data Hub hat mehr als 1.600 Distributoren in 27 Ländern angebunden. Über 85 Hersteller sehen damit, was diese Distributoren an über 900.000 Verkaufsstellen verkauft haben. Insgesamt sind das über 13.000 einzelne Datenquellen: Lager, Niederlassungen und weitere Standorte.
Wenn Sie also abschätzen, wie viel Arbeit die Datenkonsolidierung macht, zählen Sie die Quellen. Ein Distributor mit fünf Niederlassungen kann in jedem Berichtszeitraum fünf Dateien bedeuten, die geprüft werden müssen. Jede davon kann zu spät kommen, unvollständig sein oder anders aufgebaut als beim letzten Mal.
Hinzu kommen die Zeiträume. Manche Quellen schicken täglich Daten, andere seltener, und die Distributoren schließen ihren Monat an unterschiedlichen Tagen ab. Trade Data Hub bringt diese unterschiedlichen Intervalle und Monatsabschlüsse auf einen gemeinsamen Berichtskalender, damit sich Zeiträume aus verschiedenen Quellen vergleichen lassen.
Artikel und Kunden unter den Nummern des Distributors
Jeder Distributor bezeichnet Ihre Produkte auf seine eigene Weise. In seinem internen System (ERP) stehen andere Nummern und Abkürzungen, und selbst die Barcodes (EAN) stimmen nicht immer mit Ihren überein. Dann gibt es die schwierigeren Fälle. Manche Distributoren melden eine ganze Marke als eine einzige Zeile. Andere melden ein gemischtes Set als ein Produkt, obwohl es bei Ihnen aus mehreren SKUs besteht. Auch ein Multipack wird manchmal in einer anderen Einheit gezählt: In der Datei des Distributors ist ein 12er-Pack eine Einheit, bei Ihnen sind es zwölf.
Bei Markenzeilen und gemischten Sets ist das Tückische, dass die Summe für die Marke trotzdem stimmt. Eine Prüfung der Summen zeigt das Problem also nicht. Erst wenn Sie den Absatz nach SKU auswerten, passen die Zahlen nicht mehr zusammen, weil ein Teil Ihres Portfolios in „Brand X“-Zeilen und gemischten Sets steckt.
Bei den Kundendaten ist es genauso. Jeder Distributor schickt eine Liste seiner Verkaufsstellen, und jede davon muss Ihrer Kundennummer zugeordnet werden. Eine Verkaufsstelle, die von zwei Distributoren beliefert wird, sollte in Ihren Daten als ein einziger Kunde erscheinen.
Trade Data Hub ordnet Artikel und Kunden nach lokalen Regeln für jeden Markt, Partner und Kanal Ihren Nummern zu. Zusammengesetzte Positionen werden bis auf SKU-Ebene aufgelöst. Ein Multipack oder ein Set wird nach seiner hinterlegten Zusammensetzung aufgeteilt. Eine Markenzeile wird auf Ihre SKUs verteilt, nach Marktanteilen oder nach dem Verhältnis, in dem sich diese SKUs bisher verkauft haben. Meldet ein Distributor nach Marke, sind seine Zahlen je SKU rechnerisch ermittelt, und ich würde sie in jeder Auswertung als Schätzung behandeln.
Solange ein Artikel des Distributors keiner Ihrer SKUs zugeordnet ist, lässt sich sein Absatz keiner SKU zurechnen. In OneView, der Reporting-Anwendung zu Trade Data Hub, zeigt der Bericht „Unmatched products with sales“ Wert und Menge dieses Absatzes. Er listet die Artikel jedes Distributors so auf, wie sie in dessen eigenem System heißen, jeweils mit dem Wert, der dahintersteht.
Unmatched products with sales
| Distributor's product | Distributor | Unmatched quantity | Unmatched value |
|---|---|---|---|
| NEW FLAVOUR 0.5L CAN | Distributor A | 18,460 | 22,150.00 |
| MIX SET 6X0.33 | Distributor D | 2,900 | 17,450.00 |
| BRX ORIG 12PK | Distributor B | 1,060 | 12,720.00 |
| GIFT SET 2X0.7 | Distributor C | 224 | 8,960.00 |
| 33 more products | 2,256 | 13,320.00 | |
| Total | 24,900 | 74,600.00 |
Fehlende und unvollständige Berichte
In einer zusammengeführten Ansicht sieht ein fehlender Bericht genauso aus wie ein Absatz von null. Der Absatz in einer Region scheint einzubrechen, und in einer Besprechung zieht jemand Schlüsse daraus, bevor geprüft wurde, ob die Datei überhaupt eingegangen ist.
Bevor Sie die Zahlen eines Zeitraums weitergeben, prüfen Sie, welche Quellen noch keine Daten geschickt haben. Die Standardberichte in OneView zeigen die Datenqualität und den Datenfluss. Der Bericht „Sales data“ zeigt für jeden Distributor und jede seiner Niederlassungen den Anteil der Tage mit Daten und wie viele Tage seit den letzten Daten vergangen sind. Oben steht die „Completeness“, also die Vollständigkeit der Daten über alle zusammen. Außerdem zählt der Bericht die Distributoren, die seit mehr als sieben Tagen keine Daten geschickt haben, und schätzt den Wert des Absatzes, der in Ihrer Übersicht fehlt. So sehen Sie die Lücke und können den Distributor um die Datei bitten, bevor die Zahlen verschickt werden.
Operational reports · Sales data · as of 30 Oct, last 30 days
| Distributor | Department | Estimated missing sales value | % days with data | Days since the last message |
|---|---|---|---|---|
| Distributor A | Distributor A North 01 | 0.00 | 100% | 1 |
| Distributor B | Distributor B North 01 | 0.00 | 100% | 1 |
| Distributor B South 02 | 1,200.00 | 97% | 1 | |
| Distributor C | Distributor C Central 01 | 27,400.00 | 70% | 10 |
| Distributor D | Distributor D Branch 03 | 14,200.00 | 67% | 11 |
| Distributor E | Distributor E East 01 | 0.00 | 100% | 1 |
Schwerer zu erkennen ist eine Datei, die zwar eingegangen ist, aber unvollständig ist oder deren Zeilen falschen SKUs zugeordnet wurden, denn der Zeitraum sieht dann normal aus. Eine Möglichkeit, sie zu finden, ist die Prüfung im nächsten Abschnitt.
Ein Distributor kann nicht mehr verkaufen, als er hatte
Die Daten der Distributoren lassen sich mit dem Sell-in abgleichen, also mit dem, was Sie an den Distributor geliefert haben. Grundsätzlich kann ein Distributor nicht mehr weiterverkaufen, als er bei Ihnen gekauft hat, zuzüglich dessen, was er schon auf Lager hatte. Eine Ausnahme ist, dass er Ihre Produkte auch bei einem anderen Lieferanten kauft. Wenn Sie Ihren Sell-in mit dem Distributor-Sell-out vergleichen, den er meldet, sehen Sie, wo die Daten nicht zusammenpassen.
Der Vergleich funktioniert in beide Richtungen. Liegt der Weiterverkauf über der Menge, die der Distributor zur Verfügung hatte, sind die Daten wahrscheinlich falsch, etwa weil ein Artikel der falschen SKU zugeordnet ist. Möglich ist auch, dass der Distributor Ihre Produkte bei einem anderen Lieferanten gekauft hat. Ein Multipack, das in der falschen Einheit gezählt wird, kann die Zahlen zu hoch oder zu niedrig ausfallen lassen. Liegt der Weiterverkauf mehrere Zeiträume hintereinander unter Ihrem Sell-in, ist das ein Grund, die Daten zu prüfen. Ein Export, der auf halbem Weg abgebrochen ist, hinterlässt einen Bericht, der plausibel aussieht und trotzdem unvollständig ist. Manchmal verkauft ein Distributor an einen Subdistributor weiter und meldet diesen Absatz nicht. Dann sind die gemeldeten Zahlen korrekt, und trotzdem fehlt ein Teil des Absatzes in Ihren Berichten. Das sollten Sie wissen.
Diesen Test können Sie mit Ihren eigenen Lieferdaten selbst durchführen, Zeitraum für Zeitraum. Berücksichtigen Sie dabei den Bestand des Distributors oder vergleichen Sie über einen längeren Zeitraum, damit normale Bestandsschwankungen nicht wie Fehler aussehen. Wie man die Bestandsdaten von Distributoren liest, habe ich in einem eigenen Beitrag für Getränkehersteller beschrieben. In Trade Data Hub selbst zeigt der Bericht „Sell-In vs Sell-Out Reconciliation“, wo Ihr Sell-in und die Meldungen der Distributoren auseinandergehen.
Die Dateien nehmen, die Distributoren ohnehin schicken
Mein Rat: Bitten Sie Ihre Distributoren nicht, ihr Format zu ändern. Es ist verlockend, allen eine Vorlage zu schicken. Jeder Distributor exportiert aber das, was sein System erzeugt, und bis Dutzende Partner das umgestellt haben, vergeht Zeit. In der Zwischenzeit gehen die Dateien weiter im alten Format ein.
Wandeln Sie die Dateien stattdessen auf Ihrer Seite um, also beim Hersteller. Mit Trade Data Hub nehmen wir die Daten unverändert an, so wie ein Distributor sie heute schickt. Das reicht vom PDF per E-Mail bis zur direkten Anbindung an das System des Distributors. Möglich sind Excel, CSV, XML, Flatfiles, PDF-Berichte sowie EDI- und API-Datenlieferungen, übertragen über SFTP, API, HTTP/S, eine Datenbankverbindung oder als E-Mail-Anhang. Trade Data Hub verarbeitet eingehende Daten jeden Tag, auch wenn ein Distributor seltener Daten schickt. Das Format wird beim Anschluss der Quelle einmal eingerichtet. Danach durchlaufen die Daten jeder Quelle dieselbe Zuordnung und dieselben Qualitätsprüfungen. Die Bestandsberichte der Distributoren werden genauso zugeordnet und geprüft wie ihre Verkaufsberichte.
Die Zuordnung muss regelmäßig gepflegt werden. Distributoren nehmen neue Artikel auf, eröffnen Niederlassungen und ändern ihre Exporte, und die Regeln müssen entsprechend angepasst werden. Der größte Teil dieser Arbeit ist Regelpflege. Ist ein Artikel oder eine Verkaufsstelle einmal zugeordnet, gilt die Zuordnung für alle weiteren Dateien dieser Quelle, bis der Distributor seinen Export ändert.
Andrzej Masłowski
Stellvertretender Leiter Vertrieb und Implementierung
Asseco Business Solutions
Andrzej verantwortet Vertrieb und Implementierung von Trade Data Hub und Trade Terms & Settlement. Sein Schwerpunkt liegt darauf, die Dateien der Distributoren zu einem einheitlichen Datenbestand zusammenzuführen, unabhängig davon, in welchem Format sie geschickt werden. Dazu gehören die Zuordnung zu Ihren eigenen Artikel- und Kundennummern und die Prüfungen, die zeigen, was fehlt.
Wenn Ihr Team noch Tage damit verbringt, Dateien von Distributoren zuzuordnen, bevor überhaupt jemand eine Zahl sieht, lohnt sich ein Gespräch mit Andrzej.
Häufige Fragen
Reicht ein Tool, das PDFs ausliest, um Verkaufsberichte von Distributoren zu konsolidieren?
Den ersten Schritt erledigt es gut, nämlich die Daten aus jeder Datei auszulesen. Für die Konsolidierung müssen aber außerdem die Artikel und Kunden jedes Distributors Ihren eigenen Nummern zugeordnet werden, und eine Prüfung auf fehlende oder unvollständige Berichte ist nötig. Bei wenigen Distributoren kann das auch eine Tabelle leisten. Bei vielen Quellen wird die Zuordnung zum größeren Teil der Arbeit.
Warum stimmt in Berichten von Distributoren die Summe je Marke, der Absatz je SKU aber nicht?
Manche Distributoren melden eine ganze Marke als eine einzige Zeile oder ein gemischtes Set als ein Produkt. Die Summe für die Marke stimmt dann weiterhin, der Absatz je SKU bleibt aber verzerrt, bis diese Zeilen wieder auf Ihre SKUs aufgeteilt sind. Ein Set wird nach seiner hinterlegten Zusammensetzung aufgeteilt. Eine Markenzeile wird nach Marktanteilen oder nach dem Verhältnis verteilt, in dem sich Ihre SKUs bisher verkauft haben. Bei einem Distributor, der nach Marke meldet, sind die Zahlen je SKU deshalb eine Schätzung.
Wie kann ein FMCG-Hersteller die Verarbeitung der Verkaufsberichte seiner Distributoren automatisieren?
Automatisieren Sie die Schritte, die sich bei jeder Datei wiederholen: das Einsammeln, die Zuordnung der Artikel- und Kundennummern des Distributors zu Ihren eigenen und die Prüfung, welche Quellen noch keine Daten geschickt haben. In Trade Data Hub werden eingehende Daten täglich verarbeitet. Was einmal zugeordnet ist, ob Artikel oder Verkaufsstelle, wird in späteren Dateien dieser Quelle genauso zugeordnet, bis der Distributor seinen Export ändert. Standardberichte zeigen, welche Quellen keine Daten geschickt haben und welche Nummern noch zugeordnet werden müssen. Ihr Team kümmert sich so nur um diese Fälle.
Müssen Distributoren das Format ihrer Berichte ändern?
In der Regel nicht. Trade Data Hub übernimmt, was Distributoren ohnehin schicken, also Excel, CSV, XML, Flatfiles, PDF-Berichte oder EDI- und API-Datenlieferungen, auch Dateien per E-Mail. Danach werden die Artikel und Kunden jeder Quelle Ihren eigenen Nummern zugeordnet.
Mit den Dateien von heute anfangen
Wenn die Dateien Ihrer Distributoren noch als Anhänge bei Ihrem Team eingehen und jemand Tage mit dem Zuordnen verbringt, bevor überhaupt eine Zahl zu sehen ist, kann sich unser Team das mit Ihnen ansehen. Ein guter Ausgangspunkt ist eine Liste Ihrer Quellen mit dem Format, das jede davon schickt. Auf der Seite zu Trade Data Hub lesen Sie, wie der Service funktioniert und wie Sie uns erreichen.
