Dati dei distributori
Report vendite dei distributori in PDF ed Excel: come trasformarli in un unico dataset
Immagine generata con l’AISe lavori nelle vendite, in sales operations o nella business intelligence di un produttore del largo consumo, probabilmente conosci bene questa situazione. Decine di distributori ti mandano i loro report vendite, per email o tramite i loro portali web, ognuno in un formato diverso. Alcuni sono PDF che qualcuno deve ribattere a mano. Quando i numeri finiscono sul tavolo della direzione sono già vecchi, e in riunione la prima domanda è se siano giusti.
In Asseco seguo Trade Data Hub, un servizio che raccoglie e organizza i dati dei distributori, e lavoro con i produttori del largo consumo. Quando lavori con il sell-out dei distributori (vendite secondarie), la maggior parte del lavoro consiste nell’abbinare i numeri di ogni file ai tuoi prodotti, ai tuoi clienti e ai tuoi periodi di riferimento.
Leggere il file è il primo passo
Estrarre le tabelle da un PDF e ripulire i dati di un foglio di calcolo oggi si fa bene in automatico. Se lavori con pochi distributori, una buona estrazione e un foglio di calcolo ben impostato possono bastare sia per leggere i file sia per abbinare i dati.
Il problema nasce da quello che c’è dentro la tabella. L’estrazione legge correttamente la riga “BRAND X 0.7L”. Per te, però, quella riga può corrispondere a tre SKU, per esempio tre gusti nello stesso formato di bottiglia. “Shop 14, Main St.” in un file e “S14 MAIN STREET” in un altro possono essere lo stesso punto vendita, con un solo codice cliente nella tua anagrafica. Per abbinarli servono la tua anagrafica dei prodotti e quella dei clienti.
Ogni nuovo distributore porta con sé i propri codici per prodotti e punti vendita, quindi il lavoro di abbinamento cresce a ogni nuovo partner, mentre la lettura dei file si automatizza bene. Questo abbinamento si chiama mappatura: i codici prodotto e punto vendita di ogni distributore vengono associati ai tuoi. Insieme al controllo che ogni fonte di dati (un magazzino o una filiale del distributore) abbia inviato i suoi file, è ciò che trasforma tanti file in un unico dataset.
Dietro un distributore ci possono essere più fonti
Quando i produttori contano i partner che inviano i report, di solito contano i distributori. I file però spesso partono separatamente dai magazzini e dalle filiali di un distributore, e ciascun magazzino o filiale li esporta con i suoi tempi e a volte in un formato diverso.
La scala si vede nella nostra rete. Trade Data Hub integra più di 1.600 distributori in 27 paesi. Oltre 85 produttori del largo consumo lo usano per avere visibilità sul sell-out dei distributori verso 900.000 punti vendita. Questi distributori inviano dati da più di 13.000 singole fonti di dati: magazzini, filiali e altri punti di rifornimento.
Quindi, se vuoi stimare quanto lavoro richiede il consolidamento, conta le fonti. Un distributore con cinque filiali può voler dire cinque file da controllare a ogni invio, e ognuno può essere in ritardo, incompleto o in un formato diverso dall’ultima volta.
Poi ci sono i periodi. Alcune fonti inviano dati ogni giorno, altre meno spesso, e i distributori chiudono il mese in date diverse. Trade Data Hub riconduce frequenze e chiusure diverse a un unico calendario di reporting, così puoi confrontare i periodi di fonti diverse.
Prodotti e clienti con i codici del distributore
Ogni distributore chiama i tuoi prodotti a modo suo. Il suo gestionale (ERP) usa codici e abbreviazioni diversi, e nemmeno i codici a barre (EAN) corrispondono sempre ai tuoi. Poi ci sono i casi più difficili. Alcuni distributori registrano un intero brand su una sola riga. Altri registrano una confezione mista come un solo articolo, mentre per te sono diversi SKU. Un multipack, invece, può essere contato in un’altra unità: nel file del distributore è 1 confezione da 12, mentre tu conti 12 pezzi.
Con le righe di brand e le confezioni miste il rischio è questo: il totale del brand resta giusto, quindi un controllo sui totali non fa emergere il problema. Te ne accorgi quando provi ad analizzare le vendite per SKU. I numeri non tornano più, perché una parte del tuo portafoglio è nascosta nelle righe “Brand X” e nelle confezioni miste.
Con i clienti succede la stessa cosa. Ogni distributore invia un elenco di punti vendita: ognuno va assegnato a un tuo codice cliente, e se è servito da due distributori, nei tuoi dati deve risultare un solo cliente.
In Trade Data Hub prodotti e clienti vengono mappati sui tuoi codici, con regole definite per ogni mercato, distributore e canale. Gli articoli composti vengono ricondotti ai singoli SKU: un multipack o una confezione in base alla composizione definita, una riga di brand in base alle quote di mercato o al mix di vendita storico dei tuoi SKU. Per un distributore che comunica i dati per brand, i numeri per SKU sono calcolati, quindi in qualsiasi analisi li tratterei come una stima.
Finché un prodotto del distributore non è abbinato a uno dei tuoi SKU, le sue vendite non si possono attribuire a nessuno di essi. OneView è l’area di report e analisi che accompagna Trade Data Hub. Il suo report Unmatched products with sales mostra il valore e la quantità di queste vendite. Elenca anche i prodotti di ogni distributore non ancora abbinati, con il nome che hanno nel suo gestionale e il valore delle vendite di ciascuno.
Unmatched products with sales
| Distributor's product | Distributor | Unmatched quantity | Unmatched value |
|---|---|---|---|
| NEW FLAVOUR 0.5L CAN | Distributor A | 18,460 | 22,150.00 |
| MIX SET 6X0.33 | Distributor D | 2,900 | 17,450.00 |
| BRX ORIG 12PK | Distributor B | 1,060 | 12,720.00 |
| GIFT SET 2X0.7 | Distributor C | 224 | 8,960.00 |
| 33 more products | 2,256 | 13,320.00 | |
| Total | 24,900 | 74,600.00 |
Report mancanti e incompleti
In una vista consolidata un report mancante è indistinguibile da vendite pari a zero. Le vendite di una regione sembrano calare, e in riunione qualcuno tira le conclusioni prima che si controlli se il file è stato ricevuto.
Prima di condividere i numeri di un periodo, controlla quali fonti non hanno inviato i dati. I report standard di OneView che accompagnano Trade Data Hub tengono sotto controllo la qualità e il flusso dei dati. Il report Sales data mostra, per distributore e per filiale, la quota di giorni con dati e i giorni trascorsi dall’ultimo invio. In alto trovi la completezza complessiva dei dati, la “Completeness”. Il report conta anche i distributori senza dati da più di sette giorni e stima il valore delle vendite che mancano all’appello. Così vedi che cosa manca e puoi chiedere il file al distributore prima di diffondere i numeri.
Operational reports · Sales data · as of 30 Oct, last 30 days
| Distributor | Department | Estimated missing sales value | % days with data | Days since the last message |
|---|---|---|---|---|
| Distributor A | Distributor A North 01 | 0.00 | 100% | 1 |
| Distributor B | Distributor B North 01 | 0.00 | 100% | 1 |
| Distributor B South 02 | 1,200.00 | 97% | 1 | |
| Distributor C | Distributor C Central 01 | 27,400.00 | 70% | 10 |
| Distributor D | Distributor D Branch 03 | 14,200.00 | 67% | 11 |
| Distributor E | Distributor E East 01 | 0.00 | 100% | 1 |
Un file che è stato ricevuto ma è incompleto, o mappato sui prodotti sbagliati, è più difficile da scoprire, perché il periodo sembra normale. Il confronto con il sell-in è un modo per trovarlo.
Un distributore non può vendere più di quanto aveva
Puoi verificare i dati del distributore con il sell-in, cioè quanto hai spedito al distributore. In linea di principio un distributore non può rivendere più di quanto ha comprato da te, oltre a quello che aveva già in magazzino, a meno che non compri i tuoi prodotti anche da qualcun altro. Se confronti il tuo sell-in con il sell-out del distributore, cioè con le rivendite che ti comunica, individui dove i dati non corrispondono.
Il confronto funziona in entrambi i sensi. Se le rivendite superano quanto il distributore poteva avere, probabilmente i dati sono sbagliati, per esempio un prodotto mappato sullo SKU sbagliato, oppure il distributore ha comprato da un altro fornitore. Un multipack contato nell’unità sbagliata può far risultare i numeri troppo alti o troppo bassi. Se le rivendite restano sotto il sell-in per più periodi, vale la pena controllare i dati. Un’esportazione dei dati che si è interrotta a metà lascia un report che sembra plausibile, ma è incompleto. A volte un distributore rivende a un subdistributore e non comunica quelle vendite: allora la differenza è reale, e conviene saperlo.
Puoi fare questa verifica da solo con i tuoi dati di spedizione, periodo per periodo. Tieni conto delle giacenze del distributore, oppure confronta su un intervallo più lungo, così i normali movimenti di magazzino non sembrano errori. Di come leggere le giacenze dei distributori ho scritto in un articolo dedicato alle aziende di bevande. In Trade Data Hub il report Sell-In vs Sell-Out Reconciliation indica dove il tuo sell-in e i report dei distributori divergono.
Usa quello che i distributori ti mandano già
Il mio consiglio: non chiedere ai tuoi distributori di cambiare formato. Mandare a tutti un modello da compilare è una tentazione. Ogni distributore, però, esporta quello che produce il suo gestionale, e convincere decine di partner a cambiare formato richiede tempo. Intanto i file continuano a uscire nel vecchio formato.
La conversione conviene farla quando i file sono già da te. In Trade Data Hub prendiamo quello che il distributore manda oggi, così com’è: dal PDF inviato per email al collegamento diretto con il gestionale del distributore. Accettiamo Excel, CSV, XML, flat file, report PDF, flussi EDI e API, ricevuti via SFTP, API o HTTP/S, con una connessione al database oppure come allegato di un’email. Trade Data Hub elabora i dati in entrata ogni giorno, qualunque sia la frequenza con cui ciascun distributore li invia. Il formato di ogni fonte si imposta quando la colleghiamo, e da lì in poi ogni fonte passa per la stessa mappatura e per gli stessi controlli di qualità. Anche i report delle giacenze (inventario) dei distributori vengono mappati e controllati come i report vendite.
La mappatura va mantenuta con regolarità. I distributori inseriscono nuovi prodotti, aprono filiali e cambiano il modo in cui esportano i dati, e le regole devono cambiare con loro. La maggior parte di questo lavoro è manutenzione delle regole: una volta abbinato un prodotto o un punto vendita, i file successivi di quella fonte vengono abbinati allo stesso modo, finché il distributore non cambia il modo in cui esporta i dati.
Andrzej Masłowski
Vicedirettore delle Vendite e delle Implementazioni
Asseco Business Solutions
Andrzej guida le vendite e i progetti di Trade Data Hub e di Trade Terms & Settlement. Il suo lavoro è trasformare in un unico dataset i file dei distributori, in qualunque formato li inviino: la mappatura sui codici dei tuoi prodotti e dei tuoi clienti e i controlli che mostrano che cosa manca.
Se il tuo team passa ancora giorni ad abbinare i file dei distributori prima che si veda un numero, parla con lui.
Domande frequenti
Per consolidare i report vendite dei distributori basta estrarre le tabelle dai PDF?
L’estrazione copre bene il primo passo: leggere le tabelle di ogni file. Per consolidare i dati serve anche mappare i prodotti e i clienti di ogni distributore sui tuoi codici, e controllare se mancano report o se sono incompleti. Con pochi distributori può bastare un foglio di calcolo. Con molte fonti la mappatura diventa la parte più grande del lavoro.
Perché nei report dei distributori il totale del brand è giusto ma le vendite per SKU sono sbagliate?
Alcuni distributori registrano un intero brand su una sola riga, o una confezione mista come un solo articolo. Il totale del brand è ancora giusto, ma le vendite per SKU restano falsate finché quelle righe non vengono ripartite sui tuoi SKU. Una confezione si scompone in base alla composizione definita. Una riga di brand si ripartisce in base alle quote di mercato o al mix di vendita storico dei tuoi SKU, quindi per quel distributore i numeri per SKU sono una stima.
Come può un produttore del largo consumo automatizzare la gestione dei report vendite dei distributori?
Conviene automatizzare i passaggi che si ripetono con ogni file: raccoglierlo, mappare i codici prodotto e punto vendita del distributore sui tuoi e controllare quali fonti non hanno mandato i dati. In Trade Data Hub i dati in entrata vengono elaborati ogni giorno. Un prodotto o un punto vendita abbinato una volta viene abbinato allo stesso modo nei file successivi di quella fonte, finché il distributore non cambia il modo in cui esporta i dati. I report standard di OneView mostrano quali fonti non hanno inviato dati e quali codici sono ancora da abbinare, così il tuo team lavora solo su quei casi.
I distributori devono cambiare il formato dei loro report?
Di solito no. Trade Data Hub accetta quello che i distributori mandano già: Excel, CSV, XML, flat file, report PDF, flussi EDI o API, compresi i file inviati per email. Ogni fonte viene poi mappata sui codici dei tuoi prodotti e dei tuoi clienti.
Parti da quello che ricevi oggi
Se il tuo team riceve ancora i file dei distributori come allegati, e qualcuno passa giorni ad abbinarli prima che si veda un numero, possiamo esaminare la situazione insieme. Un buon punto di partenza è l’elenco delle tue fonti, con il formato che invia ciascuna. Nella pagina di Trade Data Hub trovi come funziona e come contattare il nostro team.
