Dane od dystrybutorów
Raporty sprzedaży od dystrybutorów w PDF i Excelu: jak połączyć je w jeden zbiór danych
Obraz wygenerowany przez AIJeśli pracujesz w sprzedaży, w sales operations albo w dziale analiz (BI) u producenta FMCG, pewnie znasz tę sytuację. Raporty sprzedaży przychodzą od kilkudziesięciu dystrybutorów, mailem i przez ich portale, w różnych formatach. Część to pliki PDF, które ktoś musi przepisać ręcznie. Liczby trafiają do zarządu z opóźnieniem, a na spotkaniu ktoś najpierw pyta, czy w ogóle się zgadzają.
Pracuję z producentami FMCG przy Trade Data Hub w Asseco. To usługa, która zbiera i porządkuje dane od dystrybutorów. W danych sell-out dystrybutorów (sprzedaż wtórna) najwięcej pracy wymaga dopasowanie liczb z każdego pliku do Twoich produktów, klientów i okresów.
Odczytanie pliku to dopiero pierwszy krok
Są dobre narzędzia, które wyciągają tabele z plików PDF i porządkują dane w arkuszach. Jeśli współpracujesz tylko z kilkoma dystrybutorami, takie narzędzie i dobrze zbudowany arkusz mogą wystarczyć zarówno do odczytu, jak i do dopasowania.
Kłopot zaczyna się od tego, co jest w tabeli. Narzędzie poprawnie odczyta wiersz „BRAND X 0.7L”. U Ciebie ten wiersz może obejmować trzy SKU, na przykład trzy smaki w butelce tej samej pojemności. „Shop 14, Main St.” w jednym pliku i „S14 MAIN STREET” w drugim mogą oznaczać ten sam sklep, który w Twoim systemie ma jeden kod klienta. Żeby je dopasować, potrzebne są Twoje własne listy produktów i klientów.
Każdy nowy dystrybutor ma własne kody produktów i punktów sprzedaży, więc z każdym partnerem dopasowywania przybywa. Odczyt plików można zostawić narzędziom. Przypisanie kodów produktów i punktów sprzedaży każdego dystrybutora do Twoich nazywa się mapowaniem. Dopiero mapowanie i sprawdzenie, czy każdy magazyn i oddział dystrybutora przysłał dane, pozwalają złożyć z wielu plików jeden zbiór danych.
Jeden dystrybutor może oznaczać kilka źródeł
Gdy producent liczy partnerów, od których dostaje raporty, zwykle liczy dystrybutorów. Tymczasem pliki często przychodzą osobno z każdego magazynu i oddziału dystrybutora. Każdy z nich wysyła dane w innym rytmie, a czasem w innym formacie.
Dobrze to widać po naszych liczbach. Trade Data Hub ma podłączonych ponad 1 600 dystrybutorów w 27 krajach. 85 producentów FMCG korzysta z niego, żeby widzieć, co dystrybutorzy sprzedali do ponad 900 000 punktów sprzedaży. Ci dystrybutorzy przysyłają raporty z ponad 13 000 pojedynczych źródeł danych: magazynów, oddziałów i innych lokalizacji.
Jeśli więc szacujesz, ile pracy będzie wymagać łączenie danych od dystrybutorów, licz źródła. Dystrybutor z pięcioma oddziałami może oznaczać pięć plików do sprawdzenia przy każdej dostawie danych. Każdy z tych plików może się spóźnić, przyjść niepełny albo mieć inny układ niż poprzednio.
Do tego dochodzi kwestia okresów. Jedne źródła przysyłają dane codziennie, inne rzadziej, a dystrybutorzy zamykają miesiąc w różnych dniach. W Trade Data Hub układamy dane ze wszystkich źródeł w jednym kalendarzu raportowym, z tymi samymi tygodniami i miesiącami, więc wynik jednego dystrybutora da się porównać z wynikiem drugiego za ten sam okres.
Produkty i klienci opisani kodami dystrybutora
Każdy dystrybutor nazywa Twoje produkty po swojemu. W jego systemie wewnętrznym (ERP) są inne kody i skróty, a nawet kody kreskowe (EAN) nie zawsze zgadzają się z Twoimi. Są też przypadki trudniejsze. Niektórzy dystrybutorzy raportują całą markę w jednym wierszu. Inni podają zestaw mieszany jako jeden produkt, choć u Ciebie to kilka różnych SKU. Multipak może być też policzony w innej jednostce: w pliku dystrybutora jest jedno opakowanie po 12 sztuk, a Ty liczysz 12 sztuk.
Przy marce raportowanej w jednym wierszu i przy zestawach mieszanych ryzyko polega na tym, że suma dla marki nadal się zgadza, więc po sumach problemu nie widać. Potem próbujesz przeanalizować sprzedaż w podziale na SKU i liczby przestają mieć sens, bo część Twojego portfolio jest schowana w wierszach „Brand X” i w zestawach mieszanych.
Z danymi o klientach jest tak samo. Każdy dystrybutor przysyła listę punktów sprzedaży, każdy punkt trzeba przypisać do Twojego kodu klienta, a sklep, który zaopatrują dwaj dystrybutorzy, powinien być w Twoich danych jednym klientem.
W Trade Data Hub produkty i klientów przypisujemy do Twoich kodów według lokalnych reguł, które ustawiamy osobno dla każdego rynku, dystrybutora i kanału sprzedaży. Pozycje złożone rozbijamy z powrotem na SKU: multipak albo zestaw według ustalonego składu, a wiersz z całą marką na Twoje SKU według udziałów w rynku albo proporcji, w jakich te SKU sprzedawały się wcześniej. U dystrybutora, który raportuje na poziomie marki, liczby dla SKU są wyliczone, więc w każdej analizie traktowałbym je jako szacunek.
Dopóki produkt dystrybutora nie jest dopasowany do któregoś z Twoich SKU, jego sprzedaży nie widać przy żadnym z nich. Znajdziesz ją w raportach OneView, które dostajesz razem z Trade Data Hub. W raporcie Unmatched products with sales, czyli o produktach jeszcze niedopasowanych, widać łączną wartość i ilość tej sprzedaży, a pod spodem listę produktów każdego dystrybutora pod nazwami z jego systemu, z kwotą sprzedaży przy każdym produkcie.
Unmatched products with sales
| Distributor's product | Distributor | Unmatched quantity | Unmatched value |
|---|---|---|---|
| NEW FLAVOUR 0.5L CAN | Distributor A | 18,460 | 22,150.00 |
| MIX SET 6X0.33 | Distributor D | 2,900 | 17,450.00 |
| BRX ORIG 12PK | Distributor B | 1,060 | 12,720.00 |
| GIFT SET 2X0.7 | Distributor C | 224 | 8,960.00 |
| 33 more products | 2,256 | 13,320.00 | |
| Total | 24,900 | 74,600.00 |
Brakujące i niepełne raporty
W zbiorczym zestawieniu brakujący raport sprzedaży wygląda dokładnie tak samo jak sprzedaż równa zeru. Sprzedaż w regionie pozornie spada i ktoś na spotkaniu wyciąga wnioski, zanim ktokolwiek sprawdzi, czy plik w ogóle dotarł.
Zanim udostępnisz liczby za dany okres, sprawdź, które źródła nie przysłały danych. Wśród standardowych raportów OneView, które dostajesz z Trade Data Hub, są raporty o jakości danych i o tym, czy dane w ogóle przychodzą. W raporcie Sales data widać dla każdego dystrybutora i każdego jego oddziału odsetek dni z danymi (kolumna % days with data) oraz liczbę dni od ostatniej wysyłki. Na górze raportu jest łączna kompletność danych („Completeness”). Widać tam też, ilu dystrybutorów od ponad siedmiu dni nic nie przysłało, oraz szacunkową wartość sprzedaży, której przez to brakuje w Twoim zestawieniu. Widzisz lukę i możesz poprosić dystrybutora o plik, zanim przekażesz liczby dalej.
Operational reports · Sales data · as of 30 Oct, last 30 days
| Distributor | Department | Estimated missing sales value | % days with data | Days since the last message |
|---|---|---|---|---|
| Distributor A | Distributor A North 01 | 0.00 | 100% | 1 |
| Distributor B | Distributor B North 01 | 0.00 | 100% | 1 |
| Distributor B South 02 | 1,200.00 | 97% | 1 | |
| Distributor C | Distributor C Central 01 | 27,400.00 | 70% | 10 |
| Distributor D | Distributor D Branch 03 | 14,200.00 | 67% | 11 |
| Distributor E | Distributor E East 01 | 0.00 | 100% | 1 |
Trudniej wyłapać plik, który dotarł, ale jest niepełny albo jego pozycje przypisano do niewłaściwych produktów, bo okres wygląda wtedy normalnie. Jednym ze sposobów, żeby go znaleźć, jest test opisany w następnej części.
Dystrybutor nie sprzeda więcej, niż miał
Dane od dystrybutora możesz sprawdzić względem sell-inu, czyli tego, co wysyłasz dystrybutorowi. Zasadniczo dystrybutor nie może odsprzedać więcej, niż kupił od Ciebie i miał wcześniej w magazynie, chyba że kupuje Twoje produkty także u kogoś innego. Gdy zestawisz swój sell-in z sell-outem, który dystrybutor podaje w raportach, zobaczysz, gdzie dane się nie zgadzają.
Porównanie działa w obie strony. Jeśli dystrybutor odsprzedał więcej, niż mógł mieć, dane są prawdopodobnie błędne, na przykład produkt przypisano do niewłaściwego SKU. Możliwe też, że dystrybutor kupił towar u innego dostawcy. Gdy multipak policzono w niewłaściwej jednostce, liczby mogą wyjść za wysokie albo za niskie.
Jeśli przez kilka okresów odsprzedaż jest niższa od Twojego sell-inu, warto sprawdzić dane. Gdy eksport przerwie się w połowie, raport wygląda wiarygodnie, a jest niepełny. Zdarza się też, że dystrybutor odsprzedaje towar subdystrybutorowi i nie raportuje tej sprzedaży. Wtedy różnica jest prawdziwa i dobrze o niej wiedzieć.
Ten test możesz przeprowadzić samodzielnie na własnych danych o wysyłkach, okres po okresie. Uwzględnij stan magazynowy dystrybutora albo porównuj dane z dłuższego okresu, żeby zwykłe wahania zapasu nie wyglądały na błędy. O tym, jak czytać stany magazynowe dystrybutorów, pisałem w osobnym wpisie dla producentów napojów. W raporcie Sell-In vs Sell-Out Reconciliation z Trade Data Hub, czyli w zestawieniu sell-inu z sell-outem dystrybutorów, widać, gdzie Twój sell-in i raporty dystrybutorów się rozmijają.
Korzystaj z tego, co dystrybutorzy już przysyłają
Moja rada: nie proś dystrybutorów o zmianę formatu. Rozesłanie wszystkim jednego szablonu jest kuszące. Tyle że każdy dystrybutor eksportuje to, co daje jego system, a przekonanie kilkudziesięciu partnerów do zmiany wymaga czasu. W tym czasie pliki dalej przychodzą w starym formacie.
Przekształcaj dane po swojej stronie. W Trade Data Hub bierzemy to, co dystrybutor przysyła dziś, w takiej postaci, w jakiej przychodzi: od pliku PDF wysłanego mailem po bezpośrednie połączenie z systemem dystrybutora. Mogą to być pliki Excel, CSV, XML, pliki tekstowe i raporty PDF albo dane z EDI i API. Docierają do nas przez SFTP, API, HTTP/S, połączenie z bazą danych albo jako załącznik do maila. Trade Data Hub przetwarza nowe dane codziennie, niezależnie od tego, jak często przysyła je dany dystrybutor. Format ustawiamy przy podłączaniu źródła, a od tego momentu dane z każdego źródła przechodzą przez to samo mapowanie i te same kontrole jakości. Raporty stanów magazynowych od dystrybutorów przypisujemy do Twoich kodów i sprawdzamy tak samo jak raporty sprzedaży.
Mapowanie trzeba regularnie aktualizować. Dystrybutorzy wprowadzają do oferty nowe produkty, otwierają oddziały i zmieniają układ eksportów, więc reguły muszą się zmieniać razem z nimi. Gdy produkt albo punkt sprzedaży zostanie raz dopasowany, Trade Data Hub dopasowuje go tak samo w kolejnych plikach z tego źródła, dopóki dystrybutor nie zmieni eksportu. Dlatego większość tej pracy to utrzymanie reguł.
Andrzej Masłowski
zastępca dyrektora sprzedaży i wdrożeń
Asseco Business Solutions
Andrzej odpowiada za sprzedaż i wdrożenia Trade Data Hub oraz Trade Terms & Settlement. Na co dzień zajmuje się łączeniem plików, które dystrybutorzy przysyłają w dowolnym formacie, w jeden zbiór danych: od przypisania ich kodów do kodów produktów i klientów producenta po kontrole, dzięki którym widać, czego brakuje.
Jeśli Twój zespół wciąż poświęca dni na dopasowywanie plików od dystrybutorów, porozmawiaj z Andrzejem.
Najczęstsze pytania
Czy narzędzie do odczytu PDF wystarczy, żeby połączyć raporty sprzedaży od dystrybutorów?
Takie narzędzie dobrze sprawdza się w pierwszym kroku, czyli przy wyciąganiu tabel z każdego pliku. Żeby połączyć raporty w jeden zbiór danych, trzeba jeszcze przypisać produkty i klientów każdego dystrybutora do Twoich kodów i sprawdzić, czy wszystkie raporty dotarły i czy są kompletne. Przy kilku dystrybutorach może do tego wystarczyć arkusz. Przy wielu źródłach mapowanie zajmuje większą część pracy.
Dlaczego w raportach dystrybutorów suma dla marki się zgadza, a sprzedaż w podziale na SKU nie?
Niektórzy dystrybutorzy raportują całą markę w jednym wierszu albo zestaw mieszany jako jeden produkt. Suma dla marki nadal się zgadza, ale sprzedaż w podziale na SKU jest zniekształcona, dopóki tych wierszy nie rozbije się z powrotem na Twoje SKU. Zestaw rozbija się według ustalonego składu. Wiersz z całą marką dzieli się według udziałów w rynku albo proporcji, w jakich Twoje SKU sprzedawały się wcześniej, więc u tego dystrybutora liczby dla SKU są szacunkiem.
Jak zautomatyzować zbieranie i łączenie raportów sprzedaży od dystrybutorów?
Zautomatyzuj kroki, które powtarzają się przy każdym pliku: odbiór pliku, przypisanie kodów produktów i punktów sprzedaży dystrybutora do Twoich oraz sprawdzanie, które źródła nie przysłały danych. W Trade Data Hub nowe dane przetwarzamy codziennie. Gdy produkt albo punkt sprzedaży zostanie raz dopasowany, Trade Data Hub dopasowuje go tak samo w kolejnych plikach z tego źródła, dopóki dystrybutor nie zmieni eksportu. W standardowych raportach widać, które źródła nie przysłały danych i które kody trzeba jeszcze dopasować, więc Twój zespół zajmuje się tylko tymi przypadkami.
Czy dystrybutorzy muszą zmienić format swoich raportów?
Zwykle nie. W Trade Data Hub przyjmujemy to, co dystrybutorzy już przysyłają: Excel, CSV, XML, pliki tekstowe, raporty PDF, dane przez EDI albo API, także pliki wysłane mailem. Potem kody z każdego źródła przypisujemy do Twoich kodów produktów i klientów.
Zacznij od tego, co dostajesz dziś
Jeśli pliki od dystrybutorów wciąż trafiają do Twojego zespołu jako załączniki, a ich dopasowanie zajmuje komuś kilka dni, zanim ktokolwiek zobaczy pierwszą liczbę, możemy przyjrzeć się temu razem z Tobą. Dobrym punktem wyjścia jest lista Twoich źródeł danych i formatów, w jakich przychodzą z nich pliki. Na stronie Trade Data Hub znajdziesz opis rozwiązania i informację, jak się z nami skontaktować.
