Wysyłki wyglądają dobrze, dopóki dystrybutor nie przestanie zamawiać

Z danych sell-in widać, co wyjechało z Twojego magazynu. O tym, co działo się z towarem później, niewiele się z nich dowiesz. Dystrybutor może zamawiać u Ciebie miesiącami, a w tym czasie zapas w jego magazynie rośnie. Dane o wysyłkach wyglądają dobrze aż do miesiąca, w którym dystrybutor przestaje zamawiać. Różnica między tym, co trafiło do dystrybutora, a tym, co on odsprzedał, najpierw pojawia się w jego stanach magazynowych.

Dlatego zawsze patrzę na dwie liczby jednocześnie. Pierwsza to sell-out dystrybutorów (sprzedaż wtórna), czyli to, co każdy dystrybutor odsprzedał sklepom, barom i restauracjom. Dystrybutorzy raportują ten wolumen na podstawie swoich faktur, w podziale na punkty sprzedaży i SKU. Druga liczba to stan, który dystrybutor ma we własnym magazynie. Z samego wolumenu widać, ile dystrybutor sprzedał dalej. Z samego stanu nie da się ocenić, czy to dużo, czy mało. Jeśli zestawisz obie liczby w jednym formacie wkrótce po tym, jak dystrybutorzy przyślą pliki, zobaczysz, czy w kanale dystrybucji wszystko jest w porządku.

Licz zapas w dniach

Ze stanu podanego w kartonach nie wynika, co zrobić. Załóżmy, że dwóch dystrybutorów ma po 2 000 kartonów. W raporcie stanów magazynowych wyglądają identycznie. Pierwszy sprzedaje 200 kartonów dziennie, czyli jego zapas wystarczy na 10 dni. Drugi sprzedaje 20 kartonów dziennie, więc ten sam zapas wystarczy mu na 100 dni. Pierwszemu może zabraknąć towaru w ciągu dwóch tygodni. Drugi ma towar na ponad trzy miesiące. Ta sama liczba, przeciwne decyzje.

Dni zapasu liczy się ze średniej dziennej sprzedaży każdego dystrybutora z ostatnich miesięcy. Widać z nich, gdzie wysłać więcej towaru, a gdzie wstrzymać dostawy. Jeśli wyślesz kolejne kartony dystrybutorowi, który już ma za duży zapas, zapas tylko jeszcze urośnie. To prosta zmiana jednostki i pierwsza rzecz, jaką pokazałbym dyrektorowi sprzedaży.

Przed szczytem sezonu porównałbym też stan ze sprzedażą w tych samych tygodniach zeszłego roku, bo w danych z ostatnich miesięcy nie widać wyższego popytu, który pojawia się przed świętami.

W naszych raportach ten wskaźnik nazywa się forward stock. Docelową liczbę dni zapasu ustala się dla każdego produktu albo grupy produktów przy wdrożeniu. W raporcie widać dystrybutorów, u których zapas nie wystarczy na docelową liczbę dni, a przy każdym propozycję, ile powinien domówić.

Stany magazynowe przydają się też przy promocjach cenowych dla punktów sprzedaży albo dla shopperów. Przed rozpoczęciem promocji możesz sprawdzić, czy każdy dystrybutor ma dość towaru, żeby obsłużyć ją w planowanym wolumenie. W trakcie promocji możesz śledzić, gdzie zapas się kończy. Jeśli w magazynie dystrybutora zabraknie towaru, sklepy, które zaopatruje ten dystrybutor, nie będą mogły sprzedawać promowanego produktu i promocja nie przełoży się tam na sprzedaż.

Przypisz kody każdego dystrybutora do swoich kodów

Ta sama butelka ma u wielu dystrybutorów inny kod, a często też inną nazwę. Twój najlepiej sprzedający się lager może mieć trzy różne kody w Holandii, Irlandii i Niemczech. Żeby porównać rynki, trzeba najpierw przypisać je wszystkie do Twoich własnych kodów.

To rutynowa praca administracyjna. Gdy tabela przypisań jest gotowa i na bieżąco aktualizowana, nowy listing oznacza w niej drobną zmianę, a nowego dystrybutora dopisuje się do tabeli, która już działa. Bez niej przy każdej zmianie trzeba ręcznie przebudować raport, a rynków nie da się porównać.

Co zyskujesz, gdy masz jeden widok

Dane w tym widoku pochodzą bezpośrednio od dystrybutorów, którzy udostępniają Ci swoją sprzedaż i stany magazynowe. Możesz sprawdzić, gdzie towaru w magazynie przybywa szybciej, niż się sprzedaje.

Aktualne stany przydają się też wtedy, gdy przedstawiciel handlowy zbiera w sklepie zamówienie, które zrealizuje dystrybutor. Widać wtedy, z którego magazynu dystrybutora da się je obsłużyć. Niektórym klientom, na ich prośbę, dostarczamy najświeższe stany tuż przed złożeniem zamówienia.

W raportach widać też, którzy dystrybutorzy ostatnio nie przysłali danych, i szacunek, jakiej części Twojej sprzedaży przez to brakuje w zestawieniu. Wiesz więc, komu przypomnieć.

Tym zajmuje się Trade Data Hub. Trade Data Hub ma podłączonych ponad 1 600 dystrybutorów w 27 krajach. 85 producentów FMCG korzysta z niego, żeby widzieć, co dystrybutorzy sprzedali do ponad 900 000 punktów sprzedaży. Są wśród nich zarówno globalni liderzy, jak i firmy, które współpracują z kilkunastoma dystrybutorami. Sell-out dystrybutorów i stany magazynowe wchodzą w zakres każdego wdrożenia Trade Data Hub. Wśród firm z branży napojów, które korzystają z Trade Data Hub, jest wiodący międzynarodowy producent napojów, obecny na 27 rynkach w Europie i Afryce.