Rozliczenia z dystrybutorami
Rozliczenie promocji z dystrybutorami lodów: licz refundacje promocyjne jeszcze w sezonie
Obraz wygenerowany przez AISezon lodowy skończył się we wrześniu. Jest październik, a Twój zespół rozlicza bonusy wolumenowe, refundacje promocyjne i towar gratisowy z każdym dystrybutorem i każdą hurtownią, które sprzedawały Twoje produkty. Przy jednym z dystrybutorów Twoja kwota jest niższa niż ta, którą wykazuje dystrybutor. Pliki krążą między Wami w tę i z powrotem, a rozliczenie ciągnie się tygodniami.
Pomagam producentom FMCG korzystać z danych od dystrybutorów w Asseco Platform. Obie strony podpisały przed sezonem te same warunki, ale każda policzyła kwoty na podstawie własnych danych i wyszły różne liczby. Refundacje promocyjne możesz liczyć już w trakcie sezonu, na bieżąco, kiedy produkty się sprzedają, na podstawie danych sell-out dystrybutorów, czyli tego, co dystrybutor odsprzedał sklepom, kioskom i kawiarniom, a te dane przysyłają Ci sami dystrybutorzy. W październiku obie strony mają już te same liczby, z wyjątkiem ostatnich faktur z okresu rozliczeniowego.
Warunki te same, liczby różne
Warunki na sezon lodowy łatwo spisać. Dystrybutor dostaje bonus wolumenowy, gdy osiągnie uzgodniony cel wolumenowy. W promocji zwracasz dystrybutorowi rabat, którego udziela swoim klientom na produkty objęte promocją. Ten zwrot to refundacja promocyjna. Przy zamówieniu promocyjnym dystrybutorowi może też przysługiwać towar gratisowy.
Faktury, które wystawiasz dystrybutorowi, to Twój sell-in. Faktury, które dystrybutor wystawia sklepom, kioskom i kawiarniom, to sell-out dystrybutora. Od nich zależy refundacja promocyjna, a te faktury są w systemie dystrybutora. Bez tych danych korzystasz z własnego sell-inu albo z raportów dystrybutora, w których nie ma rozbicia na pozycje faktur.
Na rozliczenie wpływają cztery całkiem zwyczajne źródła różnic:
- Korekty faktur, które przychodzą później: korekta zmienia wolumen, od którego liczy się refundację.
- Produkty pod własnymi kodami dystrybutora: kod, który nie jest przypisany do Twojego produktu, wypada z wyliczenia.
- Ceny, które już uwzględniają rabat stały: jeśli jedna strona liczy rabat promocyjny od ceny cennikowej, a druga od ceny po rabacie, każdej wychodzi inna refundacja.
- Wrześniowe faktury, które przychodzą w październiku: zmieniają wolumen, kiedy jedna ze stron zamknęła już swoje wyliczenie.
Cele wolumenowe opierają się na prognozie, a sprzedaż zależy od pogody
W dokumencie rejestracyjnym, który The Magnum Ice Cream Company złożyła w amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (SEC), spółka nazywa okres od maja do września „szczytowym sezonem sprzedaży na półkuli północnej” i pisze, że pogoda w tych miesiącach „może mieć nieproporcjonalnie duży wpływ” na jej wyniki. Cele wolumenowe ustala się na długo przed sezonem, na podstawie prognozy. Gorący czerwiec albo chłodny sierpień sprawia, że rzeczywista sprzedaż odbiega od planu.
Dlatego we wrześniu części dystrybutorów brakuje niewiele do celu wolumenowego, a część przekracza go z dużym zapasem. U dystrybutorów blisko celu drobna różnica w liczeniu decyduje, czy bonus się należy. Od tego, jak policzysz korekty, kody produktów i spóźnione faktury, zależy też jego wysokość.
W szczycie sezonu może jednocześnie trwać ogólnokrajowa promocja cenowa, oferta gazetkowa i promocja lokalna. Jeśli nikt przed sezonem nie zapisał, która z nich ma pierwszeństwo przy pozycji faktury, która pasuje do dwóch promocji naraz, decyzja zapada w październiku.
Refundacje promocyjne licz w trakcie sezonu
Rozliczenie możesz aktualizować każdego dnia sezonu. W Asseco Platform potrzebne są do tego dwa produkty. Trade Data Hub zbiera dane, które przysyłają dystrybutorzy, i łączy je z Twoim sell-inem. Trade Terms & Settlement liczy z nich refundacje, a robi to jego moduł Distributor Promotional Settlement. Moduł codziennie dostaje dane sell-out dystrybutorów i co noc przelicza refundacje promocyjne za okres rozliczeniowy ustalony w warunkach. Koszt promocji znasz, zanim okres się zamknie.
Refunds by distributor
| Distributor | Main promotion type | Distributor sell-out value | Refund value | Refund % of sell-out |
|---|---|---|---|---|
| Distributor A | National price promotion | 1,840,000 | 58,900 | 3.2% |
| Distributor B | Leaflet offer | 1,210,000 | 41,200 | 3.4% |
| Distributor C | National price promotion | 960,000 | 30,700 | 3.2% |
| Distributor D | Local promotion | 720,000 | 19,400 | 2.7% |
| 10 more distributors | Various | 1,280,000 | 36,200 | 2.8% |
| Total | 6,010,000 | 186,400 | 3.1% |
Moduł odczytuje faktury razem z korektami i przypisuje własne kody dystrybutora do Twojego produktu, żeby ten sam produkt był liczony tylko raz. Koryguje też cenę o rabat stały, a dopiero potem porównuje faktyczny rabat z progiem rabatu z warunków handlowych. Próg rabatu to poziom rabatu, od którego zależy wysokość refundacji w promocji. To, co dzieje się po przekroczeniu tego progu, wynika z Twoich warunków: zależnie od ustawień moduł może ograniczyć refundację, zablokować ją albo oznaczyć pozycję do sprawdzenia. Po zamknięciu okresu rozliczeniowego jest jeszcze dodatkowy czas na spóźnione faktury (okres karencji). Końcowe wyliczenie powstaje dopiero po nim.
Gdy do jednej pozycji faktury pasuje kilka promocji, moduł wybiera tę z najwyższym rabatem, a przy równych rabatach decyduje kolejność ustalona z góry. Moduł stosuje tę zasadę do każdej pozycji faktury, więc przed sezonem wyjaśnij ją dystrybutorom i uzgodnij z nimi tę kolejność.
Każdą kwotę da się prześledzić od dokumentu płatności aż do pozycji faktury, z której wynika. Twój zespół sprawdza i zatwierdza rozliczenie w module. Moduł przygotowuje potem pliki dla Twojego systemu finansowego, który wystawia dystrybutorowi faktury korygujące do jego zakupów u Ciebie. Refundację wypłacasz właśnie tymi korektami.
Bonusy wolumenowe rozlicza się inaczej. O tym, czy do celu wolumenowego liczą się zakupy dystrybutora u Ciebie (Twój sell-in), czy jego odsprzedaż do sklepów (sell-out dystrybutora), decydują warunki. W Trade Data Hub masz obie liczby, więc w trakcie sezonu możesz śledzić wynik każdego dystrybutora względem jego celu wolumenowego. Sprawdzaj, którzy dystrybutorzy zbliżają się do celu. Jeśli Twoje warunki nie rozstrzygają, jak liczyć korekty i spóźnione faktury, uzgodnij to z nimi, zanim przesądzi to o bonusie. Jeszcze przed końcem sezonu możesz uzgodnić z każdym dystrybutorem spodziewany bonus, a po sezonie rozliczyć go według podpisanych warunków.
Kontrole przed wypłatą
Przed wypłatą moduł wykonuje cztery kontrole. Pierwsza pokazuje zamówienia promocyjne ponad limit ilości z warunków promocji. Druga zgłasza błędy w danych źródłowych, zanim trafią do wyliczenia, na przykład kod produktu dystrybutora, który nie jest przypisany do Twojego produktu, albo źle ustawioną promocję.
Trzecia kontrola porównuje to, co każdy dystrybutor odsprzedał, z tym, co kupił od Ciebie, i jeszcze przed zatwierdzeniem refundacji pokazuje, gdzie odsprzedaż przekracza zakupy. Przykład: dystrybutor raportuje, że w lipcu odsprzedał 12 000 sztuk objętych promocją, a w czerwcu i lipcu kupił od Ciebie 9 000. Twój zespół widzi tę różnicę i może ją wyjaśnić z dystrybutorem, bo mógł on mieć towar kupiony jeszcze przed czerwcem. Do tej kontroli potrzebne są sell-in i sell-out dystrybutorów w jednym miejscu. W Trade Data Hub masz jedno i drugie.
| Distributor | Promoted product | Bought from you (sell-in) | Resold (distributor sell-out) | Resold minus bought | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Distributor C | Cone Classic 120 ml | 9,000 | 12,000 | +3,000 | To check |
| Distributor F | Stick Almond 90 ml | 4,200 | 5,000 | +800 | To check |
| Distributor A | Cone Classic 120 ml | 15,500 | 13,900 | −1,600 | OK |
| Distributor B | Tub Vanilla 1L | 6,800 | 6,100 | −700 | OK |
Czwarta kontrola szacuje, jakiej kwoty dystrybutor zażąda, zanim przyśle rozliczenie. Pokazuje też transakcje z nietypowo wysokim rabatem bez przypisanej promocji, na przykład pozycje faktur z ceną promocyjną w tygodniu po zakończeniu promocji. Jeśli ta kwota jest uzasadniona, możesz przygotować wypłatę, zanim rozliczenie od dystrybutora dotrze. Jeśli nie jest, możesz najpierw omówić ją z dystrybutorem.
W naszych wdrożeniach u producentów FMCG odsetek błędnie rozliczonych refundacji promocyjnych spadł z 6,5% do 0,1%, a rabatów aktywowanych błędnie z 1,5% do 0,05%. U Ciebie wyniki będą zależeć od Twoich danych i warunków.
Przed promocją i po niej
Zanim promocja się zacznie, Asseco Platform sprawdza zapasy u dystrybutorów, którzy biorą w niej udział, na podstawie danych o stanach magazynowych z Trade Data Hub, i oznacza tych, którzy mają za mało towaru. Możesz wtedy wysłać dodatkową dostawę albo zmienić zakres promocji. Po zakończeniu promocji w rozliczeniu widać, jakie wolumeny sprzedali dystrybutorzy i jakie refundacje się należą, a Trade Terms & Settlement porównuje należny towar gratisowy z faktycznie wydanym.
Uzgodnij warunki przed sezonem
Warunki i tak będziesz omawiać z dystrybutorami przed pierwszą dostawą sezonu, kiedy obie strony mogą je jeszcze zmienić. Uzgodnij z nimi:
- cele wolumenowe
- próg rabatu z warunków handlowych i to, co dzieje się po jego przekroczeniu
- sposób rozliczania korekt faktur
- przypisanie własnych kodów dystrybutora do Twoich produktów
- produkty objęte promocją
- priorytet między promocjami, które się nakładają
- datę zamknięcia okresu i długość okresu karencji na spóźnione faktury
W refundacjach promocyjnych na koniec sezonu zostaje Ci głównie sprawdzenie ostatniego okresu i zatwierdzenie wypłaty.
Andrzej Masłowski
zastępca dyrektora sprzedaży i wdrożeń
Asseco Business Solutions
Andrzej odpowiada za sprzedaż i wdrożenia Trade Data Hub oraz Trade Terms & Settlement. Zajmuje się tym, żeby dane przysyłane przez dystrybutorów służyły w całym rozliczeniu warunków handlowych, aż po kontrole przed wypłatą refundacji.
Jeśli po sezonie wciąż tygodniami rozliczasz się z dystrybutorami, porozmawiaj z Andrzejem.
Najczęstsze pytania
Na czym polega rozliczenie bonusów i promocji z dystrybutorami?
To wyliczenie bonusów, refundacji promocyjnych i towaru gratisowego, które producent jest winien dystrybutorom zgodnie z uzgodnionymi warunkami handlowymi. Refundacje promocyjne zależą od tego, co dystrybutorzy odsprzedali, więc do wyliczenia potrzebne są dane sell-out dystrybutorów, które pochodzą z ich faktur dla sklepów.
Jak rozliczyć premie i promocje z hurtowniami lodów po sezonie?
Przy refundacjach promocyjnych sprawdzasz ostatni okres rozliczeniowy, czekasz do końca okresu karencji na spóźnione faktury i zatwierdzasz wypłatę. Najlepiej działa to wtedy, gdy refundacje były przeliczane w trakcie sezonu na podstawie danych sell-out dystrybutorów, bo obie strony zaczynają wtedy od tych samych liczb. Premie za osiągnięcie celu wolumenowego, czyli bonusy wolumenowe, rozliczasz po sezonie według podpisanych warunków, na podstawie wyników, które przez cały sezon śledzisz względem celu wolumenowego każdego dystrybutora.
Dlaczego przy rozliczeniu sezonu lodowego z dystrybutorami dochodzi do sporów o liczby?
Cele wolumenowe ustala się na długo przed sezonem, na podstawie prognozy, a sprzedaż zależy od pogody. Część dystrybutorów kończy sezon blisko celu, a wtedy o bonusie decydują drobne różnice w liczeniu. Po sezonie każda strona liczy na podstawie własnych danych. Korekty faktur, kody produktów, ceny z rabatem stałym i spóźnione faktury mogą dać obu stronom różne liczby.
Jak producent może liczyć refundacje promocyjne dla dystrybutorów w trakcie sezonu?
Producent codziennie dostaje dane sell-out dystrybutorów i na bieżąco, jeszcze w trakcie sezonu, przelicza refundacje. W Asseco Platform robi to Trade Terms & Settlement: co noc przelicza refundacje promocyjne na podstawie danych z Trade Data Hub, dla każdej pozycji faktury wybiera najwyższy pasujący rabat, a przy równych rabatach stosuje uzgodnioną kolejność. Przed wypłatą wykonuje cztery kontrole. Przy bonusach wolumenowych w Trade Data Hub są zarówno zakupy dystrybutora, jak i jego odsprzedaż, więc producent może w trakcie sezonu śledzić wynik każdego dystrybutora względem celu wolumenowego i przed końcem sezonu uzgodnić spodziewany bonus. Końcowe rozliczenie refundacji promocyjnych następuje po okresie karencji na spóźnione faktury.
Przygotuj rozliczenie na kolejny sezon
Zacznij od dystrybutorów z największym wolumenem promocyjnym i od danych, które już przysyłają. Trade Data Hub przyjmuje dane w takiej postaci, w jakiej dystrybutorzy przysyłają je dziś, na przykład w plikach Excel i CSV, w raportach PDF, przez EDI albo API.
Trade Data Hub ma podłączonych ponad 1 600 dystrybutorów w 27 krajach. 85 producentów FMCG korzysta z niego, żeby widzieć, co dystrybutorzy sprzedali do ponad 900 000 punktów sprzedaży.
Jeśli rozliczenie z dystrybutorami po sezonie lodowym zajmuje Ci tygodnie, skontaktuj się z moim zespołem przez stronę Trade Terms & Settlement albo stronę Trade Data Hub. Napisz, z iloma dystrybutorami się rozliczasz i jakie dane przysyłają dziś, a razem omówimy jedną promocję z poprzedniego sezonu i pokażemy miejsca, w których Twoje liczby różniły się od liczb dystrybutora.
