Von Papier zu digital am selben Tag: Abrechnung von Zweitplatzierungen
Bei einem FMCG-Süßwarenhersteller war die Abrechnung von Zweitplatzierungen im Handel der letzte Prozess, der noch auf Papier lief — Vereinbarungen wurden bei Besuchen von Hand ausgefüllt, per Post an die Zentrale geschickt, und die Abrechnung dauerte Wochen. Nach der Umstellung auf Sales & Retail Execution (Asseco Platform) verkürzte sich der Abrechnungszyklus von Wochen auf Tage, und jede Abrechnung wurde zu einem geordneten, E-Rechnungs-fähigen Datensatz.
| Branche | FMCG — Süßwaren & Snacks |
|---|---|
| Markt | Mitteleuropa |
| Umfang | ~4.200 Zweitplatzierungs-Abrechnungen pro Jahr (~350/Monat) |
| Display-Typen | Bodendisplays, gekaufte Gondelköpfe, gebrandete Regaldisplays, Kühlvitrinen, POS |
| Vorher | Vollständig papierbasiert — Formulare in der Mappe, Abrechnung außerhalb jedes Systems |
| Asseco-Platform-Lösung | Sales & Retail Execution (Trade-Marketing-Abrechnungsmodul) |
| Kernergebnis | Abrechnungszyklus von Wochen → 2–3 Tage · nahezu keine Fehler · ~4.200 Abrechnungen pro Jahr vollständig digital und E-Rechnungs-fähig |
Papierformulare und Post hielten mit dem Volumen der Abrechnungen nicht Schritt
Der Hersteller zahlt Handelsketten und Geschäften für Zweitplatzierungen am POS — gebrandete Bodendisplays, gekaufte Gondelköpfe, Regaldisplays, Kühlvitrinen, gesonderte Platzierungsflächen. Jede Platzierung erfordert eine formale Vereinbarung, die festlegt: welche Leistung sie umfasst, welche Produktkategorien betroffen sind, für wie lange und zu welchem Preis.
Bis vor Kurzem lief der gesamte Prozess auf Papier. Außendienstmitarbeiter führten gedruckte Formulare mit und füllten die Vereinbarungen bei Besuchen von Hand aus. Die ausgefüllten Dokumente wurden per Post an die Zentrale geschickt. Die Finanzabteilung hatte keinen Echtzeit-Überblick, wie viele Vereinbarungen unterschrieben, offen oder strittig waren. Die Abstimmung verlängerte den Abrechnungszyklus um Wochen.
Und weil nichts strukturiert war, fehlten die Daten, um zu erkennen, welche Display-Typen, Vertriebsformate oder Regionen den besten Ertrag brachten. Die Ausgaben waren real und erheblich — aber unsichtbar.
Das ist kein Nischenproblem — Trade Promotion ist einer der größten und am wenigsten kontrollierten Kostenblöcke im FMCG
Die Abrechnungslücke im Zentrum dieser Geschichte — ein Prozess, zu langsam und zu teuer, um zu skalieren, ohne Daten, aus denen man lernen kann — ist genau der Punkt, an dem diese Verschwendung beginnt.
Fünf Dinge, die sich geändert haben
1. Promotion-Pläne kommen direkt aus dem Trade Marketing. Die vom Trade-Marketing-Team geplanten Platzierungsaktionen werden vor jedem Abrechnungszeitraum automatisch ins System geladen — ohne manuelle Konfiguration und ohne sie im Außendienst Geschäft für Geschäft einzutragen. Der Plan entsteht in der Zentrale und erreicht die Mitarbeiter einsatzbereit.
2. Der Außendienst konzentriert sich auf das Geschäft, nicht auf Papierkram. Besucht ein Mitarbeiter ein Geschäft mit aktiver Zweitplatzierung, öffnet er die Abrechnung auf dem Smartphone — während des Besuchs oder danach. Er bestätigt die Display-Details, legt das Enddatum der Vereinbarung fest, erfasst die Unterschrift auf dem Bildschirm und synchronisiert. Was früher Formulare und Postversand bedeutete, dauert heute wenige Minuten.
3. Die Vereinbarung erreicht den Partner noch am selben Tag. Im Moment der Synchronisierung erzeugt das System automatisch eine vollständige Vereinbarung als PDF und sendet sie per E-Mail an den Mitarbeiter und den Partner. Die Gegenseite hat das unterschriebene Dokument noch am selben Tag — ohne Warten auf die Post, ohne Streit über das Vereinbarte.
4. Die Finanzabteilung erhält saubere Daten, keine Dokumente zur Bearbeitung. Jede unterschriebene Vereinbarung und die zugehörigen Daten fließen direkt in Back-Office- und Finanzsysteme — mit Geschäft, Display-Typ, Region, Kostenstelle, Betrag und Rechnungsnummer. Ohne Scannen, ohne manuelle Eingabe, ohne den Mitarbeitern wegen fehlender Dokumente hinterherzulaufen.
5. Das Trade Marketing sieht endlich, was wo und zu welchem Preis vereinbart wurde. Das Management hat ein einziges, aktuelles Bild aller Platzierungsaktionen — unterschrieben, offen, nach Region, Vertriebsformat, Display-Typ und Mitarbeiter. Die zuvor unsichtbaren Ausgaben werden messbar — und liefern endlich eine Basis für die ROI-Analyse.
Das Abrechnungsdokument: strukturiert, unterschrieben und E-Rechnungs-fähig
Jede Abrechnung erzeugt eine vollständig verbindliche, bilaterale Vereinbarung: mit den vollständigen rechtlichen und kaufmännischen Daten beider Parteien, genau definierter Leistung und Produktkategorien, festgelegter Laufzeit und Nettobetrag sowie im Geschäft erfassten Unterschriften. Sobald die Finanzabteilung die Ausführung bestätigt, erhält die Vereinbarung Rechnungsnummer und -datum — ein vollständiger, prüfbarer Nachweis von der Vereinbarung bis zur Abrechnung.
Entscheidend: Das Dokument besteht aus geordneten Daten, nicht aus einem gescannten Bild. In Deutschland ist derselbe Ablauf bereit für die B2B-E-Rechnungspflicht: von Anfang an digital, mit bereits angehängter Rechnungsnummer und maschinenlesbaren Daten — bereit zur Übergabe ohne erneute Eingabe oder manuelle Konvertierung. Der Papierweg, früher ein Compliance-Risiko, wird standardmäßig zu einem sauberen digitalen Datensatz.
Kein Papier, Dokumente am selben Tag und Ausgaben, die endlich messbar sind
| Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Dokumentformat | Papierformulare, Post | Digitales PDF, Zustellung am selben Tag |
| Abrechnungszyklus | Wochen | 2–3 Tage |
| Bearbeitungsfehler | Manuelle Fehler + Korrekturkosten | Nahezu null |
| Datenverfügbarkeit | Keine (nur Papierarchiv) | Voller Einblick: Display-Typ, Region, Geschäft, Mitarbeiter |
| Verwaltungszeit Außendienst | Erheblich pro Abrechnung | Minuten |
Bei rund 4.200 Abrechnungen pro Jahr bedeutet der Wechsel von manueller Dokumentenbearbeitung (branchenüblich 12–20 USD pro Dokument im CPG-Bereich) zu einem digitalen Ablauf (2–3 USD pro Dokument) 40.000–70.000 USD jährliche Einsparung allein bei den Bearbeitungskosten — noch ohne schnellere Abrechnung, weniger Fehler und zurückgeholte Doppelzahlungen. (Kostenangaben basierend auf der Implementierung und CPG-Branchen-Benchmarks.)
Der eigentliche strategische Gewinn sind die Daten. Wenn jede Abrechnung geordnet und exportierbar ist, kann der Hersteller — zum ersten Mal — den Ertrag je Display-Typ vergleichen, die Umsetzung in den Regionen bewerten und das Trade-Marketing-Budget auf echten Daten statt auf Schätzungen planen.
Die Technologien hinter diesem Fall
Dieser Fall läuft auf Sales & Retail Execution (SRE / Mobile Touch) — der Asseco-Platform-Lösung für den Außendienst. Die Mitarbeiter erledigen jede Abrechnung in der mobilen App während der Besuche, und das System erzeugt und liefert die Vereinbarung automatisch.
Hinzu kommen zwei verbundene Funktionen: Retail Image Recognition kann per Foto bestätigen, dass eine Zweitplatzierung tatsächlich steht, und One View verwandelt die Abrechnungsdaten in Trade-Marketing-Ausgaben-Dashboards und ROI-Analysen nach Display-Typ und Region.
Häufige Fragen
Was ist die Abrechnung von Zweitplatzierungen im Trade Marketing?
Es ist der Prozess der formalen Vereinbarung und Abrechnung von Zweitplatzierungen im Geschäft — Bodendisplays, Gondelköpfe, Regaldisplays — für die ein Hersteller einer Handelskette oder einem Geschäft zahlt. Jede Platzierung erfordert eine unterschriebene Vereinbarung mit Leistung, Laufzeit und Betrag, die anschließend abgestimmt und abgerechnet wird.
Wie senkt die Digitalisierung die Kosten?
Papierformulare und Post durch einen mobilen Ablauf zu ersetzen, senkt die Bearbeitungskosten pro Dokument von rund 12–20 USD auf 2–3 USD, eliminiert manuelle Fehler und verkürzt den Abrechnungszyklus von Wochen auf Tage. Bei Tausenden Abrechnungen pro Jahr erreichen allein die Bearbeitungseinsparungen Zehntausende Dollar.
Muss der Außendienst im Geschäft online sein?
Nein. Der Mitarbeiter kann die Abrechnung während des Besuchs oder danach abschließen und synchronisieren, wann es passt. Die unterschriebene Vereinbarung als PDF wird nach der Synchronisierung automatisch erzeugt und versendet.
Ist das Abrechnungsdokument E-Rechnungs-fähig?
Ja. Das Dokument besteht aus strukturierten Daten mit angehängter Rechnungsnummer und -datum und kann daher nationale E-Rechnungssysteme — einschließlich der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht — ohne manuelle Konvertierung und ohne Papierweg bedienen.
Marcin Grzegorczyk
Director of Market Development & Sales Enablement, Asseco Business Solutions
Ich verantworte Marktentwicklung und Sales Enablement für Asseco Platform — eine europäische Retail-Execution-Plattform für FMCG, die täglich von über 55.000 Außendienstmitarbeitern in 62 Ländern genutzt wird. Meine Arbeit verbindet Markenpositionierung, Kategorie-Narrativ, Lead-Generierung und Feldforschung — wie den Fall, den Sie gerade gelesen haben.
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