Vom Papierformular zur Vereinbarung am selben Tag: Zweitplatzierungen digital abrechnen
Bei einem Süßwarenhersteller war die Abrechnung bezahlter Zweitplatzierungen im Handel der letzte Prozess, der noch auf Papier lief. Die Vereinbarungen wurden beim Besuch im Laden von Hand ausgefüllt, per Post an die Zentrale geschickt und dort Wochen später abgeglichen. Seit der Prozess digital auf Sales & Retail Execution von Asseco Platform läuft, dauert der Abrechnungszyklus Tage statt Wochen. Jede Abrechnung liegt als strukturierter Datensatz vor und ist bereit für die E-Rechnung.
| Branche | FMCG, Süßwaren und Snacks |
|---|---|
| Markt | Mitteleuropa |
| Umfang | Rund 4.200 Abrechnungen von Zweitplatzierungen pro Jahr (rund 350 pro Monat) |
| Platzierungsarten | Bodendisplays, gebuchte Gondelköpfe, Regaleinbauten im Markendesign, Kühlmöbel, POS-Material |
| Vorher | Vollständig auf Papier: Formulare in der Aktentasche, Abrechnung in keinem System abgebildet |
| Lösung von Asseco Platform | Sales & Retail Execution (Modul für die Abrechnung im Trade Marketing) |
| Kernergebnis | Abrechnungszyklus Wochen → 2–3 Tage · Verarbeitungsfehler nahezu null · rund 4.200 Abrechnungen pro Jahr vollständig digital und bereit für die E-Rechnung |
Mit Papierformularen und Briefpost ließ sich die Abrechnung von Zweitplatzierungen nicht skalieren
Der Hersteller bezahlt Händler für Zweitplatzierungen im Laden, etwa für Bodendisplays im Markendesign, gebuchte Gondelköpfe, Regaleinbauten, Kühlmöbel und eigene Aktionsflächen. Für jede Platzierung ist eine formelle Platzierungsvereinbarung nötig. Darin steht, welche Leistung erbracht wird, für welche Warengruppen, wie lange und zu welchem Entgelt.
Bis vor Kurzem lief dieser gesamte Prozess auf Papier. Die Außendienstmitarbeiter hatten ausgedruckte Formulare dabei und füllten die Platzierungsvereinbarungen beim Besuch im Laden von Hand aus. Die ausgefüllten Unterlagen gingen per Post zurück an die Zentrale. Die Finanzabteilung hatte keinen aktuellen Überblick darüber, wie viele Vereinbarungen unterschrieben, offen oder strittig waren. Der Abgleich verlängerte den Abrechnungszyklus um Wochen.
Und weil nichts strukturiert vorlag, gab es auch keine Daten für die Frage, welche Platzierungsarten, Ladenformate oder Regionen den besten Ertrag brachten. Die Ausgaben waren erheblich, ließen sich aber keiner Platzierungsart und keiner Region zuordnen.
Trade Spend gehört zu den größten und am wenigsten kontrollierten Kostenblöcken der FMCG-Branche
Ein Teil dieses Geldes versickert beim Abgleich der Vereinbarungen, und genau dort setzt dieser Fall an. Beim Hersteller war der Prozess zu langsam und zu teuer, um mit dem Volumen mitzuwachsen, und er lieferte keine strukturierten Daten, aus denen sich etwas lernen ließ.
Fünf Schritte, die heute anders laufen
1. Die Aktionspläne werden automatisch aus dem Trade Marketing übernommen. Die Platzierungsaktionen, die das Trade Marketing plant, gehen vor jeder Abrechnungsperiode direkt in die Plattform. Niemand muss sie von Hand anlegen oder im Außendienst Laden für Laden eingeben. Der Plan entsteht in der Zentrale, und der Außendienst findet ihn einsatzbereit in der App.
2. Der Außendienst hat den Kopf frei für den Laden. Besucht ein Außendienstmitarbeiter einen Laden mit einer laufenden Zweitplatzierung, öffnet er die Abrechnung auf seinem Smartphone, während des Besuchs oder danach. Er bestätigt die Angaben zur Platzierung, legt das Enddatum der Vereinbarung fest, lässt den Händler auf dem Bildschirm unterschreiben und synchronisiert. Wofür früher Formulare und Briefpost nötig waren, das erledigt er heute in wenigen Minuten.
3. Der Händler hat die Vereinbarung noch am selben Tag. Sobald der Außendienstmitarbeiter synchronisiert, entsteht automatisch eine vollständige Platzierungsvereinbarung als PDF im Markendesign und geht per E-Mail an ihn und an den Händler. Der Händler hat das unterschriebene Dokument noch vor Feierabend im Postfach. Auf die Post wartet keiner mehr, und was vereinbart wurde, steht schriftlich fest.
4. Die Finanzabteilung bekommt saubere Daten statt Papier zum Abarbeiten. Jede unterschriebene Vereinbarung geht mit allen zugehörigen Daten direkt in die Back-Office- und Finanzsysteme: Laden, Platzierungsart, Region, Kostenstelle, Entgelt und Rechnungsbezug. Scannen, Abtippen und Nachfragen beim Außendienst nach fehlenden Unterlagen entfallen.
5. Das Trade Marketing sieht, was wo zu welchen Kosten vereinbart wurde. In einer Übersicht in Echtzeit stehen alle Platzierungsaktionen, unterschriebene wie offene, aufgeschlüsselt nach Region, Ladenformat, Platzierungsart und Außendienstmitarbeiter. Die Ausgaben für Zweitplatzierungen werden damit messbar, und es liegen die Daten vor, auf denen eine ROI-Analyse aufbauen kann.
Das Abrechnungsdokument: strukturiert, unterschrieben und bereit für die E-Rechnung
Jede Abrechnung erzeugt eine rechtsverbindliche Platzierungsvereinbarung zwischen Hersteller und Händler. Beide sind mit ihren vollständigen rechtlichen und kaufmännischen Angaben genannt. Leistung und Warengruppen sind genau beschrieben, Laufzeit und Nettoentgelt festgelegt, unterschrieben wird im Laden. Sobald die Finanzabteilung bestätigt, dass die Platzierung umgesetzt wurde, erhält die Vereinbarung Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. So entsteht ein lückenloser, prüfbarer Nachweis von der Vereinbarung bis zur Abrechnung.
Entscheidend ist, dass das Dokument aus strukturierten Daten besteht und kein eingescanntes Bild ist. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt in immer mehr europäischen Ländern. Abrechnungsdokumente, die von Anfang an digital entstehen und den Rechnungsbezug schon enthalten, lassen sich als maschinenlesbare Daten ohne erneutes Abtippen oder manuelle Umwandlung in die E-Rechnungsverfahren der einzelnen Länder übernehmen. In Polen entstehen so Dokumente, die an das dort verpflichtende nationale E-Rechnungssystem KSeF übergeben werden können. In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung folgt ab 2027 schrittweise. Belege auf Papier waren ein Compliance-Risiko. Ein digital entstandenes Dokument ist von Anfang an ein sauberer Nachweis.
Papierlos, Dokumente am selben Tag und Ausgaben, die sich messen lassen
| Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Dokumentformat | Papierformulare, Briefpost | PDF, Zustellung am selben Tag |
| Abrechnungszyklus | Wochen | 2–3 Tage |
| Verarbeitungsfehler | Fehler bei manueller Bearbeitung, dazu Korrekturkosten | Nahezu null |
| Verfügbarkeit der Daten | Keine (nur Papierarchiv) | Auswertbar nach Platzierungsart, Region, Laden und Außendienstmitarbeiter |
| Verwaltungsaufwand im Außendienst | Hoch, bei jeder Abrechnung | Wenige Minuten pro Abrechnung |
Bei rund 4.200 Abrechnungen pro Jahr spart der Wechsel von manueller Belegbearbeitung (branchenüblich 12 bis 20 USD pro Dokument) zu einem digitalen Ablauf (2 bis 3 USD pro Dokument) allein bei den Bearbeitungskosten rund 40.000 bis 70.000 USD im Jahr. Die schnellere Abrechnung, weniger Fehler und zurückgeforderte Doppelzahlungen sind dabei noch nicht eingerechnet. (Kostenangaben auf Basis von Daten aus der Implementierung und von Branchen-Benchmarks aus dem Konsumgütersektor.)
Den größten Nutzen bringen die Daten selbst. Da jede Abrechnung jetzt strukturiert und exportierbar vorliegt, kann der Hersteller zum ersten Mal den ROI der Platzierungsarten gegenüberstellen, die Regionen in der Umsetzung miteinander vergleichen und Trade-Marketing-Budgets nach den tatsächlichen Zahlen planen statt nach Schätzungen.
Die Lösungen in diesem Projekt
Grundlage dieses Projekts ist Sales & Retail Execution (SRE / Mobile Touch), die Lösung von Asseco Platform für den Außendienst. Die Außendienstmitarbeiter schließen jede Abrechnung während oder nach dem Besuch mit der mobilen App ab, und die Plattform erstellt und versendet die Platzierungsvereinbarung automatisch.
Zwei weitere Bausteine können den Ablauf ergänzen. Retail Image Recognition prüft anhand eines Fotos, ob eine Platzierung tatsächlich im Laden steht. OneView stellt die Abrechnungsdaten in Dashboards dar, mit Trade-Marketing-Ausgaben und ROI nach Platzierungsart und Region.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet die Abrechnung von Zweitplatzierungen im Trade Marketing?
Gemeint ist der Prozess, bei dem bezahlte Zweitplatzierungen im Laden, etwa Bodendisplays, Gondelköpfe oder Regaleinbauten, formell vereinbart und verbucht werden. Ein Hersteller bezahlt einen Händler dafür, dass dieser sie aufstellt. Für jede Platzierung ist eine unterschriebene Vereinbarung mit Leistung, Laufzeit und Entgelt nötig, die anschließend abgeglichen und abgerechnet wird.
Wie senkt die digitale Abrechnung von Zweitplatzierungen die Kosten?
Ein mobiler Ablauf ersetzt Papierformulare und Briefpost. Das senkt die Bearbeitungskosten pro Dokument von rund 12 bis 20 USD auf 2 bis 3 USD, drückt manuelle Fehler auf nahezu null und verkürzt den Abrechnungszyklus von Wochen auf Tage. Bei mehreren Tausend Abrechnungen im Jahr erreichen allein die Einsparungen bei der Bearbeitung mehrere Zehntausend USD.
Muss der Außendienstmitarbeiter im Laden online sein?
Nein. Die Abrechnung lässt sich auch ohne Netzverbindung abschließen, während des Besuchs oder danach. Synchronisiert wird später, wann es dem Außendienstmitarbeiter passt. Das unterschriebene PDF der Vereinbarung wird nach der Synchronisierung automatisch erstellt und zugestellt.
Ist das Abrechnungsdokument bereit für die E-Rechnung?
Ja. Das Dokument besteht aus strukturierten Daten mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Es lässt sich daher ohne manuelle Umwandlung und ohne Papierbelege in die E-Rechnungsverfahren der einzelnen Länder übernehmen, etwa in das in Polen verpflichtende System KSeF.
Marcin Grzegorczyk
Director of Market Development & Sales Enablement, Asseco Business Solutions
Ich verantworte Marktentwicklung und Sales Enablement für Asseco Platform, eine europäische Plattform für Retail Execution in der FMCG-Branche. Die Plattform zählt über 125.000 Nutzer in 74 Ländern. Zu meiner Arbeit gehören Markenpositionierung, die Kommunikation der Kategorie, Leadgenerierung und Recherchen vor Ort, wie sie dieser Case Study zugrunde liegen.
Wie sähe die digitale Abrechnung Ihrer Zweitplatzierungen aus?
Demo vereinbaren →Auf Wunsch des Kunden, eines in Mitteleuropa tätigen Süßwarenherstellers, erscheint diese Case Study ohne Namensnennung. Die operativen Daten wurden intern geprüft. Die Kosten- und Leistungsangaben werden durch Branchen-Benchmarks aus dem Konsumgütersektor gestützt.