Od papieru do dokumentu tego samego dnia: cyfrowe rozliczanie ekspozycji
U producenta słodyczy z branży FMCG rozliczanie ekspozycji w sklepach było ostatnim procesem na papierze — porozumienia wypełniane ręcznie podczas wizyt, wysyłane pocztą do centrali, a rozliczenie zajmowało tygodnie. Po przeniesieniu tego procesu do Sales & Retail Execution (Asseco Platform) cykl rozliczeniowy skrócił się z tygodni do dni, a każde rozliczenie stało się uporządkowanym, gotowym do KSeF zestawem danych.
| Branża | FMCG — słodycze i przekąski |
|---|---|
| Rynek | Europa Środkowa |
| Skala | ~4 200 rozliczeń ekspozycji rocznie (~350/miesiąc) |
| Rodzaje ekspozycji | Standy podłogowe, wykupione końcówki regałów, markowe meble ekspozycyjne, lodówki, POS |
| Wcześniej | W pełni papierowo — formularze w teczce, rozliczenie poza systemem |
| Rozwiązanie Asseco Platform | Sales & Retail Execution (moduł rozliczania trade marketing) |
| Kluczowy efekt | Cykl rozliczeniowy z tygodni → 2–3 dni · niemal zero błędów · ~4 200 rozliczeń rocznie w pełni cyfrowo i gotowych do KSeF |
Papierowe formularze i poczta nie nadążały za skalą rozliczeń ekspozycji
Producent płaci sieciom i sklepom za ekspozycje promocyjne w punkcie sprzedaży — markowe standy podłogowe, wykupione końcówki regałów, ekspozytory, lodówki, wydzielone strefy ekspozycji. Każde takie miejsce wymaga formalnego porozumienia, które określa: jaką usługę obejmuje, jakich kategorii produktów dotyczy, na jak długo i za jaką opłatę.
Do niedawna cały ten proces działał na papierze. Przedstawiciele handlowi wozili wydrukowane formularze i wypełniali porozumienia ręcznie podczas wizyt w sklepach. Wypełnione dokumenty wysyłano pocztą do centrali. Dział finansów nie miał bieżącego wglądu w to, ile porozumień jest podpisanych, oczekujących czy spornych. Samo uzgadnianie wydłużało rozliczenie o tygodnie.
A że nic nie było uporządkowane, brakowało danych, by sprawdzić, które typy ekspozycji, formaty sklepów czy regiony przynoszą najlepszy zwrot. Wydatek był realny i znaczący — ale niewidoczny.
To nie jest niszowy problem — trade promotion to jeden z największych i najsłabiej kontrolowanych kosztów FMCG
Opisywana tu luka w rozliczeniach — proces zbyt wolny i zbyt drogi, by działał na dużą skalę, bez danych, na których można się uczyć — to właśnie miejsce, w którym zaczyna się to marnotrawstwo.
Pięć rzeczy, które się zmieniły
1. Plany promocyjne trafiają wprost z trade marketingu. Akcje ekspozycyjne zaplanowane przez zespół trade marketingu są automatycznie wczytywane do systemu przed każdym okresem rozliczeniowym — bez ręcznej konfiguracji i bez wpisywania ich sklep po sklepie w terenie. Plan powstaje w centrali i dociera do przedstawicieli gotowy do realizacji.
2. Przedstawiciel skupia się na sklepie, nie na papierach. Gdy PH odwiedza sklep z aktywną ekspozycją, otwiera rozliczenie w telefonie — w trakcie wizyty lub po niej. Potwierdza szczegóły ekspozycji, ustawia datę zakończenia porozumienia, zbiera podpis na ekranie i synchronizuje. To, co kiedyś oznaczało wożenie formularzy i wysyłkę pocztą, zajmuje dziś kilka minut.
3. Porozumienie dociera do kontrahenta tego samego dnia. W chwili synchronizacji system automatycznie generuje kompletne porozumienie w PDF i wysyła je mailem do przedstawiciela i do kontrahenta. Druga strona ma podpisany dokument jeszcze tego samego dnia — bez czekania na pocztę, bez sporów o ustalenia.
4. Finanse dostają czyste dane, nie papiery do przetworzenia. Każde podpisane porozumienie i powiązane dane trafiają wprost do systemów back-office i finansowych — ze sklepem, typem ekspozycji, regionem, miejscem powstawania kosztów, opłatą i numerem faktury. Bez skanowania, bez ręcznego wprowadzania, bez ścigania przedstawicieli o brakujące dokumenty.
5. Trade marketing wreszcie widzi, co uzgodniono, gdzie i za ile. Zarządzający mają jeden, bieżący obraz wszystkich akcji ekspozycyjnych — podpisanych, oczekujących, w podziale na region, format sklepu, typ ekspozycji i przedstawiciela. Wydatek, który był niewidoczny, staje się mierzalny — i daje wreszcie podstawę do analizy ROI.
Dokument rozliczeniowy: ustrukturyzowany, podpisany i gotowy do KSeF
Każde rozliczenie tworzy w pełni wiążące, dwustronne porozumienie: z pełnymi danymi prawnymi i handlowymi obu stron, dokładnie określoną usługą i kategoriami produktów, ustalonym czasem trwania i opłatą netto oraz podpisami złożonymi w sklepie. Gdy finanse potwierdzą realizację, porozumienie otrzymuje numer i datę faktury — pełny, gotowy do audytu zapis od porozumienia po rozliczenie.
Co najważniejsze, dokument to uporządkowane dane, a nie zeskanowany obraz. Od 2026 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) staje się w Polsce obowiązkowy — a dokumenty rozliczeniowe, które od początku powstają cyfrowo, z dołączonym numerem faktury i danymi w formie maszynowo czytelnej, są gotowe do wysłania do KSeF bez ponownego wprowadzania czy ręcznej konwersji. Papierowy obieg, który dotąd był kłopotem przy zgodności z przepisami, domyślnie staje się czystym zapisem cyfrowym.
Bez papieru, dokumenty tego samego dnia i wydatek, który da się zmierzyć
| Obszar | Wcześniej | Teraz |
|---|---|---|
| Format dokumentu | Papierowe formularze, poczta | Cyfrowy PDF, dostawa tego samego dnia |
| Cykl rozliczeniowy | Tygodnie | 2–3 dni |
| Błędy w przetwarzaniu | Ręczne błędy + koszty korekt | Niemal zero |
| Dostępność danych | Brak (tylko archiwum papierowe) | Pełny wgląd: typ ekspozycji, region, sklep, PH |
| Czas PH na formalności | Znaczący na rozliczenie | Minuty |
Przy ok. 4 200 rozliczeniach rocznie przejście z ręcznej obsługi dokumentów (typowo dla branży CPG 12–20 USD za dokument) na obieg cyfrowy (2–3 USD za dokument) oznacza 40 000–70 000 USD rocznie oszczędności w samych kosztach przetwarzania — zanim policzymy szybsze rozliczenia, mniej błędów i odzyskane podwójne płatności. (Dane kosztowe na podstawie wdrożenia i benchmarków branży CPG.)
Strategiczny zysk to same dane. Gdy każde rozliczenie jest uporządkowane i gotowe do eksportu, producent może — po raz pierwszy — porównywać zwrot dla poszczególnych typów ekspozycji, oceniać realizację w regionach i planować budżet trade marketingu na realnych danych, a nie na szacunkach.
Możliwości stojące za tym wdrożeniem
To wdrożenie działa na Sales & Retail Execution (SRE / Mobile Touch) — rozwiązaniu Asseco Platform dla sił sprzedaży w terenie. Przedstawiciele wykonują każde rozliczenie w aplikacji mobilnej podczas wizyt w sklepie, a system automatycznie generuje i dostarcza porozumienie.
Do tego dochodzą dwie powiązane funkcje: Retail Image Recognition potrafi potwierdzić na zdjęciu, że ekspozycja faktycznie stoi, a One View zamienia dane z rozliczeń w pulpity wydatków trade marketingu i analizę zwrotu w podziale na typ ekspozycji i region.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest rozliczanie ekspozycji w trade marketingu?
To proces formalnego uzgadniania i rozliczania ekspozycji promocyjnych w sklepie — standów, końcówek regałów, ekspozytorów — za które producent płaci sieci lub sklepowi. Każda ekspozycja wymaga podpisanego porozumienia określającego usługę, czas trwania i opłatę, które następnie jest uzgadniane i rozliczane.
Jak cyfryzacja rozliczania ekspozycji obniża koszty?
Zastąpienie papierowych formularzy i poczty obiegiem mobilnym obniża koszt obsługi jednego dokumentu z ok. 12–20 USD do 2–3 USD, eliminuje ręczne błędy i skraca cykl rozliczeniowy z tygodni do dni. Przy tysiącach rozliczeń rocznie same oszczędności na przetwarzaniu sięgają dziesiątek tysięcy dolarów.
Czy przedstawiciel musi mieć połączenie z internetem w sklepie?
Nie. PH może wykonać rozliczenie w trakcie wizyty lub po niej i zsynchronizować, gdy będzie to wygodne. Podpisane porozumienie w PDF jest generowane i wysyłane automatycznie po synchronizacji.
Czy dokument rozliczeniowy jest gotowy do e-fakturowania?
Tak. Dokument to dane strukturalne z dołączonym numerem i datą faktury, więc może zasilić krajowe systemy e-fakturowania — w tym obowiązkowy w Polsce KSeF — bez ręcznej konwersji i bez papierowego obiegu.
Marcin Grzegorczyk
Dyrektor ds. Rozwoju Rynku i Wsparcia Sprzedaży, Asseco Business Solutions
Odpowiadam za rozwój rynku i wsparcie sprzedaży dla Asseco Platform — europejskiej platformy retail execution dla FMCG, z której codziennie korzysta ponad 55 000 przedstawicieli handlowych w 62 krajach. Moja praca łączy pozycjonowanie marki, narrację kategorii, generowanie leadów i badania terenowe — takie jak to, co właśnie przeczytałeś.
Zobacz, jak cyfryzacja rozliczania ekspozycji może wyglądać u Ciebie
Umów demo →Studium przypadku publikujemy bez nazwy klienta na jego prośbę. Dane operacyjne zweryfikowano wewnętrznie; dane kosztowe i wskaźniki oparte są na benchmarkach branży CPG. Klient to wiodący producent słodyczy FMCG działający w Europie Środkowej.